CHARGE D'ACCUEIL ET DE GESTION DU COURRIER REMPLACEMENT

Saintgenislaval; Laval; Sur place; EUR 20 000 - 25 000; Temps partiel

Résumé du poste

Saintgenislaval recrute un(e) Chargé(e) d'accueil pour gérer le courrier et accueillir les usagers. Le poste consiste à réceptionner, traiter et diffuser le courrier ainsi qu'à fournir un accueil téléphonique et physique de qualité.

Le candidat idéal doit être capable de travailler de manière autonome, posséder d'excellentes compétences relationnelles, ainsi qu'une bonne maîtrise du français à l'écrit comme à l'oral. Ce poste à temps partiel (18 heures par semaine) se situe à l'Hôtel de Ville.

Qualifications

• Capacité à gérer le courrier et les courriels efficacement.
• Excellentes compétences relationnelles et d'accueil.
• Bonne maîtrise des outils de documentation administrative.

Responsabilités

• Réception, traitement et diffusion du courrier et des courriels.
• Accueil des usagers et orientation vers les interlocuteurs appropriés.
• Reporting de l'activité et amélioration des procédures.

Connaissances

Gestion de courrier

Compétences relationnelles

Analyse et organisation

Maîtrise du français

Description du poste

Chargé d'accueil et de gestion du courrier (CDD Remplacement)

Responsable de la réception, du traitement et de la diffusion du courrier papier et des courriels adressés à la collectivité. Le/la chargé(e) contribue également à l'accueil physique et téléphonique des administrés ainsi qu'à l'accompagnement des usagers dans leurs démarches.

Cadre d’emploi et profil

• Direction : Direction Générale
• Service : Affaires Générales
• Type de poste : Permanent – CDD
• Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial
• Catégorie d’emploi : C
• Temps de travail : 18 heures hebdomadaires, organisées par demi-journées
• Lieu de travail : Hôtel de Ville
• Rémunération : Selon la grille indiciaire + IFSE
• Expérience : Débutant à confirmé
• Possibilité de télétravail : Non
• Dispositions particulières : Participation à la continuité du service public ; respect des obligations de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Missions principales

1. Gestion et diffusion du courrier papier
   Réception, analyse et tri des courriers entrants pour assurer un traitement rapide. Numérisation, enregistrement et orientation des documents en lien avec la Direction Générale et le Cabinet. Gestion du courrier sortant, suivi des affranchissements et relations avec La Poste.
2. Traitement et orientation des courriels
   Analyse et orientation des courriels adressés à la collectivité, en veillant à leur diffusion correcte. Enregistrement des demandes dans les outils métiers et rédaction des éléments de description nécessaires au suivi. Garantie de la qualité, de la réactivité et de la fiabilité du traitement des sollicitations des usagers.
3. Accueil et accompagnement des usagers
   Accueil physique et téléphonique ponctuel des administrés avec réponses de premier niveau. Orientation vers les interlocuteurs compétents selon la nature et le degré d’urgence des demandes. Contribution à l’image de la collectivité par un accueil de qualité et une relation usager adaptée.
4. Fonctionnement transversal du service
   Reporting régulier de l'activité et communication des difficultés rencontrées à la hiérarchie. Classement, archivage des dossiers et amélioration continue des procédures. Développement de relations de travail transversales pour favoriser la circulation de l’information.

Missions secondaires

• Participation aux missions ponctuelles du service Affaires Générales.
• Contribution à l’organisation des scrutins électoraux et aux opérations liées aux élections.
• Participation ponctuelle à certaines démarches simples relevant de l’état civil.
• Assurance de la continuité du service en fonction des besoins et des priorités de la collectivité.

Compétences et qualifications

• Capacité à gérer le courrier et les courriels de façon efficace et confidentielle.
• Bonne maîtrise des outils métiers et de la documentation administrative.
• Excellente capacité d'analyse, d’organisation et de prise d’initiative.
• Excellentes compétences relationnelles et aptitude à l’accueil des usagers.
• Connaissances en classement, archivage et amélioration continue des procédures sont un atout.
• Maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral.