ASSISTANT(E) de DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES ET DES RELATIONS SOCIALES

Centre Hospitalier de Vichy; Auvergne-Rhône-Alpes; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Centre Hospitalier de Vichy recherche un(e) secrétaire expérimenté(e) pour assurer le secrétariat de la DRHRS, la gestion des agendas et l’organisation logistique des réunions.

Vous réceptionnerez les appels, orienterez les professionnels et veillerez à la traçabilité des documents administratifs et des dossiers du personnel non médical. Poste à temps plein, basé à Vichy.

Qualifications

• Maîtriser les techniques de secrétariat et d’assistanat de direction.
• Gestion des agendas et organisation logistique des réunions et rendez‑vous.
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants et sortants.
• Gestion de la boite mail recrutement et suivi des candidatures.

Responsibilities

• Gestion du secretariat de la DRHRS.
• Gérer les agendas du directeur/trice et préparer les réunions.
• Organiser administrativement et logistiquement les réunions et rendez‑vous.
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants et sortants.
• Orienter les professionnels et les personnes extérieures.
• Collecter et classer les documents (courriers, notes, compte‑rendu).
• Diffuser les informations relatives aux dossiers traités.
• Gérer les candidatures du personnel non médical et les annonces.

Skills

Discrétion

Rigueur

Autonomie

Bon relationnel

Organisation

Ponctualité

Tools

Plateforme recrutement en ligne

Planning partagé

Web conférence

Job description

Missions principales

• Gestion du secretariat
• Gérer les agendas du ou de la directeur/trice
• Organiser administrativement et logistiquement les réunions et les rendez-vous
• Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants et sortants
• Orienter physiquement les professionnels et les personnes extérieures
• Collecter, traiter, saisir, mettre en forme et classer les documents (courriers, décisions, notes, compte-rendu, etc.)
• Réceptionner, enregistrer (lettre RAR), trier le courrier par secteur de l’ensemble de la DRHRS
• Diffuser en interne et externe les informations relatives aux dossiers traités (vacances de poste, décisions, notes de service, note d’information, etc.)
• Gérer la boite mail « recrutement » et le suivi des annonces et candidatures pour les professionnels non soignants
• Remplacer la secrétaire de la Direction des Soins durant ses absences (gérer les urgences)

Organisation et suivi des instances (CSE – F3SCT – CAPL)

• Organiser administrativement, logistiquement et assurer le suivi (ODJ, convocations, préparation de la salle etc.)
• Veiller au respect du calendrier des instances et des échéances réglementaires associées
• Préparer les dossiers destinés aux membres de l’instance
• Assurer et diffuser la mise à jour des décisions

Organisation et préparation des dossiers institutionnels

• Assurer un appui administratif aux dossiers transversaux de la DRHRS notamment en matière disciplinaire, contentieuse et protection fonctionnelle
• Participer à la préparation du rapport social unique et du rapport d’activité
• Assurer la diffusion des annonces et le suivi des candidatures du personnel non médical
• Participer à l’organisation administrative et logistique des élections professionnelles (tous les 4 ans)

Savoir-faire et savoir requis

• Modalités d’accueil, d’accompagnement et d’orientation des personnes
• Maitriser les techniques de secrétariat et d’assistanat de direction
• Méthode de classement et d’archivage
• Techniques de prise de notes et de mise en forme de documents
• Techniques de numérisation
• Utilisation d’outils collaboratifs (plateforme « recrutement » en ligne, planning partagé, web conférence, etc.)

Qualités requises

• Discrétion, confidentialité, respect du secret professionnel
• Rigueur professionnelle et sens de l’organisation
• Autonomie
• Capacité rédactionnelle
• Bon relationnel
• Disponibilité, capacité d’adaptation et polyvalence
• Ponctualité

La fiche de poste peut être amenée à évoluer