ASSISTANT DES ELUS COMMUNAUTAIRES (H/F)

Fonction Publique Territoriale; La Roche-sur-Yon; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

La collectivité recherche un assistant administratif et organisationnel pour appuyer les élus communautaires.

Vous assurez la gestion administrative du secrétariat, la gestion des agendas, l'organisation des rendez-vous et des réunions, ainsi que la rédaction de courriers et comptes rendus.

Vous suivez les dossiers, les parapheurs et circuits de validation, et assurez l’accueil et l’interface avec les services municipaux.

Qualifications

• Observation et réactivité prioritaires pour répondre à l’urgence
• Discrétion et adaptation au cadre public
• Maîtrise de soi et rigueur dans le suivi des dossiers
• Qualités rédactionnelles pour comptes rendus et courriers
• Bonne connaissance des services municipaux et protocole apprécié

Responsibilities

• Gestion administrative du secrétariat des élus et suivi des circuits de validation.
• Organisation des rendez-vous et réunions, rédaction comptes rendus.
• Accueil et interface entre élus et services, transmission des demandes.
• Classement, archivage et suivi des projets en cours, veille des échéances politiques et administratives.

Skills

Observation

Réactivité

Discrétion

Adaptation

Rigueur

Qualités rédactionnelles

Gestion du temps

Job description

Au sein de la collectivité, l’assistant(e) assure l’appui administratif et organisationnel des élus communautaires.
GESTION ADMINISTRATIVE DU SECRETARIAT DES ELUS

• Gestion des agendas.
• Organisation de rendez-vous et de réunions.
• Rédaction de courriers, notes, comptes rendus.
• Suivi des parapheurs et circuits de validation.

ORGANISATION DES INSTANCES ET RÉUNIONS

• Préparation logistique des réunions.
• Elaboration et diffusion des convocations et ordres du jour.
• Suivi des dossiers présentés en instances.
• Rédaction et/ou mise en forme des comptes rendus.

INTERFACE ET COMMUNICATION

• Accueil physique et téléphonique.
• Interface entre les élus et les services communautaires.
• Transmission des informations et suivi des demandes.
• Gestion des sollicitations citoyennes.

SUIVI DES DOSSIERS

• Classement et archivage.
• Suivi des projets et dossiers en cours.
• Veille sur les échéances politiques et administratives.
• Préparation de dossiers pour les déplacements et interventions.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Observation, réactivité.
• Discrétion, adaptation.
• Maîtrise de soi.
• Qualités rédactionnelles.
• Rigueur dans le suivi du travail.
• Savoir prioriser les actions et les demandes en fonction des urgences.
• Bonne connaissance des services municipaux.
• Connaissance du protocole appréciée.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes