Assistant(e) de gestion des ressources humaines

Académie de Versailles; Guyancourt; Sur place; EUR 25 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Académie de Versailles recrute un Assistant(e) de gestion des ressources humaines pour assurer l’assistanat polyvalent du service RH.

Vous gérerez les actes administratifs, suivrez les dossiers des agents et contribuerez à l’élaboration des documents et des indicateurs RH tout en garantissant confidentialité et rigueur.

Qualifications

• Formation en Gestion Administrative, en Ressources Humaines ou en Droit serait appréciée.
• Expérience d’au moins 5 ans dans une fonction similaire, dans le domaine des ressources humaines et/ou de l’administration générale.
• Compétences rédactionnelles et de communication écrite et orale exigées.
• Connaissance de la fonction publique d’État serait un plus.

Responsabilités

• Assurer l’assistanat polyvalent du service des Ressources Humaines en binôme avec un autre gestionnaire.
• Gérer et suivre les agents du service décentralisé : actes administratifs, contrats, avenants, attestations, etc.
• Suivre les échéances: fin de période d’essai, renouvellements, entretiens professionnels.
• Veiller à l’archivage et à la bonne gestion du courrier et des mails.
• Mettre à jour les tableaux de bord RH et les listes de diffusion.

Connaissances

Processus RH

Rigueur et organisation

Gestion du temps

Discrétion et confidentialité

Formation

Bac à Bac+2

Outils

Word

Excel

Outlook

PowerPoint

Canva

Description du poste

Le GIP-FCIP (Formation Continue et Insertion Professionnelle) de l’académie de Versailles recrute un ou une Assistant(e) de gestion des ressources humaines.

Vous assurez l’assistanat polyvalent du service des Ressources Humaines en binôme avec un autre gestionnaire.

Au quotidien, vous assurez la gestion et le suivi des agents d'un service déconcentré avec la réalisation d’actes administratifs dans le respect des règles, des techniques et la mise en application des procédures internes.

Activités principales

Gestion et suivi des personnels

• Assurer le suivi administratif des personnels au niveau des entités de la DRAFPIC et du GIP en lien avec les arrivées, la gestion de carrière et les départs des agents
• Etablir et mettre en forme des documents administratifs (contrats, avenants, attestations, ordres de mission, …)
• Suivre les échéances (fin de période d’essai, renouvellements de contrats, entretiens professionnels, …)
• Veiller à l’archivage des pièces administratives, des mails et des courriers, gestion du mail générique
• Mettre à jour les tableaux de bord, indicateurs RH, annuaires et listes de diffusion
• Participer à l’organisation et à la logistique des réunions, instances, entretiens, élections professionnelles
• Assurer le suivi administratif et logistique des entrées et les sorties
• Traiter les sollicitations entrantes de son périmètre selon les procédures et outils en vigueur pour la gestion du temps et des absences, l’interface avec les interlocuteurs (chefs de service, agents, services gestionnaires). Le cas échéant, les réorienter et alerter.

Recrutement et intégration des nouveaux agents

• Apporter un appui aux opérations de recrutement au fil de l’eau
• Publier les offres d’emploi en interne et sur les plateformes dédiées
• Gérer les candidatures et les échanges avec les candidats (accusés de réception, classement, planification des entretiens, accueil téléphonique et physique, collecte des pièces administratives, préparation des offres financières, réponses négatives, …)
• Préparer l’accueil et l’intégration des nouveaux arrivants (logistique : badges, kit de bienvenue, communication interne, …)
• Participation à des salons d’emploi ou des job-dating

Formation et accompagnement des parcours professionnels des agents

• Relayer les propositions de formation auprès des agents et procéder aux inscriptions si nécessaire, mettre à jour le plan de développement des compétences
• Traiter les entretiens d’évaluation professionnelle annuels et recenser les besoins de formation
• Contribuer à la collecte des données statistiques pour la réponse aux enquêtes et comités
• Préparer des communications internes en concertation avec le chef de service et les chargés de mission

Cette liste est non exhaustive. D’autres missions pourront être définies et intégrées, selon les besoins du service et l’évolution de la structure.

Spécificité du poste

• Conditions particulières d’exercice :

Le poste implique une souplesse horaire et une capacité d’adaptation dans l’organisation du travail, en particulier lors des périodes de forte activité (pics de recrutement, instances du GIP, …) dans le respect des échéances et des délais imposés par le calendrier institutionnel.

• Type de contrat : Contrat de Droit Public en CDD (1 an, renouvelable) sur emploi permanent

Formations et qualifications nécessaires :

Une formation en Gestion Administrative, en Ressources Humaines ou en Droit serait appréciée. Également, des qualités rédactionnelles et de communication verbale sont exigées.

Diplôme : Bac à Bac+2, souhaité BAC 2+.

Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans une fonction similaire, dans le domaine de la gestion des ressources humaines et/ou administration générale

Type de parcours académique souhaité : Bac général, BTS (Support à l’Action Managériale SAM ; Gestion de la PME GPME entre autres)

Compétences professionnelles souhaitées

Connaissances, savoir

• Maîtrise des processus RH (recrutement, gestion et administration du personnel, formation, …)
• Connaissance de la fonction publique d’Etat serait un plus.

Savoir-faire

• Solide maîtrise des outils bureautique, outils collaboratifs, et de messagerie : Word (compétences en publipostage), Excel (traitement de bases de données et fonctions avancées), Outlook, Powerpoint et Canva (un plus)
• Maîtrise approfondie de la réglementation RH
• Capacité à utiliser les outils de gestion du temps et à produire des tableaux de bords RH
• Capacité à analyser des données RH et à contribuer à des rapports ou enquêtes réglementaires (bilan social, emploi handicap, travailleurs étrangers en France, etc.)
• Maîtrise de l’expression orale et qualités rédactionnelles confirmées (courriers, attestations, notes, etc.)
• Savoir prioriser ses tâches et respecter des délais réglementaires stricts
• Forte autonomie dans l’organisation du travail, tout en rendant compte à la hiérarchie
• Concevoir des supports de suivi et de gestion (être force de proposition sur ces missions)

Savoir être

• Savoir rendre compte et alerter
• Sens relationnel et diplomatie
• Confidentialité et discrétion
• Rigueur, méthode et capacité de priorisation
• Capacité de travailler en équipe