Assistant·e de direction du sous-préfet - Gestionnaire-instructeur·trice de dossiers (H/F)

Préfecture de l'Ain; Belley; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

La Préfecture de l'Ain recherche un(e) assistant(e) du sous-préfet pour assurer l'accueil, les tâches administratives et l'organisation quotidienne. Vous gérez l'accueil physique et téléphonique, rédigez des courriers simples, préparez les invitations et assurez la gestion de l'agenda et des déplacements.

Vous assemblez les dossiers pour les sorties, suivez les crédits et les subventions, et assurez la liaison avec les services déconcentrés.

Qualifications

• Expérience en secrétariat/administratif souhaitée.
• Bonne maîtrise du pack Office et rédaction de documents.
• Discrétion et sens de l'organisation exigés.

Responsibilities

• Assurer l'accueil et le filtrage des interlocuteurs.
• Rédiger des courriers simples et invitations.
• Gérer l'agenda et les déplacements du sous-préfet.
• Constituer les dossiers et préparer les notes pour les sorties du sous-préfet.
• Suivre les dossiers des expulsions locatives et les subventions.

Skills

Accueil clientèle

Rigueur administrative

Organisation

Discrétion

Education

Baccalauréat

Tools

Pack Office

Job description

Vos activités principales
En tant qu’assistante/assistant du sous-préfet, il/elle a en charge:

• l’accueil physique et téléphonique, le filtrage des interlocuteurs,
• l’assistance administrative: rédaction de courriers simples et d’invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies…) ,
• la gestion de l’agenda du sous-préfet,
• la gestion de ses déplacements (réservations train et hôtel) ,
• la constitution des dossiers pour les sorties et rendez-vous du sous-préfet avec demande de notes aux services

Elle/il a en charge les dossiers de distinctions honorifiques proposés par le sous-préfet.
Elle/Il a en charge la gestion des moyens et du budget de la sous-préfecture en tant que service prescripteur (commandes et suivi des crédits) en lien avec le secrétariat général commun (SGC01) .

En tant que gestionnaire instructrice/instructeur administratif des dossiers des expulsions locatives de l’arrondissement, elle/il gère:

• l’instruction des dossiers,
• le secrétariat des commissions CCAPEX: veille au respect des échéanciers, prépare et notifie les comptes-rendus et les décisions individuelles,
• les courriers et relations téléphoniques courantes avec les demandeurs et interlocuteurs concernés,
• la production des statistiques administratives,
• la veille juridique sur le sujet des expulsions locatives et la bonne application des directives nationales, le travail en réseau avec la DDETS et les gestionnaires des autres arrondissements.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Disponibilité nécessaire, réactivité, organisation, rigueur, nécessité de discrétion liée à la nature du poste occupé.

Votre environnement professionnel

. Activités du service

A l’échelle de l’arrondissement:

• Traitement des manifestations sportives ;
• Conseil et accompagnement des collectivités, instruction des demandes de subventions (DETR, DSIL) ;
• Contrôle et suivi des ERP, sous commission camping ;
• Prévention des expulsions locatives ;
• Participation à la gestion locale de crises (un référent GLC en sous préfecture) ;
• Ingénierie territoriale (accompagnement des projets sur le territoire) ;
• Suivi de la politique de la ville, sécurité des manifestations sur l’arrondissement ;
• Prévention de la délinquance (CLSPD) , suivi de la sécurité publique à l’échelle de l’arrondissement ( réunions trimestrielles avec les forces de sécurité) .

A l’échelle du département:

• Greffe des associations ;
• Taxis/VTC ;
• Agrément gardes particuliers et policiers municipaux ;
• Mission ruralité et développement économique

. Composition et effectifs du service

2 cadre A – 3 cadre B – 3 cadre C – 3 agents de la filière technique

. Liaisons hiérarchiques

Sous-Préfet , Secrétaire Général

. Liaisons fonctionnelles

Collectivités locales, Préfecture de l’ Ain, Services de l’État

Conditions particulières d'exercice

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture de l'Ain

Préfecture de l'Ain