Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général

Direction générale des étrangers en France (DGEF); Provence-Alpes-Côte d'Azur; Hybride; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction générale des étrangers en France (DGEF) recrute un Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général. Le poste est au sein de la Préfecture du Var, Toulon, et exige polyvalence, autonomie et discrétion pour soutenir le secrétaire général et le cabinet.

Les missions couvrent la gestion d'agenda, l'accueil, l'organisation des déplacements et la préparation des dossiers en collaboration avec les services de la préfecture, tout en assurant la circulation des informations internes et

Qualifications

• Connaissances informatiques et bureautiques requises, maîtrise des outils courants.
• Env. professionnel maîtrisé et autonomie attendue.
• Savoir-faire en rédaction et organisation des dossiers.

Responsabilités

• Gérer l'agenda du secrétaire général.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et filtrer les interlocuteurs.
• Organiser les déplacements du secrétaire général.
• Planifier et constituer les dossiers en lien avec les services.
• Organiser les réunions et convocations logistiques.
• Traiter des dossiers et suivre les affaires réservées.
• Rédiger des notes et des courriers.
• Assister le secrétaire général dans ses missions et la gestion d'urgences.

Connaissances

Informatique bureautique

Organisation

Rédaction

Analyse

Communication

Accueil

Relations humaines

Adaptabilité

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général

Description du poste

Fonction publique d’Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Description du poste

Vos activités principales :

- Gérer l'agenda du secrétaire général ;

- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ;

- Organiser les déplacements du secrétaire général (fonction ASSIST du secrétaire général)

- Planifier et constituer les dossiers en lien avec les autres services de la préfecture ;

- Organiser toutes les réunions présidées par le secrétaire général (réservation de salle, convocations logistiques) ;

- Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ;

- Rédiger des notes et des courriers ;

- Assister le secrétaire général dans certaines de ses missions, par la gestion des urgences et la prise en compte des dossiers sensibles ;

- Assurer la circulation de l’information transversale auprès des interlocuteurs internes et externes

Votre environnement professionnel :

Liaisons hiérarchiques :

Monsieur le secrétaire général

Monsieur le sous-préfet chargé de mission

Liaisons fonctionnelles :

Les membres du corps préfectoral

Les sous-préfectures de Brignoles et de Draguignan Les directeurs et les chefs de bureau

Les directeurs départementaux interministériels Les autres administrations de l’État

Les cabinets ministériels

Les élus

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Polyvalence, autonomie et adaptabilité

Disponibilité, anticipation

Savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion

Horaires spécifiques adaptés au secrétariat des membres du corps préfectoral (amplitude de 8h à 19h avec possibilité de modulation)

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

- Lien vers le formulaire de mobilité :

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre :

Connaissances techniques :

Avoir des compétences en informatique-bureautique / niveau maîtrise - requis

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire :

• Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
• Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
• Savoir analyser / niveau pratique - requis

Savoir-être:

Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Informations complémentaires

Localisation : Préfecture du Var, Toulon

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique : 2° de l'article L332-2

Europe, France, Provence-Cote d'Azur

Préfecture du Var - Bd du 112ème Régiment d'Infanterie – CS 31209 – 83070 Toulon cedex

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Préfecture du Var

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Ministère de l'intérieur / DGPN / Cabinet Place Beauvau – 11 rue des saussaies 75008 Paris
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels