Assistant(e) planning H/F

Sciences Po; Paris; On-site; EUR 28,000 - 40,000; Full time

Job summary

Sciences Po, université de recherche internationale, recherche un(e) agent(e) administratif(ve) pour le pôle Planning au campus de Paris. Vous assurerez la planification des enseignements, la pré-réservation et la réservation des espaces, et le suivi des prestations liées aux salles et aux événements.

Vous travaillerez sous la responsabilité de la responsable du service Asset et Space management au sein de la Direction de l’Immobilier.

Qualifications

• Baccalauréat ou diplôme équivalent avec deux années d’expérience administrative appréciés.
• Expérience en secrétariat universitaire ou administration pédagogique souhaitée.
• Langue anglaise appréciée pour les échanges internationaux.

Responsibilities

• Planification semestrielle et gestion des emplois du temps.
• Réservations d’espaces pour réunions et événements.
• Gestion des dossiers paie des surveillants et convocations.
• Vérification et suivi des réservations des espaces et usages.
• Utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, Access) et apprentissage de Banner.

Skills

Relations interpersonnelles

Rédactionnel

Diplomatie

Esprit d'équipe

Organisation

Rigueur

Réactivité

Education

Bac+2 ou équivalent

Expérience secrétariat universitaire

Tools

Word

Excel

Access

Job description

Sous la responsabilité de la responsable du pôle Planning, vous devrez, notamment, effectuer les tâches suivantes :

Pour les enseignements

• Planification semestrielle des enseignements (grilles horaires des enseignants)
• Traitement des demandes d’annulation de séances, et de rattrapages (reprogrammation) de cours
• Suivi des absences des enseignants, en collaboration avec les secteurs pédagogiques

Pour les événements

• Réservations d’espaces pour les réunions, événements estudiantins, événements de prestiges (venue de personnalités), colloque, séminaire, etc.
• Réservations d’espaces pour les événements récurrents: séminaires des centres de recherche, formations de l’EXED (formation continue), etc.
• Réservations spécifiques: fermetures, travaux, remise en place des espaces, etc.

Pour les examens et examens blancs (galops)

• Pré-réservation des espaces et réservation définitive après élaboration du calendrier
• Gestion et suivi des dossiers surveillants, saisie des éléments de paie
• Élaboration des plannings de surveillance et convocations

Connaissance de l’occupation des espaces

• Vérification hebdomadaire des réservations de la semaine suivante
• Saisie des pointages et des comptages réalisés par les équipes logistiques pour les salles de cours, les salles de séminaires, les salles projets, les salles ouvertes aux étudiants.

Sciences Po est une université de recherche internationale, parmi les plus renommées en sciences humaines.

Sciences Po compte aujourd'hui plus de 1 100 salariés et 12 500 étudiants, dont la moitié d'étudiants internationaux, répartis sur 7 campus (Paris, Le Havre, Poitiers, Menton, Reims, Dijon, Nancy).

Au sein de la Direction de l'Immobilier, et sous la responsabilité de la responsable du service Asset et Space management, le pôle Planning est en charge de la réservation des espaces mutualisés du campus de Paris (environ une centaine), pour le compte de l'ensemble des utilisateurs (écoles, centres de recherche, directions administratives…)

Formation et parcours : Une formation niveau Bac+2 sera appréciée et/ou ainsi qu'une expérience dans le secrétariat, idéalement universitaire. Savoir-être : Excellentes qualités relationnelles, rédactionnelles, et sens de la diplomatie (contacts quotidiens avec les enseignants et tous les services de Sciences Po) Sens développé du service Esprit d’équipe (horaires décalés en période d’examens ou en période d'accroissement d'activité) Organisation, rigueur, rationalité et fiabilité Réactivité et capacité à imaginer des solutions alternatives Savoir-faire : Utilisation des outils bureautiques : Word, Excel, Access et des techniques d’information (intranet/internet, messageries) - apprentissage obligatoire de l’outil de gestion de la scolarité (BANNER) Connaissance de l’anglais serait un plus