Assistant(e) de direction - Remplacement Maladie (CCAS) (H/F)

MAIRIE de BASSENS; Bassens; Sur place; EUR 20 000 - 24 000; Plein temps

Résumé du poste

MAIRIE de BASSENS recrute un agent administratif polyvalent pour assurer le fonctionnement des services publics. Vous travaillerez en collaboration avec la direction sur le programme municipal et suivrez les procédures administratives et financières.

Vous serez chargé(e) du traitement du courrier, du classement des factures, du suivi budgétaire et des dossiers des conseils et commissions. Expérience et maîtrise des logiciels ELISSAR, FAST et BL POST OFFICE exigées.

Qualifications

• Niveau Bac Secrétariat/Assistanat requis.
• 2 années d'expérience souhaitées, expérience indispensable.

Responsabilités

• Accueil du public et information des demandeurs.
• Gestion du courrier et orientation des interlocuteurs.
• Suivi budgétaire et administratif (comptabilité plateforme, bons de commande, factures).
• Gestion des outils informatiques (ELISSAR, FAST, BL POST OFFICE, SAP BO).
• Aide à la préparation des dossiers et démarches administratives.

Connaissances

Esprit d'équipe

Réactivité

Rigueur et précision

Gestion des priorités

Formation

Bac Secrétariat/Assistanat

Outils

ELISSAR

BL POST OFFICE

FAST

SAP Business Objects

Gestion des bases de données

Description du poste

Vos Activités principales :Veiller au bon fonctionnement technique, administratif et financier du service :Travailler en collaboration avec la Direction sur la mise en œuvre des orientations en cohérence avec le programme municipalAssurer la mise en place et le suivi des projets en coursMettre en place des procédures pour faciliter l'accès aux différents logiciels et techniques de travailFaciliter l'utilisation du logiciel ELISSAR par des mises à jour et améliorations fréquentes en lien avec le SAVGérer le courrier « arrivée » avec le logiciel BL POST OFFICERéaliser la gestion administrative des conseils d'administration du CCAS et commissions solidaritéProcéder à la validation dématérialisée des actes administratifs avec le logiciel FASTAssurer le suivi de demande de financementGérer le suivi de la comptabilité de la plateforme (réalisation de bons de commande, gestion et classement des factures)Assurer le suivi budgétaire de la plateforme (mise à jour des tableaux de suivi et points budget réguliers)Travailler la préparation budgétaire en collaboration avec la directrice et les financesAssurer la gestion des régies d'avances et de recettesEtablir des statistiques selon les besoins du serviceGérer les listings et mise en place des colis et repas des séniors en collaboration avec l'équipeAccueillir, renseigner, informer le public :Accueillir physiquement et téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publicsS'adapter en fonction de tous les interlocuteursRecevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniquesGérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d'urgencePrendre et/ou organiser les rendez-vous des agents de la plateforme ainsi que des permanencesAssurer l'accueil et l'information du point relais CAF,Distribuer le courrier des personnes domiciliées,Etre l'intermédiaire entre le public et les différents professionnels de la plateformeIdentifier les demandes et orienter vers les services ou organismes compétents :Comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence et orienter les personnes vers les services concernésS'assurer que les personnes orientées soit en mesure d'accéder aux services identifiésRenseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des servicesIdentifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'informationAccompagner dans les démarches administratives ou numériques initiales :Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratifAider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit completIntervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnesDiplômes requis : Niveau requis V et plus, connaissance domaines social et administratifFormations et qualifications nécessaires : Maîtrise de logiciels spécifiques et formation en lien avec l'activité du posteHoraires du poste : Lundi 9h -17h / Mardi 08h30-18h / Mercredi 08h30/17h00 / Jeudi 08h30-18H / Vendredi 8h30 - 12h ou 17h ( une semaine sur deux)

Type de contrat CDD - 4 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Conditions de travail En contact avec du public
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1965.26 Euros

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable
• Niveau Bac Secrétariat assistanat

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs
• Logiciels de gestion de base de données
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Logiciel ELISSAR
• Maitrise du logiciel BL POST OFFICE
• Maîtrise du logiciel FAST
• Maîtrise du logiciel SAP Business Objects

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale