Assistant(e) de la directrice adjointe de cabinet du maire (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Le Havre; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

La Fonction publique territoriale cherche un assistant(e) de cabinet pour soutenir la directrice adjointe au quotidien au Havre. Vous gérerez son agenda, accueillerez les interlocuteurs et assurerez le suivi des sollicitations et des dossiers.

Vous travaillerez en lien avec les élus, la direction générale et les services, en assurant confidentialité, diplomatie et efficacité, tout en renforçant la circulation de l'information et la coordination au sein du cabinet.

Qualifications

• Excellente maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat de direction.
• Très bonnes capacités rédactionnelles et orthographiques.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Excellente organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs sollicitations.
• Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler dans l'urgence.

Responsibilities

• Gérer l'agenda et organiser l'activité de la directrice adjointe de cabinet.
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs et filtrer les demandes.
• Gérer les courriers, courriels et documents destinés à la directrice adjointe de cabinet; préparer et mettre en forme notes et comptes rendus.
• Contribuer à la circulation de l'information et assurer la coordination avec les services et élus.

Skills

Secrétariat/assist ante de direction

Rédaction/orthographe

Outils bureautiques et collaboratifs

Organisation et gestion multi-sollicit

Gestion des priorités et urgence

Education

Adjoint administratif (FPT)

Adjoint adm. principal - 2e classe

Adjoint adm. principal - 1re classe

Job description

Placé(e) sous l'autorité directe de la directrice adjointe de cabinet, l'assistant(e) assure son appui administratif et organisationnel au quotidien.

Il/Elle travaille en lien étroit avec les membres du cabinet, les élus, la direction générale et les différentes directions de la collectivité, ainsi qu'avec les interlocuteurs institutionnels et partenaires du cabinet.

Le poste

Faciliter l'activité de la directrice adjointe de cabinet et contribuer au fonctionnement fluide et réactif du cabinet du maire, en assurant l'organisation de son activité, la circulation de l'information et le suivi des sollicitations et dossiers nécessitant son attention.

Missions principales

1. Gérer l'agenda et organiser l'activité de la directrice adjointe de cabinet
   • Tenir et optimiser l'agenda de la directrice adjointe de cabinet
   • Organiser et prioriser les rendez-vous en fonction des urgences et des enjeux
   • Anticiper les échéances et points de vigilance
   • Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et temps de travail
   • Préparer les éléments nécessaires aux rendez-vous
2. Assurer l'accueil et le traitement des sollicitations
   • Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la directrice adjointe de cabinet
   • Identifier le degré d'urgence et de confidentialité des demandes
   • Filtrer, orienter et transmettre les sollicitations aux bons interlocuteurs
   • Assurer le suivi des demandes nécessitant une réponse ou une intervention du cabinet
3. Assurer le suivi administratif de la directrice adjointe de cabinet
   • Gérer les courriers, courriels, invitations et documents adressés à la directrice adjointe de cabinet
   • Préparer et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents de travail
   • Constituer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
   • Organiser le classement et l'archivage des documents
4. Contribuer à la circulation de l'information au sein du cabinet
   • Recueillir et transmettre les informations utiles aux membres du cabinet
   • Faciliter les échanges entre la directrice adjointe de cabinet, les élus, la direction générale et les services
   • Identifier les informations nécessitant une alerte ou un traitement rapide
   • Contribuer à la bonne coordination quotidienne de l'équipe du cabinet

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

Compétences et qualités requises

Savoir-faire

• Excellente maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat de direction.
• Très bonnes capacités rédactionnelles et orthographiques.
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
• Excellente organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs sollicitations.
• Capacité à hiérarchiser les priorités et à travailler dans l'urgence.

Savoir-être

• Discrétion et confidentialité absolues.
• Loyauté et sens du service public.
• Réactivité, disponibilité et adaptabilité.
• Diplomatie, tact et excellentes qualités relationnelles.
• Autonomie, rigueur et sens de l'anticipation.

Spécificités du poste

• Poste nécessitant une grande disponibilité et une forte réactivité.
• Gestion régulière de situations urgentes et d'informations sensibles ou confidentielles.
• Pics d'activité liés à l'agenda institutionnel et politique.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Le havre, ville de 173 000 habitants classée au patrimoine mondial de l'unesco est à seulement 2h paris.