Assistant(e) de direction F/H/X

Mars; Orléans; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Mars PetFood France recrute un(e) Assistant(e) de direction pour assurer le support opérationnel quotidien des membres de la Leadership Team France Benelux et faciliter la communication interne.

Le poste implique la gestion d’agendas complexes, des déplacements internationaux et la coordination de projets transfrontaliers, avec maîtrise d’Ariba/Candex et des outils collaboratifs. Localisation: Paris ou Saint-Denis de lHotel, CDI.

Qualifications

• Bac+2 en Assistanat de Direction ou équivalent privilégié.
• Anglais professionnel courant requis (écrit et oral).
• Maîtrise avancée de la bureautique et des outils collaboratifs (MS Office, Teams, SharePoint).
• Expérience significative en assistanat de direction de haut niveau (Comex/Codir) ou Office Management.
• Gestion d’agendas complexes et déplacements internationaux; organisation d’événements.
• Connaissance des processus d’achat/facturation (Ariba/Candex) et tâches administratives.
• Gestion d’informations confidentielles et coordination de projets (crise/juridique).

Responsibilities

• Gestion des agendas (LT & Cluster Leader)
• Planification et arbitrages des dates clés et priorités
• Coordination FR/EU et liaison avec organismes externes
• Support administratif et logistique au quotidien
• Organisation d’événements et déplacements
• Gestion des notes de frais, MyTime et signatures
• Intégration et onboarding des nouveaux membres LT
• Gestion de projets spécifiques (Crise, Juridique & Achats)
• Soutien IT et coordination des Town Halls

Skills

Assistant de direction expérimenté

Gestion d'agendas

Anglais courant

Education

Bac+2 Assistanat de Direction

Tools

MS Office

Teams

SharePoint

Ariba

Candex

MyTime

NDF

Job description

Job Description

Location: Paris ou Saint Denis de l'Hotel (30 min d'Orléans)

Entité: Mars PetFood France

Type de contrat: CDI

Ce poste a pour mission d'assurer le support opérationnel quotidien des membres de la Leadership Team France Benelux et de faciliter la communication interne. En gérant efficacement les relations et le suivi entre les associés, ce rôle contribue à la fluidité des échanges et à la bonne image de la société et du Groupe Mars, tant en interne qu'auprès des partenaires externes.

Quel profil recherchons-nous?

• Cursus : Bac+2 (Assistanat de Direction / bilingue) ou expérience équivalente privilégiée.
• Langues : Anglais professionnel courant (écrit et oral) indispensable.
• Outils : Maîtrise avancée de la bureautique et des outils collaboratifs (MS Office, Teams, Sharepoint
• Expérience : Expérience significative en assistanat de direction de haut niveau (Comex/Codir) ou en Office Management, idéalement en milieu international.
• Expertise logistique : Maîtrise de la gestion d’agendas complexes, des déplacements internationaux et de l’événementiel.
• Outils de gestion : Pratique des processus d'achat, de facturation (Ariba/Candex) et des tâches de support administratif (MyTime, NDF).
• Gestion transverse : Expérience en gestion d'informations confidentielles, support de premier niveau (IT/logistique de site) et coordination de projets (crise/juridique).

Quelles seront vos principales responsabilités?

• Gestion des agendas (LT & Cluster Leader)
• Planification et arbitrages : Gestion annuelle des dates clés, traitement des priorités et résolution proactive des conflits d'agendas.
• Agenda du Cluster Leader : Tenue complète, planification des rendez-vous et des temps de préparation, coordination FR/EU en temps réel et lien avec les organismes externes (Ilec...).
• Efficacité au quotidien : Support direct au Cluster Leader et propositions pour optimiser le fonctionnement de la direction.
• Logistique, événements et administration au quotidien
• Déplacements et événements : Organisation logistique des séminaires, déplacements individuels/collectifs et visites de marché (France, Belgique, Pays-Bas).
• Support administratif : Gestion des notes de frais, validation MyTime, courriers, suivi des dossiers de signatures et traductions.
• Intégration : Coordination des programmes d'accueil (induction) des nouveaux membres de la LT.
• Gestion de projets spécifiques (Crise, Juridique & Achats)
• Gestion de crise (CMT) : Support au CMT Project Manager (organisation des réunions, rédaction des comptes-rendus, mises à jour du portail et des formations Calm).
• Soutien Juridique : Planification des formations au droit de la concurrence et préparation des délégations de pouvoirs.
• Événements Petcare : Envoi des invitations, gestion technique et diffusion des enregistrements sur les espaces partagés.
• Achats et commandes : Saisie dans Ariba/Candex (création fournisseurs, suivi et approbation des factures), commandes de fournitures et abonnements.
• Vie du site, communication et informatique
• Logistique sur site : Accueil des visites, réservation des salles sur site, gestion de la navette Gare-Saint Denis de l'Hotel (STD) et organisation des petits-déjeuners des nouveaux arrivants.
• Environnement de travail : Veille à l'état des bureaux, application de la clean desk policy et signalement des incidents de maintenance.
• Gestion de l'information : Rédaction des communications internes (travaux, sécurité), mise à jour des listes de diffusion, administration des Sharepoints/Teams et du guide des sites Mars (Units Guide).
• Support IT : Assistance technique de premier niveau, lien avec l'IT pour les Town Halls de la LT et participation active à l'IT Forum.

Ce que vous pouvez attendre Mars?

• Travaillez avec plus de 140 000 associés diversifiés et talentueux, tous guidés par les cinq principes.
• Rejoignez une entreprise motivée, où nous nous efforçons de construire le monde que nous voulons demain, aujourd’hui.
• Un soutien de premier ordre en matière d’apprentissage et de développement dès le premier jour, y compris l’accès à notre université interne Mars.
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