Assistant-e au secrétariat particulier du préfet (H/F)

Préfecture de Haute-Garonne; Toulouse; Vor Ort; EUR 26.000 - 34.000; Vollzeit

Zusammenfassung

La Préfecture de Haute-Garonne recherche un(e) assistant(e) au secrétariat pour assurer la gestion administrative et l'accueil du public. Vous participerez à l'organisation des réunions, au suivi des courriers et à l'accompagnement des déplacements du préfet.

Votre rôle exige discrétion, rigueur et disponibilité pour des horaires variables et des missions transverses avec les cabinets ministériels et directions régionales.

Qualifikationen

• Connaissances en gestion administrative et secrétariat.
• Discrétion et respect de la confidentialité exigées.
• Disponibilité et rigueur pour des horaires variables.

Aufgaben

• Réception et tri du courrier, gestion des appels et messages.
• Organisation de l’agenda du préfet et des déplacements.
• Rédaction et suivi des dossiers administratifs et frais de représentation.
• Accueil téléphonique et physique et orientation vers les services compétents.

Kenntnisse

Organisation

Rigueur

Discrétion

Communication

Travail en équipe

Adaptabilité

Tools

Bureautique

Informatique

Jobbeschreibung

Groupe RIFSEEP: 1

Activités principales:

• Réception et tri du courrier arrivé
• Organisation et préparation des petits-déjeuners, déjeuners et dîners: envoi des invitations - suivi des réponses
• plans de table - menus - cavaliers
• Gestion du planning des manifestations de la résidence du préfet
• Gestion des frais de représentation du préfet: constitutions des dossiers (factures, invitations, listes des invités, plan de table, menus, fiches de déclaration de frais de représentation, relevé de comptes)
• Suivi des autorisations d’absences des 12 préfets de département
• Présentation et remerciements des vœux du préfet
• Commandes des fournitures secrétariat et préfet
• Assister la cheffe du secrétariat

En l’absence du (de la) chef (fe) de secrétariat:

• Organisation de l’environnement professionnel du préfet suivi et mise à jour de l’agenda planification des déplacements (avion - taxi - hôtel)
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents

recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques

gestion et suivi des courriers électroniques: boîte fonctionnelle du secrétariat et du préfet

suivi des parapheurs et dossiers remis au préfet

• Application du protocole organiser les visites du préfet en lien avec son Cabinet suivi des invitations quand le préfet est concerné

Votre environnement professionnel:

Composition et effectifs du service:

2 assistantes - 1 préfet

Liaisons hiérarchiques:

Chef(fe) du secrétariat - préfet

Liaisons fonctionnelles:

Cabinets ministériels, directions régionales et départementales des services de l’État, collectivités territoriales, acteurs économiques de la région, forces de sécurité intérieure.

Durée attendue sur le poste: 5 ans

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

• Poste exposé et difficile ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Disponibilité et rigueur ;
• Horaires décalés en fonction des pics d’activités et des obligations du service ;
• Une permanence méridienne doit être assurée.

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:

Connaissances techniques:

Connaître l'environnement professionnel: niveau expert - requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau expert-requis

Savoir-faire:

Savoir travailler en équipe: niveau expert - requis

Savoir analyser: niveau expert - requis

Savoir s'organiser: niveau expert - requis

Savoir-être:

Avoir le sens des relations humaines: niveau expert - requis

Savoir communiquer: niveau expert - requis

Savoir s'adapter: niveau expert - requis

Savoir s'exprimer oralement: niveau expert - requis

Domaine fonctionnel: Affaires générales

Emploi fonctionnel:

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant:

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l'emploi type 1 (RMFP): FPEADM03

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant:

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l'emploi type 1 (REMI): ADM005A

Vos perspectives:

Emplois-type passerelle proposés par le référentiel des emplois

Présentation de Préfecture de Haute-Garonne

Préfecture de Haute-Garonne