Assistant·e de Direction H/F

Lasecurecrute.fr; Niort; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Job summary

L’ARS Nouvelle-Aquitaine, Direction de la Délégation Départementale des Deux-Sèvres, propose un poste d’assistant(e) administratif(ve) à Niort. Vous assisterez l’équipe de direction, assurerez la liaison entre interlocuteurs et le responsable hiérarchique, et contribuerez à l’organisation quotidienne, à la communication, à la coordination et au traitement de l’information.

Vous effectuerez l’accueil physique et téléphonique, gérerez la planification, et aiderez à la vie du service en matière

Qualifications

• Compétences en communication et en coordination d’équipe.
• Aptitude à concevoir des supports et documents administratifs.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la gestion de l’information.

Responsibilities

• Assurer l’accueil et l’interface avec les interlocuteurs; coordination et traitement de l’information.
• Gérer la BAL direction et la planification des agendas.
• Traiter le courrier et assurer le suivi des dossiers (formation, conseils, CDU, SIREC).
• Mettre à jour les bases de données et les listings liés à l’activité des pôles.
• Rédiger et publier des documents administratifs et des rapports.
• Classer et archiver des documents; organisation du classement numérique.
• Conduire l’organisation des réunions et des points secteurs.
• Participer aux travaux sur la GED/GEC et au suivi des inspections.

Skills

Communiquer

Concevoir des supports

Prioriser

Planifier

Archiver

Education

Baccalauréat ou équivalent

Tools

Elise

Job description

ARS NOUVELLE AQUITAINE

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine, Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704, BORDEAUX CEDEX.

Direction : Délégation départementale des Deux-Sèvres, Pôle : DIRECTION. Localisation géographique du poste : Niort.

Poste d'encadrement : Non. Fonction soumise à Déclaration Publique d'Intérêt : Non. Fonctions télétravaillables : Partiellement.

Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général : Catégorie : Employé-e, Niveau : 4A à 5A (nouvelle classification). Si vous n'êtes pas concernés par l'un des statuts cités ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d'une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable. Niveau : Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel.

Description du poste

Définition du poste : Dans un fonctionnement en binôme avec une autre assistante, assister l'équipe de direction et venir en appui des équipes dans l'organisation quotidienne du travail. Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et notamment en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.

Activités essentielles

• Assurer en lien avec l'autre assistante de la DD, la gestion de la BAL direction
• Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels
• Gérer la planification individuelle et collective : les agendas
• Traiter le courrier dans ses différentes étapes : entrées et sorties, diffusion, suivi (utilisation de l'outil Elise)
• Être une personne-ressource sur l'activité et le fonctionnement du service en matière de logistique et moyens matériels (gestion du stock et des fournitures, tenue des chronos, mise à jour des classeurs)
• Evaluer, signaler et orienter les urgences
• Apporter son appui pour l'organisation de la vie de la DD (programmation des réunions de service, des points secteurs, comptes rendus)
• Assurer le suivi de dossiers (instituts de formation, Conseils de surveillance, CDU , CODAMUPS-TS)
• Mettre en forme et rédiger des courriers et des rapports
• Classer et archiver des documents de la DD, organiser le classement numérique
• Mettre à jour des bases de données et des listings liés à l'activité des pôles de la DD
• Diffuser des appels à projets/appels à candidature auprès des établissements et services
• Rédiger des documents administratifs et les publier

Activités relatives à la Démocratie sanitaire

• Participer à l'organisation des réunions de démocratie sanitaire et des réunions départementales (ESMS, CVSD, CAS...)

Activités annexes

• Gérer le dossier des élections de la Fonction Publique Hospitalière
• Participer aux travaux internes relatifs à la GED/GEC en binôme avec l'assistante de direction (co référente ELISE)
• Apporter son appui au cadre référent et au gestionnaire de la Délégation Départementale sur les inspections (gestion du SI ICEA, suivi des inspections, des temps d'inspection par agent)
• Apporter son appui au gestionnaire référent sur le suivi des plaintes et réclamations en lien avec les référents thématiques (gestion de SIREC et suivi des dossiers)

Relations internes : autres collaborateurs de la Délégation départementale, secrétariats des autres directions, Cabinet. Relations externes : préfecture, conseil départemental.

Connaissances

• BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS
• ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF
• INSTITUTIONNEL
• GESTION DE L'INFORMATION
• ORGANISATION
• MÉTHODE ET PROCESSUS
• TECHNIQUES DE RÉDACTION

Savoir-faire

• COMMUNIQUER
• CONCEVOIR UN SUPPORT
• UN DOCUMENT
• PRIORISER
• PLANIFIER
• ARCHIVER

Savoir-être

• ÊTRE AUTONOME
• ESPRIT D'INITIATIVE
• FACULTÉ D'ADAPTATION
• FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION
• SENS DE L'ORGANISATION
• AISANCE RELATIONNELLE
• AVOIR L'ESPRIT D'ÉQUIPE
• RÉACTIVITÉ
• ÊTRE RIGOUREUX
• DISPONIBILITE

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Informations complémentaires

Le poste peut convenir à un premier poste dans le domaine ou à une nouvelle orientation professionnelle.