Coordinateur de Formation H/F

Sciences Po; Paris; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail 1–2 jours/sem

Mutuelle et prévoyance

Tickets Restaurant

Forfait mobilité durable 475 €/an

Rémunération fixe sur 12 mois

40 jours ouvrés de congés payés

Protection sociale du Centre Lece

Bibliothèque universitaire

Offre sociale et culturelle du CSE

Job summary

Sciences Po Executive Education recherche un(e) chargé(e) de pilotage administratif d'un portefeuille de programmes (Executive master, certificats, formations courtes). Vous assurez le suivi administratif et le bon déroulement des actions de formation, en lien avec les intervenants et les participants.

Vous gérerez les plannings, les conventions, les inscriptions via la plateforme et le reporting, tout en participant à la vie du Pôle Programmes internationaux.

Qualifications

• BAC +2 avec expérience dans le secteur de la formation continue.
• Adaptabilité et sens du service client.
• Capacité à organiser et communiquer efficacement.

Responsibilities

• Piloter administrativement un portefeuille de programmes Executive Education.
• Gérer plannings d’enseignement et documentation pédagogique.
• Gérer les candidatures et les dossiers des participants.
• Établir conventions, devis et convocations.
• Organiser la logistique (prestataires, billets, hôtel).
• Réaliser le reporting et le suivi administratif avec le pôle comptabilité.
• Participer à la vie de l’équipe Pôle Programmes internationaux.

Skills

Adaptabilité

Autonomie

Polyvalence

Méthodique

Organisé

Communication

Esprit d'équipe

Outils bureautiques

Rédaction

Sens du service

Education

BAC +2 avec expérience dans le secteur de la formation continue

Tools

Outils bureautiques

Outils métier

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Sciences Po Executive Education assure la mission de formation continue de l'IEP de Paris, en animant toutes les entités de Sciences Po autour de cette activité (Ecoles, Centres de recherche,
Départements). Les actions de formation mises en œuvre s'adressent à des publics de cadres, cadres supérieurs et dirigeants issus des secteurs privé et publié, en France et à l'international.

Visant l'actualisation des connaissances et le perfectionnement des compétences, ces actions sont proposées selon des formats variés : séminaires intensifs de courte durée, executive masters, certificats, formations sur mesure et cycles de conférences d'actualité.

L'offre de programmes de Sciences Po Executive Education repose sur les cinq thématiques suivantes portées à la fois par le Pôle programmes France et le Pôle Programmes international :
- Management et stratégie
- Gouvernance
- Leadership et soft skills
- Politiques et affaires publiques
- Transformations et enjeux de société.

Sciences Po Executive Education est organisée autour de 6 pôles :
- Un pôle programmes France
- un pôle programmes International
- Un pôle marketing
- Un pôle commercial
- Un pôle administratif et financier
- Un pôle d'expertises (innovation, référencement et financement, accueil clients et événementiel).

Description de la mission

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Pôle Programmes Internationaux, vous assurerez le pilotage administratif d’un portefeuille de programmes d’Executive Education (Executive master, certificats, formations courtes, formations sur mesure).

Pour cela, vous aurez la responsabilité de :

Contribuer à la mise en œuvre et à la gestion des programmes de formation :

• Gérer la relation avec les intervenants en appui du responsable de programmes :
  • établir des plannings d’enseignement
  • recueillir les programmes et la documentation pédagogique
  • gérer les confirmations, convocations et dossiers administratifs
  • préparer la documentation et réserver le matériel nécessaire à chaque opération
  • administrer les évaluations des actions de formation
• Gérer la relation avec les participants :
  • réceptionner et suivre les candidatures, assistance au montage des dossiers des participants aux formations diplômantes, certifiantes avec les organismes de cofinancement le cas échéant
  • établir des conventions de formation, confirmations, convocations et devis
  • accueillir les participants et assurer le suivi de leur scolarité
  • organiser des entretiens de sélection et des jurys
• Gérer l’organisation logistique :
  • en externe : prestataires (demande devis, suivi et archivage contrats, suivi prestation et facturation, réservation de billets d'avion, de train, prestations logistiques et hôtelières)
  • en interne : liens avec le planning, DSI et DASGI, reprographie

Assurer le suivi administratif des formations :

• Saisir, dans l’outil de gestion des formations, l’ensemble des informations relatives au bon déroulement de la formation : dossiers intervenants et rémunération associée, édition des conventions de formation, réalisation des sessions de formation, édition des attestations de présence, etc)
• Gérer les inscriptions, via la plateforme EDOF, des participants désireux de mobiliser leur CPF
• S’assurer du bon déroulement du processus de facturation, en coordination avec le pôle comptabilité
• Assurer un reporting sur son activité auprès de la directrice du Pôle Programmes internationaux

Participer à la vie de l’équipe « Pôle Programmes internationaux»et, plus largement, de l’ensemble du service, en contribuant à un ou plusieurs chantiers transverses et pour favoriser un travail collaboratif efficace

N.B: les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées/ enrichies en fonction de l’évolution du service et des problématiques qui lui sont rattachées.

Connaissance des dispositifs de formation professionnelle

Anglais souhaité : niveau B1 minimum

• Adaptabilité, autonomie et polyvalence
• Méthodique, organisé et rigoureux
• Aptitude à anticiper, gérer, organiser et transmettre des informations /projets
• Capacité à communiquer, aisance relationnelle
• Capacité à donner du sens à son travail
• Reporting, capacité à faire remonter l’information sur son activité
• Travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services
• Aisance avec les outils bureautiques, web et logiciels métier
• Capacités rédactionnelles
• Sens du service commercial et de l'accueil
• BAC +2 avec une expérience dans le secteur de la formation continue
• Télétravail (1 à 2 jours/semaine)
• Rémunération fixe sur 12 mois
• 40 jours ouvrés de congés payés par an
• Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
• Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
• Titres Restaurant
• Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
• Offre sociale et culturelle du CSE

Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Entretiens prévus avec

La Direction des ressources humaines

L'Executive education de Sciences Po

Entité de rattachement

Fondée en 1872, Sciences Po est une université internationale de référence en sciences humaines et sociales. Avec 7 campus, 8 écoles et 11 centres de recherche, elle forme les générations futures grâce à un enseignement pluridisciplinaire alliant savoirs fondamentaux et expertise professionnelle. Sa communauté rassemble 13 500 étudiants, 1 000 salariés de droits privés, 300 membres de la faculté permanente et 4 300 chargés d'enseignement, dont la diversité constitue une richesse unique. Sciences Po est la première université française à avoir obtenu le label «Égalité professionnelle» (AFNOR, 2019 et 2023) et la certification Top Employer (2025 et 2026).