ASSISTANT-E DE GESTION DES VOYAGES PROFESSIONNELS Université de Rennes

Université de Rennes; Rennes; On-site; EUR 25,000 - 29,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel

Mutuelle employeur

Remboursement 75% transport

Parcours de formation

Réductions tarifs culture et loisirs

Job summary

Université de Rennes recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(ière) pour la gestion des voyages professionnels du personnel. Vous assurerez l’accompagnement des utilisateurs, le contrôle des déplacements et les analyses liées aux missions, tout en participant à l’intranet et à la mise à jour des procédures.

Le poste exige une expérience ou formation en gestion administrative et financière, avec des connaissances éventuelles du métier d’agent de voyages, et un bon relationnel.

Qualifications

• Expérience ou formation dans le domaine de la gestion administrative et financière.
• Des connaissances liées au métier d’agent de voyages seraient un plus.

Responsibilities

• Accompagner les utilisateurs pour leurs ordres de missions (réponses mails/tickets, renseignements selon la politique de l’établissement).
• Contrôler et valider les déplacements selon la politique voyage.
• Réaliser des contrôles de missions et analyses à demande hiérarchique.
• Participer à l’enrichissement et l’animation de l’espace intranet.
• Contribuer à la veille et à l’actualisation des manuels et procédures.
• Contribuer à la tenue d’une FAQ.
• Participer à l’organisation des formations dispensées par la responsable.
• Suivre les relances pour mise à jour des ordres de missions.
• Suivre les anomalies détectées dans l’outil

Skills

Gestion administrative et financière

Relationnel exceptionnel

Esprit d'équipe

Sens du service

Rédaction

Organisation

Planification

Maîtrise bureautique

Utilisation outils de gestion

Education

Formation en gestion administrative et financière

Job description

A propos de nous

LUniversité de Rennes, établissement d’enseignement et de recherche et un des premiers employeurs du bassin rennais, offre un environnement propice à l’épanouissement de ses personnels et étudiants. Elle est engagée dans la transition écologique et environnementale, la promotion de la diversité, l’égalité entre les femmes et les hommes, l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Service d’affectation: Direction des Affaires Financières et de la Politique d’Achat (DAFPA)

La DAFPA participe à la définition et à la mise en œuvre de la stratégie budgétaire et financière de l’Université pour un budget annuel d’environ 500 millions d’euros. A ce titre, elle :

• est chargée de la programmation, de la mise en œuvre et du suivi de la politique budgétaire et financière.
• est garante de la fiabilité et de la sécurité des procédures budgétaires, de préparation, d’exécution et de contrôle du budget.
• assure la préparation, l’exécution et la prospective budgétaire.
• pilote la réalisation des analyses financières et fiscales prospectives et propose des stratégies de pilotage.
• est en charge de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique d’achat
• assure la gestion du système d’information finances et le déploiement de ses évolutions,
• élabore les formations finances et achats à l’attention des acteurs de la chaine financière de l’établissement

Votre mission, si vous l’acceptez

Rattaché.e à la Responsable du Pôle Voyages et Missions vous renforcerez l’équipe en place pour la gestion des voyages professionnels des personnels de l’Université à l’aide de l’outil de dématérialisation des missions, NOTILUS. Vous serez également amené.e à collaborer avec des acteurs de la gestion financière dans le cadre des contrôles et vérifications des bons de commandes relatifs aux missions.

Vos principales activités seront de :

• Assurer l’accompagnement des utilisateurs pour leurs ordres de missions (réponse aux mails et tickets, renseignements de la communauté universitaire dans le respect de la politique de l’établissement, aide à la saisie des voyages)
• Contrôler et valider les déplacements en veillant au respect de la politique voyage
• Réaliser des contrôles de missions à posteriori et contribuer aux analyses à la demande de votre hiérarchie
• Participer à l’enrichissement et l’animation de l’espace intranet
• Contribuer à la veille et à l’actualisation des manuels et procédures
• Contribuer à la tenue d’une FAQ
• Participer à l’organisation des formations dispensées par la responsable (envoi de convocations, préparation des documents de formation réservation de salles)
• Suivre les relances pour mise à jour des ordres de missions
• Suivre les anomalies détectées dans l’outil

Le profil idéal

Expérience et ou formation dans le domaine de la gestion administrative et financière

Des connaissances en lien avec le métier d’agent de voyages seraient un plus

Excellent relationnel et enthousiaste

Appétence pour le travail en équipe

Sens du service rendu à autrui

Bonnes capacités rédactionnelles

Aisance dans l’utilisation des outils bureautiques

Pratique d’outils de gestion

Capacité d’organisation, aptitude à planifier et à hiérarchiser ses activités

Capacité à rendre compte

Gestion du stress induit par les délais (validation missions, départ du missionné)

Environnement et contexte de travail:

• Lieu de travail: campus rennais centre (rue du Thabor)
• Travailler à l’Université de Rennes, c’est bénéficier de:
• 48 jours de congés annuels dès la première année et la possibilité d’y ajouter 11 jours de RTT (1)
• jusqu’à 2 jours de télétravail hebdomadaire (1)
• mutuelle employeur
• remboursement de 75% des frais de transport en commun et forfait mobilité durable (1)
• parcours de formation accompagnant l’intégration de tous les nouveaux recrutés
• nombreuses offres et tarifs préférentiels, associés aux activités sportives, culturelles et autres loisirs

Retrouvez les autres avantages et valeurs de l’Université sur notre site Marque Employeur: https://univ-rennes.nous-recrutons.fr/

Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

(1) avantages dépendant de la nature et durée du contrat, des nécessités de service et des conditions d’éligibilité

Modalités de recrutement:

• Poste de catégorie B (niveau Technicien)
• Emploi pérenne ouvert à la mobilité interne (personnels de l’établissement) ou via un 1er Contrat à Durée Déterminée d’un an (renouvelable)
• Prise de fonctions souhaitée dès que possible
• Date limite de candidature: 18 octobre 2026
• Salaire : De 24650 à 29370 € (Euros) par an
• Expérience : Tous niveaux d’expérience