Assistant(e) de Direction – Coordination et Administration

OECD Parliamentary Group

Paris

On-site

EUR 42,000 - 56,000

Full time

7 days ago

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Job summary

OECD Parliamentary Group cherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour renforcer son équipe à Paris. Vous assurez le soutien administratif et opérationnel des responsables, coordonnez les réunions, rédigez et mettez en forme des documents internes et des rapports.

Vous gérez les dossiers, assurez la confidentialité, et utilisez Microsoft 365 et outils collaboratifs pour faciliter le travail quotidien, tout en restant attentif aux procédures et au contexte international.

Qualifications

Bon niveau d'instruction secondaire, idéalement dans l'administration.
Formation en gestion administrative ou secrétaire/assistant est un avantage.
Au moins un an d'expérience en soutien administratif ou opérationnel.
Expérience du soutien aux réunions et à la logistique.
Expérience dans un environnement international ou multiculturel souhaitable.

Responsibilities

Fournir un appui administratif et opérationnel aux responsables et équipes, y compris la coordination.
Rédiger, réviser et mettre en forme de la correspondance, des rapports, des exposés et d'autres documents internes.
Gérer des informations, des dossiers et de la documentation en veillant à leur exactitude, confidentialité et respect des procédures.
Utiliser efficacement des outils de bureautique et de collaboration numérique à l'appui des objectifs de l'équipe.
Faciliter la planification et la coordination des réunions et préparer les ordres du jour, organiser la logistique et assurer un suivi en temps voulu des actions et des résultats attendus.
Assurer le suivi des priorités et des activités et gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement rapide.
Contribuer à l'amélioration des processus et au bon fonctionnement de l'équipe ou de la Direction d'affectation.
Coordonner l'organisation des déplacements et les besoins logistiques connexes, en tant que de besoin.
Prêter son concours à l'administration des contrats, aux activités liées aux achats et au suivi budgétaire, conformément aux politiques et aux procédures de l'OCDE.
Faire preuve de discernement, de discrétion et de professionnalisme dans le traitement d'informations sensibles ou confidentielles.