Assistant(e) de copropriété

Innove Immo; Versailles; On-site; EUR 28,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Mutuelle d’entreprise

50% transport

Job summary

Innove Immo recherche un gestionnaire en binôme pour assurer le suivi administratif et technique courant des copropriétés du portefeuille.

Vous serez en contact avec les copropriétaires et conseils syndicaux, préparerez les convocations et gérerez les prestataires. Une première expérience en syndic est appréciée et un esprit d’équipe est indispensable.

Qualifications

• Bac+2 minimum en immobilier ou gestion, avec une première expérience en syndic ou administration de biens souhaitée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et d’organisation; sens du service et de la rigueur.
• Maîtrise de Google Drive et de Google Workspace.

Responsibilities

• Relation avec les copropriétaires et conseils syndicaux; accueil téléphonique et traitement des mails.
• Préparation et diffusion des convocations, ordres du jour et pièces annexes.
• Suivi des sinistres, interventions et mise en concurrence des prestataires.
• Gestion administrative: bases de données, états datés et archivage.

Skills

Notions de la loi 1965

Excellente expression écrite et orale

Maîtrise de la suite Google

Connaissance de Lojji Neoteem

Education

Bac+2 minimum (BTS Professions immobilières, BTS assistant de gestion ou équivalent)

Tools

Lojji Neoteem

Google Workspace

Job description

En binôme avec le gestionnaire, vous assurez le suivi administratif et technique courant des copropriétés du portefeuille.

Relation copropriétaires et conseils syndicaux

• Accueil téléphonique et physique, traitement des mails et demandes de l’extranet
• Premier niveau de réponse aux copropriétaires, locataires et membres du conseil syndical
• Suivi des réclamations jusqu’à leur résolution

Assemblées générales

• Préparation des convocations, ordres du jour et pièces annexes
• Envoi des convocations (courrier recommandé, LRE) et gestion des pouvoirs
• Organisation logistique des AG (salles, visio, feuilles de présence)
• Participation à certaines AG, rédaction et diffusion des procès-verbaux

Suivi technique et prestataires

• Enregistrement et suivi des sinistres et des interventions (ordres de service, relances)
• Demandes de devis et mise en concurrence des prestataires
• Suivi des contrats d’entretien (ascenseurs, chauffage, ménage, espaces verts)
• Mise à jour du carnet d’entretien et des registres obligatoires

Gestion administrative

• Mise à jour des bases de données (copropriétaires, lots, mutations)
• Préparation des états datés et pré-états datés en lien avec la comptabilité
• Classement, archivage et dématérialisation des documents
• Suivi des déclarations de sinistres auprès des assureurs

Formation et expérience

Bac+2 minimum (BTS Professions immobilières, BTS assistant de gestion ou équivalent)Une première expérience en syndic ou en administration de biens est un plus ; débutant(e) motivé(e) accepté(e)

Compétences

Notions de la loi du 10 juillet 1965 et du fonctionnement d’une copropriétéExcellente expression écrite et orale, orthographe soignéeMaîtrise de la suite Google et de Google Drive ; la connaissance du logiciel Lojji Neoteem serait un plus

Qualités

• Rigueur et sens de l’organisation pour gérer plusieurs dossiers en parallèle
• Sens du service et diplomatie face aux situations tendues
• Réactivité, discrétion et esprit d’équipe

Ce que nous offrons

• Rémunération : 28 à 32 k€ brut annuel selon profil
• Tickets restaurant, mutuelle d’entreprise, prise en charge de 50 % du titre de transport
• Formation continue aux métiers de la copropriété et évolution possible vers un poste de gestionnaire
• Une équipe à taille humaine, adossée au réseau Innove Immo