Assistant(e) de direction F/H/X

Mars; Saint-Ouen-l'Aumône; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime annuelle

Accès à l’université interne Mars

Job summary

Mars PetFood France recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour assurer le support opérationnel quotidien de la Leadership Team France Benelux et faciliter la communication interne. Poste basé à Paris ou Saint Denis de l'Hôtel (30 min d’Orléans), CDI, bilingue et anglophone.

Vous gérerez les agendas, les déplacements internationaux et les événements, assurerez le support administratif et le suivi des dossiers. Expérience en milieu international et maîtrise des outils bureautiques exigées.

Qualifications

• Bac+2 ou équivalence privilégiée pour un poste d’assistant de direction ou office management de haut niveau.
• Anglais professionnel courant (écrit et oral) indispensable.
• Maîtrise avancée de la bureautique et des outils collaboratifs (MS Office, Teams, Sharepoint).
• Expérience significative en assistanat de direction de haut niveau (Comex/Codir) ou en Office Management, idéalement en milieu international.
• Expertise logistique: gestion d’agendas complexes, déplacements internationaux et événementiel.
• Connaissance des processus d’achat et de facturation (Ariba/Candex) et outils de support administratif (MyTime, NDF).

Responsibilities

• Gestion des agendas (LT & Cluster Leader) et arbitrages annuels.
• Organisation logistique des déplacements et événements (France et international).
• Support administratif: notes de frais, courriers, suivi de signatures et traductions.
• Intégration et accueil des nouveaux membres de la LT; rédaction et diffusion de communications internes.
• Gestion de crise, soutien juridique et achat (planning formations et délégations de pouvoirs).
• Support IT et administration des espaces SharePoint/Teams et guides Mars.

Skills

Anglais courant

Gestion d agendas

Gestion d'informations confidentielles

Coordination de projets

Education

Bac+2 (Assistanat de Direction / bilingue)

Tools

MS Office

Teams

Sharepoint

Ariba/Candex

MyTime

NDF

Job description

Job Description:

Location: Paris ou Saint Denis de l'Hotel (30 min d'Orléans)

Entité: Mars PetFood France

Type de contrat: CDI

Ce poste a pour mission d'assurer le support opérationnel quotidien des membres de la Leadership Team France Benelux et de faciliter la communication interne. En gérant efficacement les relations et le suivi entre les associés, ce rôle contribue à la fluidité des échanges et à la bonne image de la société et du Groupe Mars, tant en interne qu'auprès des partenaires externes.

Quel profil recherchons-nous?

• Cursus : Bac+2 (Assistanat de Direction / bilingue) ou expérience équivalente privilégiée.
• Langues : Anglais professionnel courant (écrit et oral) indispensable.
• Outils : Maîtrise avancée de la bureautique et des outils collaboratifs (MS Office, Teams, Sharepoint
• Expérience : Expérience significative en assistanat de direction de haut niveau (Comex/Codir) ou en Office Management, idéalement en milieu international.
• Expertise logistique : Maîtrise de la gestion d’agendas complexes, des déplacements internationaux et de l’événementiel.
• Outils de gestion : Pratique des processus d'achat, de facturation (Ariba/Candex) et des tâches de support administratif (MyTime, NDF).

• Gestion transverse : Expérience en gestion d'informations confidentielles, support de premier niveau (IT/logistique de site) et coordination de projets (crise/juridique).

Quelles seront vos principales responsabilités ?

1. Gestion des agendas (LT & Cluster Leader)

• Planification et arbitrages : Gestion annuelle des dates clés, traitement des priorités et résolution proactive des conflits d'agendas.
• Agenda du Cluster Leader : Tenue complète, planification des rendez-vous et des temps de préparation, coordination FR/EU en temps réel et lien avec les organismes externes (Ilec...).
• Efficacité au quotidien : Support direct au Cluster Leader et propositions pour optimiser le fonctionnement de la direction.

2. Logistique, événements et administration au quotidien

• Déplacements et événements : Organisation logistique des séminaires, déplacements individuels/collectifs et visites de marché (France, Belgique, Pays-Bas).
• Support administratif : Gestion des notes de frais, validation MyTime, courriers, suivi des dossiers de signatures et traductions.
• Intégration : Coordination des programmes d'accueil induction des nouveaux membres de la LT.

3. Gestion de projets spécifiques (Crise, Juridique & Achats)

• Gestion de crise (CMT) : Support au CMT Project Manager (organisation des réunions, rédaction des comptes-rendus, mises à jour du portail et des formations Calm).
• Soutien Juridique : Planification des formations au droit de la concurrence et préparation des délégations de pouvoirs.
• Événements Petcare : Envoi des invitations, gestion technique et diffusion des enregistrements sur les espaces partagés.
• Achats et commandes : Saisie dans Ariba/Candex (création fournisseurs, suivi et approbation des factures), commandes de fournitures et abonnements.

4. Vie du site, communication et informatique

• Logistique sur site : Accueil des visites, réservation des salles sur site, gestion de la navette Gare-Saint Denis de l'Hotel (STD) et organisation des petits-dejeuners des nouveaux arrivants.
• Environnement de travail : Veille à l'état des bureaux, application de la clean desk policy et signalement des incidents de maintenance.
• Gestion de l'information : Rédaction des communications internes (travaux, sécurité), mise à jour des listes de diffusion, administration des Sharepoints/Teams et du guide des sites Mars (Units Guide).
• Support IT : Assistance technique de premier niveau, lien avec l'IT pour les Town Halls de la LT et participation active à l'IT Forum.

Ce que vous pouvez attendre Mars?

• Travaillez avec plus de 140 000 associés diversifiés et talentueux, tous guidés par les cinq principes.
• Rejoignez une entreprise motivée, où nous nous efforçons de construire le monde que nous voulons demain, aujourd’hui.
• Un soutien de premier ordre en matière d’apprentissage et de développement dès le premier jour, y compris l’accès à notre université interne Mars.
• Un salaire et des avantages sociaux compétitifs dans l’industrie, y compris une prime de l’entreprise.

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