Assistant(e) de direction - Remplacement Maladie (CCAS) (H/F)

Talentsdici; Bassens; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Talentsdici recrute pour la collectivité locale de Bassens un agent polyvalent chargé de l'accueil du public et du soutien administratif et financier du service.

Vous travaillerez en collaboration avec la direction et gérerez l'accueil, les appels, le filtrage des demandes et l'orientation vers les services compétents.

Maîtrise des logiciels ELISSAR, FAST et BL POST OFFICE, et formation en social/admnistratif requises; horaires variables du lundi au vendredi avec permanence possible.

Qualifications

• Diplômes requis : Niveau V ou plus et connaissance des domaines social et administratif.
• Maîtrise des logiciels spécifiques.
• Formation en lien avec l'activité du poste.

Responsabilités

• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement et écouter les demandes.
• Renseigner, informer et orienter les publics.
• Identifier les demandes et orienter vers les services compétents.
• Accompagner dans les démarches administratives ou numériques initiales.

Connaissances

Accueil du public

Gestion administrative

Maîtrise des logiciels

Formation

Niveau V et plus

Outils

ELISSAR

BL POST OFFICE

FAST

Description du poste

Vos Activités principales

• Veiller au bon fonctionnement technique, administratif et financier du service :
• Travailler en collaboration avec la Direction sur la mise en œuvre des orientations en cohérence avec le programme municipal
• Assurer la mise en place et le suivi des projets en cours
• Mettre en place des procédures pour faciliter l'accès aux différents logiciels et techniques de travail
• Faciliter l'utilisation du logiciel ELISSAR par des mises à jour et améliorations fréquentes en lien avec le SAV
• Gérer le courrier « arrivée » avec le logiciel BL POST OFFICE
• Réaliser la gestion administrative des conseils d'administration du CCAS et commissions solidarité
• Procéder à la validation dématérialisée des actes administratifs avec le logiciel FAST
• Assurer le suivi de demande de financement
• Gérer le suivi de la comptabilité de la plateforme (réalisation de bons de commande, gestion et classement des factures)
• Assurer le suivi budgétaire de la plateforme (mise à jour des tableaux de suivi et points budget réguliers)
• Travailler la préparation budgétaire en collaboration avec la directrice et les finances
• Assurer la gestion des régies d'avances et de recettes
• Etablir des statistiques selon les besoins du service
• Gérer les listings et mise en place des colis et repas des séniors en collaboration avec l'équipe

Accueillir, renseigner, informer le public :

• Accueillir physiquement et téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics
• S'adapter en fonction de tous les interlocuteurs
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d'urgence
• Prendre et/ou organiser les rendez‑vous des agents de la plateforme ainsi que des permanences
• Assurer l'accueil et l'information du point relais CAF,
• Distribuer le courrier des personnes domiciliées,
• Etre l'intermédiaire entre le public et les différents professionnels de la plateforme

Identifier les demandes et orienter vers les services ou organismes compétents :

• Comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence et orienter les personnes vers les services concernés
• S'assurer que les personnes orientées soit en mesure d'accéder aux services identifiés
• Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services
• Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information

Accompagner dans les démarches administratives ou numériques initiales :

• Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif
• Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet
• Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes

Diplômes requis : Niveau requis V et plus, connaissance domaines social et administratif

Formations et qualifications nécessaires : Maîtrise de logiciels spécifiques et formation en lien avec l'activité du poste

Horaires du poste : Lundi 9h -17h / Mardi 08h30-18h / Mercredi 08h30/17h00 / Jeudi 08h30-18H / Vendredi 8h30 - 12h ou 17h ( une semaine sur deux)