SPP / Secrétariat particulier et chargé(e) de gestion comptable (H/F)

Prefecture du Doubs

Pontarlier

On-site

EUR 28,000 - 36,000

Full time

14 days+

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Job summary

Prefecture du Doubs recherche un Assistant du sous-préfet pour assurer le secrétariat de la sous-préfète et du secrétaire général, l’accueil des interlocuteurs et la gestion de l’agenda. Vous coordonnez la préparation des dossiers et organisez les réunions à l’initiative de la sous-préfète.

Vous traitez le courrier, mettez en forme les dossiers et suivez les crédits et commandes en liaison avec le service. Disponibilité, discrétion et polyvalence sont requises.

Qualifications

Maîtrise des outils bureautiques et de la gestion de documents.
Aptitude à coordonner des dossiers et à suivre des budgets.
Bonne capacité d’organisation et de communication.

Responsibilities

Assurer le secrétariat de la sous-préfète et du secrétaire général, accueil téléphonique et physique des interlocuteurs.
Gérer l’agenda de la sous-préfète: rendez-vous, réponses aux interlocuteurs, organisation des réunions.
Coopérer à la préparation des dossiers avec les cadres et services de l’État, et participer à leur élaboration.

Skills

Secrétariat

Gestion d’agenda

Accueil téléphonique

Communication

Tools

Bureautique

Job description

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:

Assistant du sous-préfet:

Assurer le secrétariat de la sous-préfète et du secrétaire général ainsi que l’accueil téléphonique et physique de leurs interlocuteurs ;
Gérer l’agenda de la sous-préfète: validation des demandes de rendez-vous et gestion des réponses aux interlocuteurs, prise de contact avec les différents interlocuteurs, organisation des réunions à l’initiative de la sous-préfète ;
Coordonner la préparation des dossiers en lien avec les cadres de la sous-préfecture et les autres services de l’État, et le cas échéant, participer à leur élaboration (recherches internet) ;
Traiter le courrier de la sous-préfète et assurer la mise en forme des dossiers et des lettres.

Gestion budgétaire et comptable:

Contribuer à la préparation du budget de la sous-préfecture, assurer le suivi de ce budget, en lien avec le secrétaire général, ainsi que ceux de la résidence et des frais de représentation de la sous-préfète ;
Effectuer l’engagement des commandes de fournitures en liaison avec la plate-forme régionale CHORUS, réceptionner les colis ;
Assurer le suivi des crédits de paiement.

Logistique:

Assurer quotidiennement le traitement du courrier (tri, expédition) ;
Établir et assurer le suivi des ordres de mission des agents de la sous-préfecture ;

Suppléance:

Suppléance: prendre en charge les aspects logistiques en l’absence de l’agent technique (accueil des entreprises).

Votre environnement professionnel:

Activités du service

La sous-préfète est le représentante de l’État dans l’arrondissement. La sous-préfecture travaille en lien étroit avec les services de l’État dans le département, en premier lieu les services préfectoraux à Besançon, mais aussi les directions départementales interministérielles. Au niveau de l’arrondissement, la sous-préfecture entretient des relations régulières avec de nombreux interlocuteurs, élus, administrations des collectivités, forces de sécurité, entreprises, association. L’assistant du sous-préfet se situe au cœur de ces nombreuses interactions; il assure le rôle essentiel de coordination et d’organisation de l’emploi du temps de la sous-préfète.

Composition et effectifs du service:

La sous-préfecture de Pontarlier est constituée de deux bureaux: le bureau des collectivités locales, et le bureau de la réglementation et de la cohésion sociale, qui contribuent à décliner les politiques publiques; la sous-préfecture compte 13 agents, dont 2 A et un agent technique.

Liaisons hiérarchiques:

La sous-préfète et le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles:

Préfecture, collectivités territoriales, services de l’État, acteurs de la vie publique et économique

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité, grande capacité d’adaptation, polyvalence, discrétion

Profil recherché

Connaissances techniques