Assistant(e) de Direction Exécutive – Leadership & Coordination

Mars; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 52 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prime d’entreprise

Résumé du poste

Mars PetFood France recherche un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e) pour assurer le support quotidien de la Leadership Team France Benelux et faciliter la communication interne. Vous gérerez les agendas, organiserez les déplacements et les événements, et suivrez les dossiers administratifs au quotidien.

Ce poste exige une maîtrise avancée des outils bureautiques, une expérience en milieu international et un anglais professionnel courant, avec une capacité à travailler en équipe dans un

Qualifications

• Maîtrise avancée de la bureautique et des outils collaboratifs.
• Expérience significative en assistanat de direction de haut niveau (Comex/Codir) ou Office Management.
• Connaissance des processus d'achat, de facturation et de gestion de budgets.
• Gestion d’agendas complexes et déplacements internationaux.
• Expérience en milieu international.

Responsabilités

• Gestion des agendas (LT & Cluster Leader).
• Planification et arbitrages : Gestion annuelle des dates clés, traitement des priorités et résolution proactive des conflits d'agendas.
• Agenda du Cluster Leader : Tenue complète, planification des rendez-vous et des temps de préparation, coordination FR/EU en temps réel et lien avec les organismes externes (Ilec...).
• Efficacité au quotidien : Support direct au Cluster Leader et propositions pour optimiser le fonctionnement de la direction.
• Logistique, événements et administration au quotidien
• Déplacements et événements : Organisation logistique des séminaires, déplacements individuels/collectifs et visites de marché (France, Belgique, Pays-Bas).
• Support administratif : Gestion des notes de frais, validation MyTime, courriers, suivi des dossiers de signatures et traductions.
• Intégration : Coordination des programmes d'accueil (induction) des nouveaux membres de la LT.
• Gestion de projets spécifiques (Crise, Juridique & Achats)
• Gestion de crise (CMT) : Support au CMT Project Manager (organisation des réunions, rédaction des comptes-rendus, mises à jour du portail et des formations Calm).
• Soutien Juridique : Planification des formations au droit de la concurrence et préparation des délégations de pouvoirs.
• Événements Petcare : Envoi des invitations, gestion technique et diffusion des enregistrements sur les espaces partagés.
• Achats et commandes : Saisie dans Ariba/Candex (création fournisseurs, suivi et approbation des factures), commandes de fournitures et abonnements.
• Vie du site, communication et informatique
• Logistique sur site : Accueil des visites, réservation des salles sur site, gestion de la navette Gare-Saint Denis de lHotel (STD) et organisation des petits-déjeuners des nouveaux arrivants.
• Environnement de travail : Veille à l'état des bureaux, application de la clean desk policy et signalement des incidents de maintenance.
• Gestion de l'information : Rédaction des communications internes (travaux, sécurité), mise à jour des listes de diffusion, administration des Sharepoints/Teams et du guide des sites Mars (Units Guide).
• Support IT : Assistance technique de premier niveau, lien avec l'IT pour les Town Halls de la LT et participation active à l'IT Forum.

Connaissances

Anglais courant

Bilingue

Gestion administrative

Formation

Bac+2 Assistantat de Direction / bilingue

Outils

MS Office

Teams

SharePoint

Ariba/Candex

MyTime

NDF

Description du poste

Mars PetFood France recherche un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e) pour assurer le support quotidien de la Leadership Team France Benelux et faciliter la communication interne. Vous gérerez les agendas, organiserez les déplacements et les événements, et suivrez les dossiers administratifs au quotidien.

Ce poste exige une maîtrise avancée des outils bureautiques, une expérience en milieu international et un anglais professionnel courant, avec une capacité à travailler en équipe dans un