Assistant de direction F/H

Groupe VINCI; Aulnat; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

VINCI Airports recherche un Assistant(e) de Direction pour soutenir la Direction et assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel des activités. Interface entre Direction, services et partenaires, vous coordonnez les agendas, réunions et déplacements et préparez les dossiers et rapports.

Le poste requiert une formation Bac+2/3 et une expérience réussie sur un poste similaire; vous maîtrisez le Pack Office et adoptez discrétion et autonomie dans un environnement dynamique.

Qualifications

• Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
• Expérience réussie sur un poste similaire.
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et secretariat.

Responsibilities

• Gestion de l'agenda du Directeur.
• Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements.
• Traitement et suivi des courriers et courriels.
• Préparation des dossiers, supports et documents.
• Rédaction de comptes rendus, notes, courriers et présentations.
• Organisation et préparation des réunions du Comité de Direction (CODIR).
• Gestion des agendas des membres du CODIR.
• Préparation des supports et rédaction des comptes rendus CODIR.
• Suivi administratif et diffusion des documents.
• Suivi des dossiers d'assurance et gestion des sinistres avec les compagnies d'assurance.
• Suivi administratif des contrats et dossiers confiés.
• Gestion des accès, badges et demandes visiteurs.
• Mise à jour des tableaux de bord et indicateurs.
• Appui administratif à différents services de l'entreprise.
• Coordination des réservations de salles et espaces.
• Organisation logistique des réunions et événements.
• Accueil des clients, partenaires et intervenants extérieurs.
• Participation à l'organisation des événements internes et coordination des prestataires.
• Soutien aux actions de communication interne et circulation de l'information.

Skills

Secrétariat & assistanat

Rédaction & notes

Gestion d'agendas complexes

Organisation & coordination

Tableaux de bord

Education

Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction

Tools

Pack Office

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Dans le cadre d'un départ à la retraite, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner la Direction et contribuer au bon fonctionnement de nos activités administratives et organisationnelles.

Véritable interface entre la Direction, les services internes et les partenaires externes, vous jouez un rôle clé dans la coordination des activités de l'entreprise.

• Gestion de l'agenda du Directeur.
• Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements.
• Traitement et suivi des courriers et courriels.
• Préparation des dossiers, supports et documents.
• Rédaction de comptes rendus, notes, courriers et présentations.

Assistanat du Comité de Direction

• Organisation et préparation des réunions du Comité de Direction.
• Gestion des agendas des membres du CODIR.
• Préparation des supports et rédaction des comptes rendus.
• Suivi administratif et diffusion des documents.
• Suivi des dossiers d'assurance et gestion des sinistres avec les compagnies d'assurance.
• Suivi administratif des contrats et dossiers confiés.
• Gestion des accès, badges et demandes visiteurs.
• Mise à jour des tableaux de bord et indicateurs.
• Appui administratif à différents services de l'entreprise.

Gestion des espaces et accueil

• Coordination des réservations de salles et espaces.
• Organisation logistique des réunions et événements.
• Accueil des clients, partenaires et intervenants extérieurs.

Communication interne et événementiel

• Participation à l'organisation des événements internes.
• Coordination des prestataires.
• Soutien aux actions de communication interne.
• Facilitation de la circulation de l'information dans l'entreprise.

Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
Expérience réussie sur un poste similaire.

Savoir-faire :

• Maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistanat.
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Gestion des agendas complexes et des priorités.
• Capacité à organiser et coordonner plusieurs dossiers simultanément.
• Élaboration et suivi de tableaux de bord.

Savoir-être :

• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Sens de l'organisation et rigueur.
• Réactivité et autonomie.
• Adaptabilité

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre l’Aéroport de Clermont-Ferrand, c’est contribuer au développement et au rayonnement du territoire au sein d’une équipe à taille humaine.

Vous évoluerez dans un environnement dynamique et convivial, au plus près de la Direction, avec des missions variées qui vous permettront d'être un acteur clé de la vie de l'entreprise. Autonomie, confiance, esprit d'équipe et polyvalence sont au cœur de notre fonctionnement.

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Niveau d'expérience min. requis

Supérieur à 5 ans

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne Rhone-Alpes

OUI = j'exclus l'adresse NON = je n'exclus pas l'adresse

Adresse & Ville

1 Rue Adrienne Bolland, 63510 Aulnat, France

Informations générales

Entité de rattachement

En tant qu'opérateur global, VINCI Airports conçoit, construit et opère plus de 70 aéroports à travers le monde. En intégrant l'ensemble des enjeux locaux, actuels ou futurs, VINCI Airports libère le potentiel de chacune des infrastructures aéroportuaires qui lui sont confiées tout en minimisant leur impact sur l'environnement.

Entité de rattachement

En tant qu'opérateur global, VINCI Airports conçoit, construit et opère plus de 70 aéroports à travers le monde. En intégrant l'ensemble des enjeux locaux, actuels ou futurs, VINCI Airports libère le potentiel de chacune des infrastructures aéroportuaires qui lui sont confiées tout en minimisant leur impact sur l'environnement.