ASSISTANT(E) DE DIRECTION - SIVOM Région de Castets du Langonnais et du Sauternais (H/F)

Etablissements Publics de Coopération Intercommunale; Castets et Castillon; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

L’Etablissements Publics de Coopération Intercommunale recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l’assistanat de direction et contribuer à l’organisation administrative. Vous suivrez les dossiers et la facturation liée à l’eau potable et à l’assainissement.

Vous organiserez les réunions de direction et CODIR, gérerez le courrier et les documents internes avec rigueur et confidentialité, tout en veillant à un service public efficace et transversal.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques (Excel et Word).
• Connaissance de l’environnement territorial.
• Expérience significative dans un poste similaire.

Responsibilities

• Assistant(e) de direction: gestion de l’agenda, filtrage des appels et saisie des courriers et mails.
• Organisation des réunions de direction, CODIR et comités: planification, invitations, réservation de salles et préparation des documents.
• Gestion administrative du courrier: réception, classement et confidentialité des courriers et du registre des réclamations.
• Rédaction et suivi des courriers, comptes rendus, délibérations, arrêtés et conventions.

Skills

Excel

Word

Job description

Placé(e) sou l’autorité hiérarchique du Directeur Général des Services et de la Directrice Générale Adjointe, vous assurez les missions d’assistanat de direction et contribuez à l’organisation administrative, au suivi des dossiers de la Direction. Vous effectuez aussi des tâches de facturation et d’aide au service administratif.

Tâches régulières

• Assistanat de direction: Gestion de l'agenda, filtrage des appels téléphoniques, saisie et traitement des courriers, des mails reçus sur la boîte générique et notes internes
• Organiser les réunions de direction, CODIR, bureaux syndicaux et Comités syndicaux: planification, invitations, réservation de salle et préparation des documents nécessaires, télétransmission des actes administratifs
• Assurer la gestion administrative du courrier: réception, traitement, classement en assurant la confidentialité des courriers, gestion d’un registre des réclamations
• Suivi administratif et institutionnel: Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, des comptes rendus, des délibérations, des arrêtés, des conventions et des dossiers de réunions
• Gestion de l'information: Traitement des courriels, diffusion des informations internes/externes et application des règles d'archivage et de gestion documentaire.
• Accueil physique et téléphonique des usagers, élus, partenaires et prestataires.
• Gestion facturation: Calcul et émission des factures eau potable et assainissement collectif,

Missions secondaires du poste

• Renfort pour les autres services en fonction des compétences

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint administratif

Profil recherché

Les « savoirs faire »

• Maitrise des outils informatiques Excel Word
• Connaissance de l’environnement territorial
• Expérience significative dans un poste similaire

Les « savoir-être »

• Grande discrétion professionnelle (traitement de dossiers sensibles ou confidentiels) ,
• Autonomie et sens des responsabilités.
• Sens du Service Public
• Rigueur, méthode et esprit d’analyse.
• Capacité à travailler en transversalité.
• Qualités relationnelles et rédactionnelles

Régime d’emploi

Cadre statutaire

• Catégorie: C (contractuel)
• Filière: Administrative
• Cadre d’emplois: Adjoint administratif

Présentation de Etablissements Publics de Coopération Intercommunale

Gestion administrative et technique eau potable et assainissement