Assistant-e de formation continue

Nantes Université; Pays de la Loire; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Nantes Université recrute un agent administratif pour assurer la gestion administrative et financière de 2 formations (DU et CU philosophie) dans le cadre de l’Inspé et de la Formation Continue, avec application des procédures dédiées.

Vous assurerez la gestion de la communication (mise à jour des pages WEB), des candidatures, des devis et contrats FC, des dossiers de financement, les inscriptions via SCOLAR G, et le suivi des stagiaires (attestations, convocations, attestations de fin).

Qualifications

• Assurer la gestion administrative et financière des formations.
• Gérer les candidatures et l’inscription des stagiaires.
• Réaliser les devis, contrats et dossiers de financement.
• Suivre les inscriptions et attestation de fin de formation.

Responsibilities

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et mail des interlocuteurs.
• Participer à des réunions et ateliers du réseau formation continue.
• Classer et archiver les documents de service sur le cloud.
• Améliorer les prestations de gestion administrative des formations.

Skills

Gestion administrative

Suivi financier

Accueil téléphonique

Gestion des candidatures

Mise à jour Web

Tools

SCOLAR G

TIGRE

Job description

Participer à la gestion administrative, financière de la structure en appliquant les procédures dédiées à l'Inspé et à la Formation Continue pour la gestion intégrale de 2 formations (DU et CU philosophie )

• gérer la communication (mise à jour des pages WEB)
• gérer les candidatures
• éditer des devis et contrats FC
• constituer des dossiers de financement
• réaliser les inscriptions (via SCOLAR G)
• inscriptions pour les diplômes
• suivre les stagiaires en cours de formation (attestation de présence, convocation, attestation de fin de formation)
• gérer les notes (via TIGRE)
• déclarer les heures d'enseignement et gérer les dossiers de vacataires (en lien avec le service des moyens en enseignement)
• asurer le suivi financier des paiements en lien avec le service financier de proximité
• envoyer et traiter les enquêtes de satisfaction

Assurer le suivi administratif en Ingénierie de formations courtes

• participer à la constitution des dossiers d'habilitation de formations certifiantes
• créer des devis, documents ou plaquettes d'information, convention de formation
• saisir les HTD

Mettre en œuvre la formation de formateurs décidée par la direction

• apporter une information aux formateurs Inspé
• être un support à l'organisation des formations (formulaires d'inscription, réservation de salles)
• suivre la saisie des HTD

Assurer l'accueil physique, téléphonique et mail des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

• accueil, conseil du public (offre de formation, financements)
• participer aux réunions, ateliers d'échanges du réseau formation continue de Nantes Université

Classer et archiver des documents de service

• classer les dossiers partagés sur le cloud

Certification de service

• Améliorer en continue les prestations de gestion administrative des formations