Assistant(e) de Direction - Secrétariat & Coordination

AEDE; Villeparisis; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

AEDE recherche un(e) Secrétaire de direction pour son établissement Le Foyer Le Clos des Châtaigniers à Villeparisis. Vous soutiendrez le directeur adjoint dans les aspects matériels, logistiques et administratifs de la vie de la direction, et assurerez l’interface avec l’équipe, les résidents et les partenaires.

Vos missions incluent la gestion des dossiers usagers et du personnel, l’accueil, la rédaction de courriers institutionnels et le suivi administratif général, avec une attention

Responsibilities

• Gestion du dossier usager (constitution-suivi-renouvellement, récupération fiches de paie auprès des usagers)
• Accueil physique et téléphonique
• Gestion des dossiers du personnel (constitution et mise à jour du dossier, suivi des visites médicales, mutuelle)
• Facturation des frais de séjours et suivi
• Organisation des accueils temporaires hors établissement
• Rédaction, suivi et mises en page des écrits professionnels de l’équipe pluridisciplinaire en lien avec le dossier de l’usager
• Suivi et codification des absences sur le logiciel de planning (Octime)
• Suivi des contrats CDD du personnel
• Gestion des stocks et commande des fournitures
• Gestion administrative du parc automobile
• Suivi de la maintenance informatique
• Rédaction des courriers institutionnels
• Rédaction des compte rendus de réunion
• Rédaction de différents bilans : Bilan social, Bilan CSSCT, mise à jour DUERP en lien avec la direction
• Organiser et faciliter la circulation des informations internes comme externes ; Assurer l'interface avec les équipes de terrain pour faciliter l'application et le suivi des procédures.

Job description

AEDE recherche un(e) Secrétaire de direction pour son établissement Le Foyer Le Clos des Châtaigniers à Villeparisis. Vous soutiendrez le directeur adjoint dans les aspects matériels, logistiques et administratifs de la vie de la direction, et assurerez l’interface avec l’équipe, les résidents et les partenaires.

Vos missions incluent la gestion des dossiers usagers et du personnel, l’accueil, la rédaction de courriers institutionnels et le suivi administratif général, avec une attention