Assistant(e) de Direction de la Direction QSPS - H/F

Groupe Hospitalier Saint-André; Bordeaux; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Groupe Hospitalier Saint-André à Bordeaux recherche un/une Assistant(e) de Direction pour la Direction QSPS. Poste en CDD, temps plein, au service secrétariat et communication, avec gestion administrative et logistique.

Vous assurez l'accueil et le traitement des informations, gérez l'agenda des Directrices, planifiez réunions et déplacements, préparez et diffusez les comptes-rendus, et contribuez à la production des supports de communication liés à la qualité et à la sécurité des soins.

Qualifications

• Accueil téléphonique et relation avec les publics
• Gestion documentaire et archivage des informations
• Planification et organisation des rendez-vous et réunions
• Rédaction et mise en forme de documents internes
• Connaissance du cadre hospitalier et secret professionnel
• Maîtrise des outils bureautiques
• Capacité à travailler en équipe et en réseau

Responsabilités

• Organiser le secrétariat opérationnel et la gestion administrative de la Direction QSPS
• Gérer l'agenda électronique et planifier les réunions et déplacements des Directrices
• Préparer et diffuser les compte-rendus et supports de réunions
• Contribuer à la logistique des réunions et à la coordination des actions de communication
• Gérer les commandes et le stock de matériel de bureau
• Réceptionner et orienter les publics et assurer l'accueil au secrétariat

Connaissances

Accueil téléphonique

Bureautique

Classement et archivage

Communication interpersonnelle

Droit hospitalier

Organisation interne

Secrétariat

Description du poste

Groupe Hospitalier Saint-André (Bordeaux)

Assistant(e) de Direction de la Direction QSPS - H/F

Publié le 28 sep. 2026

Détails de l’offre

Poste proposé: Assistant(e) de Direction de la Direction QSPS - H/F

Contrat: CDD

Descriptif du poste

Mission(s) générale(s)

• Secrétariat opérationnel et gestion administrative :
  • Organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la Direction
  • Organiser la gestion logistique (organisation des réunions, déplacement professionnels, ...)
  • Organiser le suivi des congés
  • Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste
• Missions de communication :
  • Réflexion et propositions d'actions et de supports de communication
  • Aider à la réalisation des documents support de communication
  • Gérer les priorités en lien avec la spécificité du poste

Principales activités

• Secrétariat opérationnel et gestion administrative :
• Accueillir et renseigner les personnels et tous publics se présentant au secrétariat de directions
• Réceptionner, orienter et traiter les appels téléphoniques au secrétariat
• Gérer l'agenda électronique des Directrices
• Planifier et organiser les réunions et les rendez-vous pour les Directrices
• Alerter les directrices sur le respect d'échéances ou sur la cohérence entre réunions
• Planifier et organiser les déplacements (Directrices et cadres) : Ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacement
• Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte-rendu, tableau, organigramme, logigramme, diaporama).
• Préparer, participer aux réunions, saisir et diffuser les compte-rendus des réunions de la Direction (staff d'équipe et de direction)
• Préparer et assurer l'ensemble de la logistique de la venue des experts visiteurs HAS sur la semaine de certification ainsi que la logistique des différentes réunions et rencontres dans ce cadre
• Gérer le stock et les commandes du matériel et des fournitures de bureau
• Enregistrer et suivre les congés sous CHRONOS
• Missions de communication :
• Participer à la rédaction et à la mise en uvre du plan de communication de la DQSPS
• Proposer et mettre en forme des supports de communication (affiches, lettre d'information, livrets d'information, notes internes, supports de réunions, organigrammes, etc) et développer logos et visuels
• Coordonner la rédaction, la mise en forme et la diffusion des jeudis de la Qualité et des jeudis du médicament hebdomadaires
• Coordonner la rédaction et mettre en forme la lettre d'information Minute QSetPS minimum 4 fois/ans
• Créer des outils de communication dans le cadre de la certification HAS
• Développer des outils de communication pour d'autres services en lien avec la qualité, la sécurité et la pertinence des soins
• Mettre à jour l'annuaire des Directions

Profil recherché

Missions spécifiques Qualité Sécurité et Pertinence des soins

• Préparer les Bureaux QSPS (organisation des calendriers, envoi des ordres du jour, centralisation des supports de présentation), participer aux réunions, saisir et diffuser les compte-rendus, archiver les compte-rendus et les supports
• Assurer le suivi de la gestion des dossiers partagés de pilotage (Copil et Bureau QSPS, politique QSPS) sur les serveurs de la Direction

APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE)

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
• Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

CONNAISSANCES attendues

• Accueil téléphonique
• Bureautique
• Classement et archivistique
• Communication / relations interpersonnelles
• Droit hospitalier
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Secrétariat

Secrétariat Personne à contacter

[e-mail]

Etablissement

Groupe Hospitalier Saint-André

1, rue Jean BURGUET

33075 Bordeaux