PREF92- 2025/B/252 -Assistant.e du Directeur de Cabinet (H/F)

Préfecture des Hauts de Seine; Nanterre; Presencial; EUR 26.000 - 34.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Préfecture des Hauts de Seine recrute un(e) assistant(e) de direction (catégorie B) pour assurer le secrétariat du sous-préfet et de son directeur de cabinet. Vous gérerez l'agenda, les déplacements, l'accueil et les communications internes et externes.

Vous travaillerez avec le directeur de cabinet, les cadres et les services déconcentrés, nécessitant rigueur, discrétion et sens du relationnel pour assurer la continuité des actions départementales et inter-ministérielles.

Formación

• Gestion et suivi de l'agenda, organisation des réunions et accueil.
• Veille et diffusion des informations et gestion du courrier.
• Maîtrise des outils bureautiques et de l'informatique.

Responsabilidades

• Travailler en étroite collaboration avec le directeur de cabinet et le corps préfectoral, et leurs assistants de direction.
• Assurer les liaisons avec les élus, les ministères et les services déconcentrés.
• Garantir la discrétion et la réactivité dans les échanges et la diffusion des informations.

Conocimientos

Informatique - bureautique

Organisation du travail

Travail en équipe

Descripción del empleo

Groupe RIFSEEP: 2

Vos activités principales:

Vous assurez le secrétariat du sous-préfet, directeur de cabinet. Vos missions couvrent:

• la gestion et le suivi de l'agenda et des déplacements, l’organisation des réunions, l'accueil physique et téléphonique, la réception et le tri du courrier,
• la vérification et l’enregistrement des parapheurs, la saisine de lettres et de notes, la veille de la messagerie fonctionnelle du directeur de cabinet et la diffusion des informations sans délais aux services concernés,
• la mise à jour et la diffusion de l’annuaire de permanence des services de l’Etat dans le département, le suivi du tableau des commandes de la direction, la mise en forme des synthèses bimensuelles et leur envoi au ministère de l’Intérieur,
• les commandes logistiques du cabinet, le suivi des permanences et des congés du corps préfectoral.

Qualités demandées: sérieux, rigueur, discrétion, réactivité, esprit d’équipe

Vous serez également amené à assurer diverses missions pour les autres membres du corps préfectoral, notamment pour le sous-préfet en charge du développement économique en cas d‘absence de son assistant(e) .

Votre environnement professionnel

Activités du service

Vous travaillerez en collaboration étroite avec le directeur de cabinet, les membres du corps préfectoral et leurs assistants de direction. Par ailleurs, vous aurez des relations fréquentes avec des interlocuteurs variés extérieurs à la Préfecture, en particulier les élus, les ministères ainsi que les services déconcentrés du département. Une discrétion absolue est requise. Ce poste demande un sens du relationnel et de l’organisation. Il requiert également de la rigueur, de la diplomatie, une bonne maîtrise de soi. La variété des missions confiées demande de la part du titulaire des qualités de réactivité, de rapidité et d’efficacité

Composition et effectifs du service

Un(e) assistant(e) de direction de catégorie B

Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet, directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles

Les membres du corps préfectoral et leur secrétariat – les cadres de la préfecture - les services déconcentrés et extérieurs - les élus locaux - les ministères - la préfecture régionale d'Ile de France - la préfecture de police.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions: Vous exercez vos missions sur la base de l’horaire 37 h, 38 h ou 38 h 30 hebdomadaires - générant 10, 16 ou 18 jours d’ARTT. Qualités demandées: sérieux, rigueur, discrétion et réactivité.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

• Connaissances techniques
• Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau maîtrise requis
• Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis
• Savoir-faire
• Savoir s'organiser
• niveau maîtrise requis
• Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
• Savoir-faire au choix avoir le sens des relations humaines niveau expertrequis
• savoir s'adapter niveau expert requis
• savoir communiquer niveau maîtrise requis

Vos perspectives: Les nombreux contacts, le travail en équipe, la diversité des tâches, la rigueur et la réactivité demandées pour ce poste vous permettront de développer des compétences utiles et recherchées, vous ouvrant de nombreuses perspectives pour des mobilités professionnelles futures.

Durée attendue sur le poste: 3 à 5 ans.

Présentation de Préfecture des Hauts de Seine

Préfecture des Hauts de Seine