Assistant de direction - Direction Education (H/F)

Ville de Clichy-la-Garenne; Clichy; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Clichy-la-Garenne recrute un Assistant de direction (H/F) pour la Direction de l'Éducation. Vous assurez l’agenda du Directeur, rédigez et mettez en forme les documents, et contribuez au classement des dossiers et au suivi des courriers.

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 minimum et maîtrisez Word, Excel, Outlook et PowerPoint; vous assurez l’assistance administrative, l’accueil des interlocuteurs et la coordination des réunions.

Qualifications

• Titulaire d’une formation en assistanat de direction (Bac+2 minimum) ou équivalent.
• Solides compétences rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et travail en équipe.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda du Directeur et coordination des rendez-vous.
• Rédaction et mise en forme des courriers et documents (Word/Excel) et suivi.
• Constitution des dossiers et gestion du circuit parapheur.
• Réalisation de tableaux de bord et suivis administratifs.
• Prise de notes et comptes rendus; triage des informations et mails prioritaires.
• Gestion des moyens matériels et soutien aux autres missions du service.

Connaissances

Gestion d'agenda

Rédaction professionnelle

Organisation personnelle

Communication orale

Formation

Bac+2 en assistanat de direction

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Description du poste

Contexte du recrutement et définition de poste
La ville de Clichy compte 64 000 habitants et 1500 agents communaux, est située dans les Hauts-de-Seine, aux portes de Paris (17e) et à 15mns du centre de Paris.
Avec le souci constant de préserver son équilibre, son identité et ses traditions, la Ville de Clichy construit son avenir. A travers une politique de logement adaptée à sa population, une gestion locale axée sur la solidarité et la prévention, et grâce à ses nombreuses activités culturelles et sportives, la Ville de Clichy se rénove et développe son offre de service au sein de son administration. Elle se projette dans un futur innovant qui demande de relever des défis dans de multiples domaines. Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique dans un environnement propice à votre épanouissement aussi bien professionnel que personnel.
Venez nous rejoindre !
Nous recrutons un Assistant de direction (H/F) pour les besoins de la Direction de l'Education

Vos Missions

Gestion de l’agenda du Directeur

• En lien avec les interlocuteurs internes et externes
• Organisation et préparation logistique de réunions

Traitement des informations écrites et orales

• Assurer l’accueil téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Gérer, traiter, coordonner les courriers arrivés et départs
• Rédiger et mettre en forme les courriers et tout document (Word/Excel) et en assurer le suivi et le classement
• Rassembler les informations et les documents pour la constitution des dossiers nécessaires à la direction
• Gestion réactive du circuit de parapheur, leur suivi, leur contrôle

Tâches administratives

• Prise de note et rédaction de comptes-rendus
• Procéder à des triages par importance des informations mises à disposition pour les actions prioritaires (mails)
• Réalisation de tableau de bord
• Gestion des moyens matériels (notamment fournitures)
• Participer à d’autres missions du service en tant que besoin

La politique de recrutement de la Ville de Clichy vise à améliorer la représentation des personnes en situation de handicap au sein de ses effectifs.

Conditions Particulières

• Poste de catégorie B (titulaire ou contractuel) - Rémunération statutaire, régime indemnitaire, et prime de fin d’année – 25 CA et 12 RTT
• Participation mutuelle, prévoyance et frais de transports, carte restaurant, CNAS, prime annuelle...

Profil recherché

Votre Parcours

Vous êtes titulaire d’une formation en assistanat de direction (Bac+2 minimum) ou équivalent et disposez d’une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales. Vous possédez de solides compétences rédactionnelles et maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Vos Atouts

Organisé(e), méthodique et rigoureux(se), vous savez gérer les priorités et les urgences avec efficacité. Discret(e) et diplomate, vous faites preuve d’une grande capacité d’adaptation et savez travailler en autonomie dans un environnement dynamique et multi-tâches.

Votre Savoir-être

Doté(e) d’une excellente aisance relationnelle et orale, vous appréciez le travail en équipe et savez instaurer un climat de confiance avec vos interlocuteurs.