Assistant(e) Direction - CDI _ Nantes

Nantes Métropole Habitat; Nantes; Hybrid; EUR 29,000 - 38,000; Full time

Benefits offered by this job

Transports en commun pris en charge (à

RTT et congés payés

Tickets restaurants

Mutuelle d'entreprise

Charte télétravail

Job summary

Nantes Métropole Habitat recherche un(e) Assistant(e) de direction pour assurer l’organisation et le suivi administratif des activités, et coordonner les actions de la direction. L’interlocuteur(trice) de la direction agit comme interface avec les collaborateurs et partenaires.

Vous assurerez la gestion des plannings, participerez aux réunions, préparerez les comptes rendus et veillerez à l’édition et diffusion des tableaux de bord.

Qualifications

• Formation en assistanat de direction.
• Expérience confirmée sur un poste d’assistanat de direction.
• Bon relationnel et sens de l’organisation.
• Maîtrise des outils bureautiques et numériques.

Responsibilities

• Gestion administrative de la direction (plannings et agendas).
• Réunions de direction et rédaction des comptes rendus; diffusion des informations.
• Édition et diffusion des tableaux de bord; extraction de données.

Skills

Organisation

Gestion administrative

Communication

Autonomie

Education

Formation en assistanat de direction

Tools

Outlook

Teams

Job description

Domaine d'activité :

Assistanat - Admin.ventes/ Accueil

Niveau de diplôme :

Temps de travail :

Date de publication :

Sous la responsabilité de la Directrice, l’Assistant(e) de direction assure l’organisation et le suivi administratif des activités et coordonne les actions de la direction.

Il/elle assure un rôle d’interface auprès des collaborateurs de sa direction et et facilite la communication avec les services et partenaires.

Activités principales

Gestion administrative de la direction

• Gère les plannings et agendas de la direction.
• Participe aux réunions de direction et de service et réalise les comptes rendus.
• Edite les tableaux de bord de la direction et assure leur diffusion, procède à l'extraction de donnée.
• Suit le budget alloué à la direction et les marchés concernant la direction (réalisation de bons de commande).

Gestion logistique de la direction

• Gère l'arrivée et le départ du courrier de la direction, assure le classement du courrier (administration de la GED).
• Gère, d’un point de vue logistique, les évènements dont l’organisation est confiée à la direction. Assure la recherche de lieux externes pour l'accueil des évènements de la direction
• Gère les fournitures de la direction.
• Contrôle et valide les documents justificatifs des absences exceptionnelles.
• Assure le suivi administratif des entretiens professionnels.
• Assure la déclaration des accidents de travail.
• Transmet les informations courantes sur les conditions d'emploi aux collaborateurs de la direction.

Gestion opérationnelle de dossiers

• Assure, à la demande de la Directrice, le suivi opérationnel de certains dossiers.

Coordination des activités des assistantes de la direction

• Participe aux réunions de coordination avec l'assistante de DGA.
• Organise et régule son activité avec les assistantes.
• Assure la continuité de service de l'ensemble des assistantes de la DGA.
• Assure la continuité de service en l’absence de l’assistante de DGA (courriers, appels, urgences).
• Assure la qualité des documents produits au sein de la direction (respect de la charte graphique et qualité de rédaction).

Activités spécifiques

• Fait circuler l'information auprès des personnels de la direction.

Il/Elle pourra être amené (e) à réaliser toutes les missions demandées par sa hiérarchie entrant dans le champ des compétences du métier.

Issu d’une formation en assistanat, vous justifiez d'une expérience confirmée sur un poste en assistanat de direction.

Vous faites preuve de curiosité et êtes capable d'acquérir une compréhension du métier exercé par les services avec lesquels vous travaillerez. Vous appréciez le travail transversal et collaboratif.

Vous possédez un esprit de synthèse et de solides compétences rédactionnelles.

Vous faites preuve d'autonomie et d’adaptation, d’organisation. Vous êtes en capacité de gérer l’urgence et de prioriser votre activité.

Vous adaptez votre communication à la diversité de vos interlocutrices/ interlocuteurs et faites preuve d'un excellent relationnel.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les outils numériques (Outlook, Teams...). Ce poste est à pourvoir en CDI à temps plein à Nantes.

Les + NMH

• Une entreprise reconnue qui assure sa mission sur le territoire depuis plus de 110 ans
• Accès transports en commun (75% pris en charge par l'employeur) et plan de mobilité entreprise (aides financières…)
• Un parcours d'intégration adapté pour tous les nouveaux collaborateurs par une communauté de facilitateurs
• Un plan de développement de compétences répondant aux évolutions des collaborateurs
• Temps de travail à 37H30 avec l'attribution de 15 jours de RTT et de 31 jours de congés payés
• Tickets restaurants d'une valeur de 9,50€ (60% pris en charge par l'employeur) et mutuelle d'entreprise (75% pris en charge par l’employeur)
• Avantages CSE (chèques vacances, chèque rentrée scolaire, arbre noël, sport, culture, sorties...)
• Charte télétravail et horaires variables