Assistant(e) de Direction de la Direction Qualité Sécurité et Pertinence des soins - H/F

Groupe Hospitalier Saint-André

Bordeaux

Sur place

EUR 28 000 - 36 000

Plein temps

Il y a 5 jours

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Résumé du poste

Groupe Hospitalier Saint-André à Bordeaux recrute une Assistant(e) de Direction pour la Direction Qualité Sécurité et Pertinence des soins (DQSPS). CDD, secrétariat opérationnel, gestion de l’agenda et coordination logistique des réunions et visites.

Vous assurerez le secrétariat, la rédaction des comptes rendus et la diffusion des supports, tout en veillant au respect du secret professionnel et à la qualité des échanges internes.

Qualifications

Expérience en secrétariat et gestion d’agenda, accueil et orientation des publics.
Bonne maîtrise des outils bureautiques et des procédures de secrétariat.
Respect du secret professionnel et confidentialité des informations.
Organisation et rigueur dans la planification et le suivi des dossiers.

Responsabilités

Secrétariat opérationnel et gestion administrative de la Direction DQSPS.
Gérer l'agenda des Directrices et planifier réunions et déplacements.
Rédiger et diffuser les compte-rendus des réunions et supports de communication.
Préparer la logistique des visites et des certifications HAS.
Gérer le stock de fournitures et l'archivage des documents.
Accueillir et renseigner les personnels et le public au secrétariat.

Connaissances

Accueil du public

Planification

Bureautique

Travail en équipe

Formation

Baccalauréat / équivalent

Outils

MS Office

GED/Archivage électronique

Description du poste

Groupe Hospitalier Saint-André (Bordeaux)

Assistant(e) de Direction de la Direction Qualité Sécurité et Pertinence des soins - H/F

Publié le 28 sep. 2026

Détails de l’offre

Poste proposé Assistant(e) de Direction de la Direction Qualité Sécurité et Pertinence des soins - H/F

Contrat CDD

Description du poste

Descriptif du poste :

Mission(s) générale(s)

Les missions essentielles de l'assistante de direction de la Direction DQSPS se situent à 2 niveaux :

Secrétariat opérationnel et gestion administrative :
o Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la Direction
o Organiser la gestion logistique (organisation des réunions, déplacement professionnels,...)
o Organiser le suivi des congés
o Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste
Missions de communication :
o Réflexion et propositions d'actions et de supports de communication
o Aider à la réalisation des documents support de communication
o Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste

Principales activités

Secrétariat opérationnel et gestion administrative :
Accueillir et renseigner les personnels et tous publics se présentant au secrétariat de directions
Réceptionner, orienter et traiter les appels téléphoniques au secrétariat
Gérer l'agenda électronique des Directrices
Planifier et organiser les réunions et les rendez-vous pour les Directrices
Alerter les directrices sur le respect d'échéances ou sur la cohérence entre réunions
Planifier et organiser les déplacements (Directrices et cadres) : Ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacement
Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte-rendu, tableau, organigramme, logigramme, diaporama).
Préparer, participer aux réunions, saisir et diffuser les compte-rendus des réunions de la Direction (staff d'équipe et de direction)
Préparer et assurer l'ensemble de la logistique de la venue des experts visiteurs HAS sur la semaine de certification ainsi que la logistique des différentes réunions et rencontres dans ce cadre
Gérer le stock et les commandes du matériel et des fournitures de bureau
Enregistrer et suivre les congés sous CHRONOS

Missions de communication

Participer à la rédaction et à la mise en uvre du plan de communication de la DQSPS
Proposer et mettre en forme des supports de communication (affiches, lettre d'information, livrets d'information, notes internes, supports de réunions, organigrammes, etc) et développer logos et visuels
Coordonner la rédaction, la mise en forme et la diffusion des jeudis de la Qualité et des jeudis du médicament hebdomadaires
Coordonner la rédaction et mettre en forme la lettre d'information Minute QSetPS minimum 4 fois/ans
Créer des outils de communication dans le cadre de la certification HAS
Développer des outils de communication pour d'autres services en lien avec la qualité, la sécurité et la pertinence des soins
Mettre à jour l'annuaire des Directions

Profil recherché :

Missions spécifiques Qualité Sécurité et Pertinence des soins

Préparer les Bureaux QSPS (organisation des calendriers, envoi des ordres du jour, centralisation des supports de présentation), participer aux réunions, saisir et diffuser les compte-rendus, archiver les compte-rendus et les supports
Assurer le suivi de la gestion des dossiers partagés de pilotage (Copil et Bureau QSPS, politique QSPS) sur les serveurs de la Direction

APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE)

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

CONNAISSANCES attendues