Assistant(e) de direction de la direction qualité sécurité et pertinence des soins - h/f

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux; Talence; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Centre Hospitalier Universitaire De Bordeaux recherche une Assistant(e) de Direction pour la Direction Qualité Sécurité et Pertinence des soins. Rattachée à la direction DQSPS, vous assurerez le secrétariat, la gestion de l’agenda et la coordination des supports de communication.

Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, préparerez les réunions, les comptes-rendus et la logistique des visites HAS prévues dans le cadre de la certification.

Qualifications

• Expérience confirmée en secrétariat/administratif.
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et à gérer les priorités.
• Discrétion et respect du secret professionnel obligatoire.
• Maîtrise des outils bureautiques et des applications de gestion documentaire.

Responsabilités

• Gérer l’agenda électronique des Directrices et planifier les réunions.
• Réceptionner et orienter les appels et publics.
• Préparer les supports de présentation et les compte-rendus des réunions.
• Organiser la logistique des déplacements et des visites.
• Mettre à jour et archiver les documents au sein du système documentaire.
• Contribuer à la communication interne et externe de la direction.

Connaissances

Accueil public

Secrétariat

Gestion d’agenda

Organisation réunions

Rédaction notes/rapports

Bureautique / TIC

Outils

Suite Office

Outlook

CHRONOS

GED

Description du poste

Assistant(e) de Direction de la Direction Qualité Sécurité et Pertinence des soins - H/F

L'entreprise

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Chaque année, nous prenons en chargeplus d’un million de patients, formons les futures générations de soignants et propulsons la recherche via nosdeux instituts hospitalo-universitaireset unités de pointe, saluées à l’international.

À propos du poste

Mission(s) générale(s)

Les missions essentielles de l’assistante de direction de la Direction DQSPS se situent à 2 niveaux:

• Secrétariat opérationnel et gestion administrative:
• Missions de communication :

• Organiser la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées à la Direction
• Organiser la gestion logistique (organisation des réunions, déplacement professionnels,...)
• Organiser le suivi des congés
• Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste

• Réflexion et propositions d’actions et de supports de communication
• Aider à la réalisation des documents support de communication
• Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste

Principales activités

• Accueillir et renseigner les personnels et tous publics se présentant au secrétariat de directions
• Réceptionner, orienter et traiter les appels téléphoniques au secrétariat
• Gérer l'agenda électronique des Directrices
• Planifier et organiser les réunions et les rendez-vous pour les Directrices
• Alerter les directrices sur le respect d'échéances ou sur la cohérence entre réunions
• Planifier et organiser les déplacements (Directrices et cadres) : Ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacement
• Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte-rendu, tableau, organigramme, logigramme, diaporama).
• Préparer, participer aux réunions, saisir et diffuser les compte-rendus des réunions de la Direction (staff d'équipe et de direction)
• Préparer et assurer l’ensemble de la logistique de la venue des experts visiteurs HAS sur la semaine de certification ainsi que la logistique des différentes réunions et rencontres dans ce cadre
• Gérer le stock et les commandes du matériel et des fournitures de bureau
• Enregistrer et suivre les congés sous CHRONOS

Missions de communication :

• Participer à la rédaction et à la mise en œuvre du plan de communication de la DQSPS
• Proposer et mettre en forme des supports de communication (affiches, lettre d’information, livrets d’information, notes internes, supports de réunions, organigrammes, etc) et développer logos et visuels
• Coordonner la rédaction, la mise en forme et la diffusion des jeudis de la Qualité et des jeudis du médicament hebdomadaires
• Coordonner la rédaction et mettre en forme la lettre d’information Minute QS&PS minimum 4 fois/ans
• Créer des outils de communication dans le cadre de la certification HAS
• Développer des outils de communication pour d’autres services en lien avec la qualité, la sécurité et la pertinence des soins
• Mettre à jour l’annuaire des Directions

Profil recherché

Missions spécifiques Qualité Sécurité et Pertinence des soins

- Préparer les Bureaux QSPS (organisation des calendriers, envoi des ordres du jour, centralisation des supports de présentation…)

- Assurer le suivi de la gestion des dossiers partagés de pilotage (Copil et Bureau QSPS, politique QSPS…) sur les serveurs de la Direction

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)
• Accueil téléphonique
• Bureautique
• Classement et archivistique
• Droit hospitalier
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Secrétariat

Caractéristiques du poste

Infos de l'offre

Publiée le 28/09/2026 Contractuel Catégorie C Administratif CDD - 4 mois Temps plein Experience souhaitée Permis non obligatoire Aucun diplôme exigé