Assistant(e) Planification et Administration (F/H)

COORDEF Ingénierie; Serris; Sur place; EUR 29 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Mutuelle d'entreprise

Matériel professionnel fourni

Résumé du poste

COORDEF Ingénierie recherche un(e) Assistant(e) Planification et Administration pour assurer le traitement des demandes clients, planifier les interventions et gérer le secrétariat quotidien. Vous coordonnerez les tournées, gèrerez les devis et suivrez les commandes avec rigueur et esprit d’équipe.

Le poste est basé à Chessy (77) en Île-de-France, avec une rémunération attractive et un matériel professionnel fourni.

Qualifications

• Formation Bac à Bac +2 en assistanat administratif, gestion PME-PMI, secrétariat ou équivalent.
• Expérience souhaitée en planification, assistanat administratif ou gestion commerciale.
• Maîtrise des outils informatiques et du Pack Office 365.
• Sens du service client et aisance relationnelle.

Responsabilités

• Réceptionner les demandes clients par téléphone, e-mail ou autres canaux.
• Planifier et prendre les rendez-vous pour les interventions.
• Confirmer les rendez-vous auprès des clients.
• Gérer les reports, annulations et urgences.
• Assurer le suivi quotidien du planning des interventions.
• Organiser les tournées des techniciens ou commerciaux et optimiser les déplacements.
• Répartir les interventions selon disponibilités et compétences.
• Élaborer et envoyer les devis et suivre les commandes et prestations.
• Mettre à jour les tableaux de suivi d’activité et les dossiers administratifs.

Connaissances

Polyvalence

Autonomie

Fiabilité

Organisation

Rigueur

Service client

Aisance rédactionnelle

Travail en équipe

Formation

Bac à Bac +2 en assistanat administratif, gestion PME-PMI, secrétariat ou équivalent

Outils

Pack Office 365

Description du poste

Vous êtes à la recherche d’un emploi ? Vous souhaitez donner un nouvel élan à votre carrière ou intégrer une nouvelle entreprise ?

En tant qu’Assistant(e) Planification et Administration, vos principales missions seront les suivantes :

• Réceptionner les demandes clients par téléphone, e-mail ou autres canaux.
• Planifier et prendre les rendez-vous pour les interventions.
• Confirmer les rendez-vous auprès des clients.
• Gérer les reports, annulations et urgences.
• Assurer le suivi quotidien du planning des interventions.

2. Planification et organisation des tournées

• Organiser les tournées des techniciens ou commerciaux.
• Optimiser les déplacements en tenant compte des points GPS et des secteurs géographiques.
• Répartir les interventions selon les disponibilités et compétences des collaborateurs.
• Ajuster les tournées en cas d’imprévus.
• Suivre les retours terrain et mettre à jour les plannings.
• Retranscrire et actualiser les rendez-vous dans les agendas des collaborateurs.
• Coordonner les actions entre les différents intervenants.
• Vérifier la cohérence des plannings et des temps de déplacement.
• Communiquer les modifications de planning aux équipes concernées.

4. Travaux de secrétariat

• Assurer l’accueil téléphonique et traiter les demandes clients.
• Mettre à jour les bases de données clients et les dossiers administratifs.
• Gérer les e-mails et suivre les demandes administratives.
• Élaborer et envoyer les devis selon les directives du responsable de pôle.
• Relancer les devis en attente de validation.
• Suivre administrativement les commandes et prestations.
• Mettre à jour les tableaux de suivi d’activité.
• Établir et envoyer les factures.
• Vérifier la conformité des prestations à facturer.
• Participer aux missions administratives du pôle selon les besoins de l’activité.
• Assister les responsables dans le suivi des dossiers.
• Contribuer à l’amélioration des procédures internes et de l’organisation.

Profil recherché

Vous vous reconnaissez dans ces missions ? Voici le profil que nous valorisons :

• Formation Bac à Bac +2 en assistanat administratif, gestion PME-PMI, secrétariat ou équivalent.
• Une expérience souhaitée en planification, assistanat administratif ou gestion commerciale.
• Vous êtes polyvalent(e), autonome, fiable, organisé(e) et rigoureux(se), notamment pour la gestion de tâches parfois confidentielles.
• Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et de gestion administrative (agendas partagés, outils de planification, établissement de devis et factures…).
• Vous avez le sens des priorités et un excellent sens du service client.
• Vous disposez d’une grande aisance rédactionnelle et relationnelle, à l’écrit, à l’oral et par téléphone.
• Vous avez la capacité de travailler en équipe et de collaborer avec plusieurs intervenants et services.
• Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment le Pack Office 365 (Word, Excel, Outlook, etc.).

Les avantages de ce poste

• Rémunération : 32K€ brut annuel sur 12 mois.
• Matériel professionnel mis à disposition : téléphone portable et ordinateur portable.
• Mutuelle d'entreprise avantageuse.
• Démarrage : dès que possible.
• Lieu du poste : Rue de la Galmy à Chessy (77) - à 2 minutes de la gare Val d’Europe.

Rejoignez-nous et donnez un nouvel élan à votre carrière !