Assistant(e) de direction — organisation et pilotage

Direction Générale des Outre-Mer; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 52 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction générale des Outre-mer recherche une assistante de direction pour accompagner le sous-directeur et l'adjointe dans l'organisation quotidienne et le suivi des dossiers.

Vous assurez l'accueil, traitez les courriers et préparez des documents (PowerPoint) et des dossiers administratifs; vous suivez les réunions et contribuez à la coordination des actions entre les bureaux.

Des capacités d'anticipation et de fiabilité, et une expérience dans un service public seront appréciées.

Qualifications

• Expérience en secrétariat/assistante de direction souhaitée.
• Capacité à gérer des urgences ponctuelles et à anticiper les besoins.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion d'agenda.

Responsabilités

• Assister le sous-directeur, son adjointe et les chefs de bureaux dans l’organisation quotidienne.
• Contribuer à la tenue et la fiabilité de l’agenda du sous-directeur et suivre les agendas de ses collaborateurs.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et filtrer les interlocuteurs.
• Prendre des initiatives pour résoudre les difficultés liées à la planification et à l’organisation des réunions.
• Assurer le suivi de réunions et la mise en forme de courriers et dossiers administratifs.
• Réaliser des frappes de courriers, notes ou diaporamas et leur mise en forme.
• Suivre les parapheurs électroniques sous Maarch et traiter des dossiers ponctuels.
• Tenue de tableaux de bord et appui administratif et logistique aux activités de la sous-direction.
• Assurer le suivi budgétaire des études du bureau de l’évaluation et de la prospective.

Connaissances

Organisation administrative

Accueil et communication

Gestion des agendas

Outils

Maarch

PowerPoint

Description du poste

Direction générale des Outre-mer recherche une assistante de direction pour accompagner le sous-directeur et l'adjointe dans l'organisation quotidienne et le suivi des dossiers.

Vous assurez l'accueil, traitez les courriers et préparez des documents (PowerPoint) et des dossiers administratifs; vous suivez les réunions et contribuez à la coordination des actions entre les bureaux.

Des capacités d'anticipation et de fiabilité, et une expérience dans un service public seront appréciées.