Assistant(e) de Direction - Pilotage & Coordination

Groupe VINCI; Aulnat; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

VINCI Airports recherche un Assistant(e) de Direction pour soutenir la Direction et assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel des activités. Interface entre Direction, services et partenaires, vous coordonnez les agendas, réunions et déplacements et préparez les dossiers et rapports.

Le poste requiert une formation Bac+2/3 et une expérience réussie sur un poste similaire; vous maîtrisez le Pack Office et adoptez discrétion et autonomie dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience réussie sur un poste similaire.
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et secretariat.

Responsibilities

• Gestion de l'agenda du Directeur.
• Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements.
• Traitement et suivi des courriers et courriels.
• Préparation des dossiers, supports et documents.
• Rédaction de comptes rendus, notes, courriers et présentations.
• Organisation et préparation des réunions du Comité de Direction (CODIR).
• Gestion des agendas des membres du CODIR.
• Préparation des supports et rédaction des comptes rendus CODIR.
• Suivi administratif et diffusion des documents.
• Suivi des dossiers d'assurance et gestion des sinistres avec les compagnies d'assurance.
• Suivi administratif des contrats et dossiers confiés.
• Gestion des accès, badges et demandes visiteurs.
• Mise à jour des tableaux de bord et indicateurs.
• Appui administratif à différents services de l'entreprise.
• Coordination des réservations de salles et espaces.
• Organisation logistique des réunions et événements.
• Accueil des clients, partenaires et intervenants extérieurs.
• Participation à l'organisation des événements internes et coordination des prestataires.
• Soutien aux actions de communication interne et circulation de l'information.

Skills

Secrétariat & assistanat

Rédaction & notes

Gestion d'agendas complexes

Organisation & coordination

Tableaux de bord

Education

Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction

Tools

Pack Office

Job description

VINCI Airports recherche un Assistant(e) de Direction pour soutenir la Direction et assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel des activités. Interface entre Direction, services et partenaires, vous coordonnez les agendas, réunions et déplacements et préparez les dossiers et rapports.

Le poste requiert une formation Bac+2/3 et une expérience réussie sur un poste similaire; vous maîtrisez le Pack Office et adoptez discrétion et autonomie dans un environnement dynamique.