Secrétaire -Assistante du Corps préfectoral (H/F)

Préfecture de la Haute Vienne; Limoges; On-site; EUR 24,000 - 34,000; Full time

Job summary

La Préfecture de la Haute Vienne recrute un agent administratif pour assurer le secrétariat du corps préfectoral, l’accueil des visiteurs et la gestion documentaire.

Vous organiserez les réunions et les déplacements, préparerez les invitations et gérerez les réservations en lien avec les services compétents. Formation et discrétion requises pour ce poste.

Qualifications

• Connaissances informatiques et bureautiques requises.
• Expérience en secrétariat apprécié et utile pour la fonction.
• Maîtrise de l’organisation de réunions et de la diffusion d’information.
• Discrétion et sens de l’organisation indispensables.

Responsibilities

• Organiser et suivre les réunions et les déplacements du corps préfectoral.
• Organiser les événements à l’initiative du corps préfectoral, en lien avec les services concernés.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du corps préfectoral et des partenaires externes.
• Gérer le courrier et les documents et préparer les invitations.
• Gérer les réservations et le planning des interlocuteurs.

Skills

Informatique bureautique

Secrétariat

Organisation de réunions

Discrétion

Travail en équipe

Réactivité

Tools

MS Office

Messagerie

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Agenda et événementiel

• Organiser et suivre les réunions et les déplacements du corps préfectoral
• Organiser les événements (ateliers, conférences, séminaires, événements de cohésion, repas…) à l’initiative du corps préfectoral, à la préfecture, en sous-préfecture ou à l’extérieur, en lien notamment avec l’équipe des résidences préfectorales, le service achat, immobilier et logistique et le service budget et comptabilité
• Prise en compte des contraintes personnelles du corps préfectoral
• Gérer toutes les réservations nécessaires

Accueil

• Assurer l’accueil physique à l’étage du corps préfectoral
• Assurer l’accueil téléphonique pour le corps préfectoral
• Contact avec les partenaires extérieurs du corps préfectoral (élus, fonctionnaires territoriaux, associations, entreprises, etc.)
• Gérer les boîtes fonctionnelles du corps préfectoral
• Fournir des informations aux interlocuteurs internes et externes

Gestion documentaire

• Rédiger des projets de courrier pour le corps préfectoral
• Remettre en forme les documents adressés par les services
• Gérer le courrier réservé du corps préfectoral, en lien avec l’huissier lorsqu’il est présent ou à sa place en son absence
• Gérer les mouvements de parapheurs, en lien avec l’huissier lorsqu’il est présent ou à sa place en son absence
• Préparer et éditer les invitations

Votre environnement professionnel

• Activités du service

Le secrétariat du corps préfectoral soutient le préfet, le secrétaire général et le directeur de cabinet pour la tenue de leurs agendas, l’organisation de leurs événements et déplacements, l’accueil de leurs invités et de leurs partenaires ainsi que la gestion du courrier, des notes et autres documents qui leur sont adressés.

Composition et effectifs du service

3 agents (1 B et 2 C).

Liaisons hiérarchiques

En direct le directeur de cabinet, puis le préfet et le secrétaire général de la préfecture.

Liaisons fonctionnelles

Cabinet du préfet, secrétariat général de la préfecture, sous-préfectures, secrétariat général commun départemental, directions départementales interministérielles, ensemble des autres services de l’État présents dans la Haute-Vienne, collectivités locales (Conseil départemental, communes, intercommunalités) , administrations régionales et nationales

Conditions particulières d'exercice

Contraintes horaires – Grande disponibilité – Discrétion absolue – Travail en trinôme

Vous exercerez vos fonctions dans un cadre privilégié, desservi par les transports en commun, et se trouvant à proximité immédiate du centre ville et de ses commerces (boutiques, bars, restaurants) . Vous pourrez bénéficier sous conditions, des actions sociales du ministère de l’Intérieur, du remboursement de votre abonnement aux transports en commun, du forfait de mobilité durable et d’une subvention pour prendre vos repas au restaurant interadministratif situé à deux pas de la préfecture. Vous bénéficierez également d’une couverture collective en complémentaire santé.

Rejoindre nos équipes, c'est aussi choisir Limoges, un territoire attractif qui conjugue dynamisme, innovation, convivialité et qualité de vie. Venez y faire rayonner vos talents et construire votre avenir professionnel! Pour découvrir la ville cliquez sur ce lien https://limogeslefeucreatif.fr Par ailleurs, nos services se sont associés à la communauté conjoint booster lancée par Limoges métropole en partenariat avec l'APEC. Cette démarche vise à accompagner les conjoints des agents publics dans leur recherche d'emploi. Un accompagnement pourra vous être proposé dans vos démarches personnelles (logement, scolarisation, …) afin de faciliter votre arrivée et découverte de la ville.

Les missions sont assurées dans le respect des engagements pris dans le cadre de la démarche QUALI-ATE.

Profil recherché

Connaissances techniques : Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise : Requis

Connaître l'environnement professionnel niveau pratique : A acquérir

Techniques de secrétariat niveau pratique : Requis

Savoir-faire Diffuser une information, une publication niveau maîtrise : Requis

Savoir organiser une réunion niveau maîtrise : Requis

Prioriser niveau maîtrise : Requis

Savoir travailler en équipe niveau maîtrise : Requis

Savoir-être avoir le sens des relations humaines niveau pratique : Requis

Faire preuve de discrétion niveau pratique : Requis

Réactivité niveau pratique : Requis

Sens de l’organisation niveau pratique : Requis

Présentation de Préfecture de la Haute Vienne

Préfecture de la Haute Vienne