Agent polyvalent standard/loge site préfecture et accueil DDI (H/F)

Préfecture de l'Ain; Bourg-en-Bresse; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

La Préfecture de l'Ain recherche un agent pour l’accueil et le standard, assurant l’accueil des usagers et le transfert des communications vers les services compétents. Vous contribuerez à la continuité des liaisons gouvernementales et participerez à la gestion du courrier et des outils internes.

Vous interviendrez sur des cycles de travail et assurerez le remplacement ponctuel des agents loge/courrier, tout en veillant à la qualité du service et au respect des procédures internes.

Responsibilities

• Accueil et traitement des appels du standard de la préfecture
• Transférer les messages reçus sur la BAL structurelle «courrier» aux services compétents
• Gestion du Système CASTEL (interphone portillon loge): répondre aux sonneries
• Remplacement en cas de nécessité de l’agent loge/courrier de la préfecture ou de l’agent d’accueil dans les DDI: accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du courrier entrant et sortant
• Assurer en cas de besoin un appui logistique pour le service: navette courrier préfecture/DDI, circuits parapheurs au cabinet et acheminement du courrier entrant à la direction du SGCD, assistance pour le convoyage des véhicules au garage

Skills

Accueil téléphonique

Gestion du standard

Communication générale

Documentation des procédures

Job description

Vos activités principales:
Sous l’autorité directe du (de la) chef(fe) d’unité logistique et moyens généraux, l’agent assure les tâches suivantes:
Accueil et traitement des appels du standard de la préfecture:

• Accueillir de façon personnalisée, puis acheminer les communications téléphoniques destinées à la préfecture vers le service compétent ou réorienter, le cas échéant, les appels vers les autres services concernés de l’ATE ou hors ATE (nécessité de connaître leurs missions) ;
• Communiquer des informations générales aux usagers de la préfecture;
• Assurer le transfert des lignes téléphoniques dans le cadre de la mutualisation du standard téléphonique avec celui de la préfecture du Rhône;
• Garantir la continuité des liaisons gouvernementales;
• Documenter et mettre à jour les procédures d’exploitation et outils du standard ( annuaires, tableau synoptique, etc.) ;
• Mettre en œuvre et respecter les engagements de la charte Quali-Ate, relatifs au fonctionnement du standard téléphonique et des procédures internes;
• Veiller au bon fonctionnement des moyens opérationnels du standard (autocommutateur, réseau de commandement…) en coopération avec le BISIC.

Gestion de la BAL structurelle de la préfecture «[e-mail]»

• Transférer les messages reçus sur la BAL structurelle «courrier» aux services compétents.

Gestion du Système CASTEL (interphone portillon loge): répondre aux sonneries sur le système CASTEL dans les périodes de fermeture de la loge.

Vos activités secondaires:

Remplacement en cas de nécessité de l’agent loge/courrier de la préfecture ou de l’agent d’accueil dans les DDI: accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du courrier entrant et sortant.

Assurer en cas de besoin (et sans nuire à la continuité du standard) un appui logistique pour le service: navette courrier préfecture/DDI, circuits parapheurs au cabinet et acheminement du courrier entrant à la direction du SGCD, assistance pour le convoyage des véhicules au garage.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Le standard de la préfecture de l’Ain est activé de 7h45 à 19h45, du lundi au vendredi (sauf jours fériés) . En dehors de ces horaires, les appels sont renvoyés à la préfecture de région au standard du Rhône. Pour les nécessités de service, les agents affectés au standard bénéficient de trois cycles de travail:

• un commence à 7h30 et se termine dès lors que la durée journalière légale de travail prévoyant une pause méridienne de 45 mn est échue (ex: à partir de 15h51 pour un agent à 7h36 /jour)
• un autre se poursuit jusqu’à 19h45, l’heure de début variant en fonction de la durée journalière légale de travail de l’agent (ex: à partir de 12h09 pour un agent à 7h36 /jour incluant un temps de pause de courte durée de 20mn)
• un cycle classique en journée selon les horaires fixes et variables dans les conditions définies par le règlement

Les agents du standard s’organisent par roulement à la semaine.

En raison de l’impératif de continuité des liaisons gouvernementales, la participation à un cycle d’astreinte de 7 jours organisé entre les agents du standard est prévue. Un agent d’astreinte est désigné par semaine et doit pouvoir rejoindre la préfecture à toute heure en 1h maximum s’il est rappelé.

Le standard demeure ouvert les jours de fermeture obligatoire de la préfecture, afin d’assurer la continuité des liaisons gouvernementales. Cette journée est comptabilisée comme un jour normal de travail.

Permis B souhaité.

Profil recherché

Votre environnement professionnel

• Activités du service:

Le secrétariat général commun départemental (SGCD) assure l’ensemble des fonctions support pour la préfecture et les 3 directions départementales interministérielles (DDT, DDETS et DDPP) . Il comprend 5 bureaux: le bureau interministériel des ressources humaines (BIRH) , le bureau interministériel de la prévention, de la formation et de l'action sociale (BIPFAS) , le bureau interministériel du budget, des finances et de la politique immobilière (BIBFPI) , le bureau interministériel de la logistique et de la gestion bâtimentaire (BILGB) , le bureau interministériel des systèmes d’information et de communication (BISIC) .

Au sein du SGCD, le BILGB a pour missions:

• de gérer le patrimoine immobilier des DDI, de la préfecture et des sous-préfectures, ainsi que les résidences des autorités préfectorales;
• de veiller à procurer aux services bénéficiaires les ressources et moyens matériels nécessaires à leur bon fonctionnement;
• d’assurer la continuité de l’accueil physique et téléphonique des usagers, et la gestion du courrier.
• Composition et effectifs du service:

Le BILGB comprend 18 agents dont 1 chef de bureau et 1 archiviste. Il est structuré en deux unités: 10 agents au sein de l’unité logistique moyens généraux dont la cheffe d'unité et 6 agents au sein de l’unité gestion bâtimentaire dont le chef d’unité.

• Liaisons hiérarchiques

Le (la) responsable de l’unité Logistique Moyens généraux – Chef(fe) du BILGB – directeur (trice) et directeur (trice) adjoint ( e ) du secrétariat général commun.

• Liaisons fonctionnelles

Tous les services de la préfecture, des sous-préfectures et du SGCD, les directions départementales interministérielles (DDT, DDPP et DDETS) , les autres services déconcentrés del’Etat.

Présentation de Préfecture de l'Ain

Préfecture de l'Ain