Assistant-e maintenance (H/F)

AECF; Villenave-d'Ornon; On-site; EUR 21,000 - 30,000; Full time

Job summary

AECF, basé à Villenave-d'Ornon, recherche un-e Assistant-e administratif et coordination pour assurer la gestion quotidienne et le relais entre clients, techniciens et interlocuteurs.

Vous organisez les rendez‑vous, traitez les documents, gérez les plannings et contribuez au suivi des interventions et à la facturation.

Le candidat idéal est organisé, rigoureux, réactif, avec de bonnes capacités rédactionnelles et une maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et coordination.
• Maîtrise des outils bureautiques et rédactionnels.
• Capacité à prioriser et suivre plusieurs dossiers.
• Connaissance du logiciel Batigest appréciée.

Responsibilities

• Gestion administrative.
• Accueil téléphonique et traitement des e-mails.
• Classement, archivage et suivi des documents administratifs.
• Rédiger et mettre en forme les documents nécessaires.
• Planification, suivi des interventions et facturation.
• Réceptionner et gérer les demandes de dépannage des clients.
• Organiser les rendez-vous et planifier les interventions des techniciens.
• Gérer les plannings et assurer le suivi des rapports d'intervention.

Skills

Organisation & planification

Maîtrise Word et Excel

Bonne orthographe

Relation client / communication

Education

Baccalauréat / équivalent

Tools

Batigest

Job description

Dans le cadre de notre activité de maintenance et de dépannage, nous recherchons un-e Assistant-e afin d'assurer la gestion administrative quotidienne et la coordination des interventions de nos techniciens. Véritable relais entre les clients, les techniciens et les différents interlocuteurs de l'entreprise, vous contribuez au bon déroulement des interventions et au suivi des dossiers. Vous occuperez un poste polyvalent, au cœur de l'organisation de l'activité maintenance, dans lequel votre sens de l'organisation, votre réflexion et votre capacité à anticiper seront essentiels.

Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse et réactive, disposant d'un bon sens relationnel et appréciant la polyvalence.

Vos missions

• Gestion administrative
• Assurer l'accueil téléphonique et traiter les e-mails
• Classer, archiver et assurer le suivi des documents administratifs.
• Rédiger et mettre en forme les documents nécessaires à l'activité.Planification, suivi des interventions et facturation
• Réceptionner et gérer les demandes de dépannage des clients.
• Organiser les rendez-vous et planifier les interventions des techniciens.
• Gérer les plannings et assurer le suivi des rapports d'intervention
• Facturer les interventions de dépannage, déposer les factures sur la plateforme Freedz et effectuer les relances nécessaires à la régularisation des factures auprès des clients.
• Gestion des achats
• Identifier les besoins en petit matériel et effectuer les commandes nécessaires.
• Assurer le rapprochement des bons de livraison avec les commandes.
• Gestion administrative du personnel intérimaire
• Identifier les besoins en personnel intérimaire.
• Assurer le suivi des contrats et des relevés d'heures.

Vos compétences

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook
• Une connaissance du logiciel Batigest serait appréciée.
• Bonne maîtrise de l'orthographe et qualités rédactionnelles.
• Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Aptitude à la planification et à la gestion des priorités.

Vos qualités professionnelles

• Autonomie et rigueur.
• Sens de l'organisation et méthode.
• Esprit d'analyse et de logique.
• Réactivité et capacité d'adaptation.
• Sens du service et aisance relationnelle.