Secrétaire à la Direction Générale

Ch Perpignan; Perpignan; Hybrid; EUR 24,000 - 28,000; Full time

Benefits offered by this job

25 jours de congés annuels

14 jours de RTT

Job summary

Ch Perpignan recherche un(e) agent administratif polyvalent(e) à temps plein, rattaché(e) à la Direction Informatique et à la Direction Générale. Vous assurez l’accueil, le traitement des courriers et la gestion des agendas, tout en coordonnant les prestations et l’archivage des documents.

Le poste exige rigueur, discrétion et sens du service, avec une expérience minimale de 2 ans et une formation BAC secrétariat/BTS suggérée. Poste sur 2 services et en milieu hospitalier public.

Qualifications

• Polycompétences et discrétion professionnelle attendues.
• Gestion rigoureuse des courriers, archives et dossiers.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de l’organisation.
• Sens du relationnel et respect de la hiérarchie.

Responsibilities

• Traitement courriers, mails et fax: réception, enregistrement, tri et diffusion.
• Accueil physique et téléphonique: filtrage et orientation.
• Gestion des agendas du Directeur et de la Directrice de la stratégie.
• Commande de prestations et organisation logistique (repas, véhicule, salles, reprographie).
• Rédaction et diffusion de courriers, notes et documents sur l’intranet.
• Classement et archivage papier et dématérialisé.
• Gestion du circuit des parapheurs.
• Publication des notes de service et d’information.
• Gestion des plannings de congés sur AGILETIME et suivi des CET.
• Suivi des tableaux de garde et diffusion du directeur de garde.
• Saisie et archivage des conventions après signature.
• Envoi des vœux selon liste préétablie et validée par le DG.

Skills

Polycompétences

Secrétariat

Relationnel

Rigueur

Gestion documentaire

Gestion planning

Education

BAC secrétariat

BTS secrétariat recommandé

Tools

Bureautique

NTIC

AGILETIME

Job description

Organisation du travail :

• Poste à temps plein partagé sur 2 services – Direction Informatique – Direction Générale

• 45 minutes de pause déjeuner

• 25 jours de CA + 14 jours de RTT

Activités – Missions à la Direction Générale :

• Traitement courriers, mails, fax (réception, enregistrement, tri et diffusion)

• Accueil physique et téléphonique : filtrage, orientation

• Gestion des agendas du Directeur et de la Directrice de la stratégie (positionnement de rendez-vous ou des réunions)

• Commande de prestations (repas, réservation véhicule, salles, reprographie, matériels…)

• Traitement, préparation et mise en forme de courriers divers, dossiers, note de service et d’information, ordre de mission, avis de décès, remerciement, réclamation, demande de dossier médical

• Classement et archivage papier et dématérialisé

• Gestion du circuit des parapheurs

• Publication des notes de service et notes d’information sur l’intranet

• Tenue des plannings des congés pour le Directeur et les Directeurs-adjoints sur AGILETIME, édition des états compteurs et suivi du CET du Directeur

• Suivi des tableaux de garde de direction, diffusion du directeur de garde auprès des services concernés tous les jeudis

• Saisie du tableau de garde sur l’intranet

• Enregistrement, archivage et diffusion des conventions après signature

• Envoi des vœux selon liste préétablie et validée par le DG

Relations professionnelles :

• Le directeur Général

• L’ensemble de l’équipe de Direction, les attachés d’administration hospitalière, les chefs de pôles

• L’ARS, sa Délégation territoriale et les autres administrations

• Les structures de soins publiques, privées

• Les usagers, les associations

Niveau de formation et d'expérience:

• BAC secrétariat obligatoire

• BTS secrétariat recommandé

• 2 années d'expérience professionnelle à minima.

Savoir-faire et compétences attendus :

• Polycompétences
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel et la discrétion
• Sens du relationnel et de la hiérarchie
• Connaissance de l'établissement (fiabilité des informations)
• Rigueur et rapidité dans l'exécution des tâches
• Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Optimiser les plannings de travail, de rendez-vous, de visites
• Travail en équipe

Connaissances requises (description / degré) :

• Accueil téléphonique
• Secrétariat
• Bureautique
• Technologies de l'information et de la communication (NTIC)
• Classement et archivage
• Communication / relations interpersonnelles
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Droit hospitalier
• Droit de la fonction publique