Assistant(e) DGST (H/F)

Ville de Manosque; Manosque; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

La Ville de Manosque recrute un Assistant du directeur général des services techniques.

Vous serez le bras droit administratif, chargé de l'organisation, du suivi des dossiers, de la rédaction et de la diffusion des comptes rendus, et de la circulation de l'information entre les services.

Idéalement Bac+2 en assistanat; expérience appréciée; poste en environnement public exigeant confidentialité et sens du service public.

Qualifications

• Formation minimale Bac+2 en assistanat ou gestion administrative.
• Expérience en assistanat de direction ou gestion administrative appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et organisation de réunions.

Responsibilities

• Gérer l agenda du DGST, RDV et déplacements.
• Organiser réunions et préparer les éléments nécessaires.
• Rédiger les comptes rendus et les diffuser.
• Suivre administrativement les dossiers du DGST.
• Faciliter la circulation de l'information entre les services.
• Accueillir et renseigner les interlocuteurs téléphoniques.
• Rédiger et mettre en forme courriers et notes internes.
• Mettre à jour plannings, tableaux de bord et calendriers.
• Classement et archivage des dossiers.
• Contribuer au fonctionnement administratif de la Direction.
• Veiller au cadre juridique et réglementaire utile.

Skills

Organisation

Anticipation

Rédaction

Gestion d'agenda

Planification

Communication

Discrétion

Equipe

Bureautique

Gestion de projets

Education

Bac+2 assistanat/gestion administrative

Tools

Microsoft Office

Microsoft Project

Asana

Trello

Planner

Outlook

Excel

Job description

MISSION GENERALE

Vous êtes organisé, vous savez anticiper, coordonner et gérer plusieurs priorités à la fois ? Vous avez envie de faciliter le quotidien d’une direction et d’occuper un poste au cœur de son fonctionnement ?

La Ville de Manosque recrute son futur Assistant du directeur général des services techniques.

Véritable bras droit administratif du DGST, vous l’accompagnez dans l’organisation, la coordination et le suivi de son activité. Vous facilitez la circulation de l’information et contribuez directement à la fluidité et à l’efficacité de la Direction Générale des Services Techniques.

Que vous soyez en début de parcours professionnel, avec de bonnes bases administratives et l’envie de développer vos compétences, ou que vous disposiez déjà d’une expérience confirmée en assistanat de direction, votre candidature nous intéresse.

Votre Rôle

Au quotidien, vous êtes le point d’appui du DGST pour la gestion de son agenda, l’organisation de ses réunions, le suivi de ses dossiers et la transmission des informations.

Vous êtes également un interlocuteur privilégié des directeurs, des chefs de service et des différents services de la collectivité, ainsi que des partenaires et interlocuteurs extérieurs.

Un poste transversal, au cœur de la Direction Générale des Services Techniques, qui vous permettra d’intervenir sur des sujets nombreux et variés.

Missions Principales

Vous serez notamment chargé de :

• gérer et anticiper l’agenda du DGST, ses rendez-vous et ses déplacements ;
• organiser les réunions et préparer l’ensemble des éléments nécessaires : invitations, ordres du jour, dossiers, documents et feuilles de présence ;
• rédiger les comptes rendus et en assurer la diffusion après validation ;
• assurer le suivi administratif des différents dossiers du DGST ;
• faciliter la circulation de l’information entre le DGST, les directeurs, les chefs de service et les différents services ;
• assurer l’accueil téléphonique, renseigner les interlocuteurs et les orienter vers les personnes compétentes ;
• rédiger et mettre en forme les courriers, notes internes, comptes rendus et supports de présentation ;
• centraliser et suivre les courriers et parapheurs ;
• mettre à jour les outils de pilotage de la Direction : plannings, tableaux de bord, calendriers, organigrammes ;
• assurer le classement, l’archivage et la bonne gestion documentaire des dossiers ;
• contribuer à l’organisation administrative et au bon fonctionnement de la Direction ;
• participer à la veille juridique, réglementaire et informationnelle utile à l’activité du DGST et de la Direction.

Votre profil

Vous êtes titulaire au minimum d’une formation de niveau Bac+2 en assistanat, gestion administrative ou équivalent.

Une première expérience en assistanat de direction ou en gestion administrative est appréciée.

Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et êtes à l’aise avec la gestion administrative, l’organisation de réunions et de rendez-vous, le suivi d’agendas et de plannings ainsi qu’avec la gestion simultanée de plusieurs sollicitations.

Vous maîtrisez les outils bureautiques courants, en particulier :

• Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook ;
• la rédaction et la mise en forme de courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
• la gestion d’agendas, de réunions et de rendez-vous ;
• l’élaboration et le suivi de plannings, tableaux de bord et calendriers ;
• les méthodes de classement, d’archivage et de gestion documentaire.

Une aisance avec les outils collaboratifs, de planification ou de gestion de projets est également appréciée.

La connaissance de Microsoft Project ou d’un outil équivalent comme Asana, Trello, Planner ou toute autre solution de gestion de tâches et de projets constitue un plus.

Vous Avez Idéalement Une Bonne Compréhension Du Cadre Institutionnel Et Du Fonctionnement Des Collectivités Territoriales Constituera Un Véritable Atout, Notamment Concernant

• l’organisation et le fonctionnement d’une collectivité territoriale ;
• le rôle des élus, de la Direction Générale et des différents services ;
• l’environnement administratif et institutionnel territorial ;
• les principaux circuits de décision et de validation ;
• les relations entre collectivités, partenaires institutionnels et acteurs locaux ;
• plus largement, l’environnement juridique et réglementaire des collectivités territoriales.

Les qualités qui feront la différence

Pour Réussir Dans Ce Poste, Vous Êtes

• organisé, méthodique et rigoureux ;
• capable d’anticiper et de gérer les priorités ;
• doté de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles ;
• réactif et adaptable ;
• autonome, tout en appréciant le travail en équipe ;
• attaché au sens du service public ;
• discret et particulièrement vigilant quant à la confidentialité des informations traitées ;
• capable de conserver votre sang-froid dans un environnement où les sollicitations peuvent être nombreuses.