Assistant(e) de Direction

MAIRIE DE TREMBLAY EN FRANCE; Tremblay-en-France; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Ville de Tremblay-en-France recherche un(e) assistant(e) de la Direction de la santé. Vous assurerez l’assistanat, la constitution et le suivi des dossiers, la gestion du courrier et des appels, et vous interfacerez avec la Directrice et les partenaires.

Vous disposez d’un Bac+2 secrétariat et d’une expérience souhaitée dans une collectivité ou structure sanitaire. Poste à temps complet, environnement pluridisciplinaire.

Qualifications

• Formation de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine du secrétariat, de l’assistanat de direction ou du secrétariat médico-social souhaitée.
• Une expérience significative sur un poste similaire serait appréciée, idéalement dans une collectivité territoriale ou une structure sanitaire et médico-sociale.
• Maîtriser les techniques de secrétariat et d’assistanat : gestion d’agenda, organisation de réunions, prise de notes, rédaction et mise en forme de documents professionnels.
• Posséder de solides capacités rédactionnelles et maîtriser les règles de communication administrative.
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), les outils collaboratifs et les logiciels métiers.
• Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une collectivité territoriale ainsi que les circuits administratifs et décisionnels.
• Connaître l’environnement institutionnel et réglementaire des structures de santé et les dispositifs de l’Assurance maladie.
• Disposer de connaissances de base en comptabilité publique et en gestion administrative des marchés publics.
• Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique et les règles de communication avec les usagers et les partenaires.
• Savoir élaborer et actualiser des tableaux de bord et des outils de suivi administratif.

Responsibilities

• Assurer l’assistanat de la Direction de la santé : gestion de l’agenda, organisation des rendez-vous et réunions, réservation des salles, préparation des dossiers, envoi des convocations et courriers, prise de notes, rédaction et mise en forme de comptes rendus, notes, courriers et documents administratifs.
• Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers nécessaires aux réunions et aux instances de la Direction, en veillant au respect des échéances et à la disponibilité des documents.
• Assurer la gestion administrative du courrier : réception, traitement, diffusion, classement, suivi et archivage.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, identifier les demandes, transmettre les informations et assurer le suivi des sollicitations auprès des interlocuteurs concernés.
• Assurer l’interface entre la Directrice de la santé, l’adjointe, les équipes du PMS, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
• Centraliser, organiser et assurer le suivi des documents administratifs de la Direction : conventions, contrats, marchés publics, délibérations, rapports au Conseil municipal et documents institutionnels.
• Élaborer, actualiser et tenir à jour les tableaux de bord, outils de suivi et échéanciers nécessaires au pilotage administratif de la Direction.
• Participer à la mise en forme et à la diffusion des communications internes et externes : flyers, affiches, supports d’information et documents à destination des structures municipales, des professionnels et des partenaires.
• Apporter un soutien administratif et organisationnel aux projets et actions portés par la Direction de la santé, notamment en matière de prévention et de santé publique.
• Participer à la préparation logistique des actions et manifestations de la Direction : réservation de salles, préparation des supports, coordination des besoins matériels et suivi des aspects organisationnels.

Skills

Gestion d'agenda

Rédaction administrative

Communication

Gestion dossiers

Education

Bac+2 en secrétariat/assistanat

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Outlook

Job description

Placé(e) sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de la santé, vous assurez des missions d’assistanat auprès de la Direction de la santé. Vous contribuez à son organisation administrative, à la coordination de ses activités et au suivi de ses dossiers, en lien avec la Directrice et son adjointe.

Vos activités

• Assurer l’assistanat de la Direction de la santé : gestion de l’agenda, organisation des rendez-vous et réunions, réservation des salles, préparation des dossiers, envoi des convocations et courriers, prise de notes, rédaction et mise en forme de comptes rendus, notes, courriers et documents administratifs.
• Préparer, constituer et assurer le suivi des dossiers nécessaires aux réunions et aux instances de la Direction, en veillant au respect des échéances et à la disponibilité des documents.
• Assurer la gestion administrative du courrier : réception, traitement, diffusion, classement, suivi et archivage.
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques, identifier les demandes, transmettre les informations et assurer le suivi des sollicitations auprès des interlocuteurs concernés.
• Assurer l’interface entre la Directrice de la santé, l’adjointe, les équipes du PMS, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
• Centraliser, organiser et assurer le suivi des documents administratifs de la Direction : conventions, contrats, marchés publics, délibérations, rapports au Conseil municipal et documents institutionnels.
• Élaborer, actualiser et tenir à jour les tableaux de bord, outils de suivi et échéanciers nécessaires au pilotage administratif de la Direction.
• Participer à la mise en forme et à la diffusion des communications internes et externes : flyers, affiches, supports d'information et documents à destination des structures municipales, des professionnels et des partenaires.
• Apporter un soutien administratif et organisationnel aux projets et actions portés par la Direction de la santé, notamment en matière de prévention et de santé publique.
• Participer à la préparation logistique des actions et manifestations de la Direction : réservation de salles, préparation des supports, coordination des besoins matériels et suivi des aspects organisationnels.

Vos activités accessoires

• Assurer l’accueil physique et/ou téléphonique des patients en cas de nécessité de service, notamment pour garantir la continuité de l’accueil du PMS.
• Apporter un soutien technique ponctuel aux équipes en cas d’absence des gestionnaires du tiers payant : déblocage des cartes des professionnels de santé, création de comptes utilisateurs sur les logiciels métiers, création de codes CCAM ou d’actes et paramétrage des agendas des praticiens.
• Assurer le traitement des urgences logistiques et la réalisation des bons de commande urgents uniquement en cas d’absence des gestionnaires.

Vous appréciez l’environnement médical et le fonctionnement d’une structure de santé pluridisciplinaire. Vous disposez de solides capacités d’organisation et d'anticipation et savez gérer plusieurs dossiers simultanément, en tenant compte des priorités et des échéances.

Rigoureux(se), autonome et réactif(ve), vous faites preuve d’initiative et savez vous adapter aux imprévus et aux situations d’urgence. Vous possédez de bonnes qualités rédactionnelles, un esprit d’analyse et de synthèse ainsi qu’une réelle aisance relationnelle.

Doté(e) d’un bon sens du relationnel, vous savez travailler en équipe, communiquer avec des interlocuteurs variés et assurer un relais d’information fiable entre la Direction, les professionnels et les partenaires. Votre discrétion, votre sens de la confidentialité et votre loyauté professionnelle sont indispensables à l’exercice de vos missions.

Vous êtes reconnu(e) pour votre disponibilité, votre polyvalence et votre capacité à apporter un appui efficace à la Direction.

Compétences et formations requises

• Formation de niveau baccalauréat à bac +2 dans le domaine du secrétariat, de l’assistanat de direction ou du secrétariat médico-social souhaitée.
• Une expérience significative sur un poste similaire serait appréciée, idéalement dans une collectivité territoriale ou une structure sanitaire et médico-sociale.
• Maîtriser les techniques de secrétariat et d’assistanat : gestion d’agenda, organisation de réunions, prise de notes, rédaction et mise en forme de documents professionnels.
• Posséder de solides capacités rédactionnelles et maîtriser les règles de communication administrative.
• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), les outils collaboratifs et les logiciels métiers.
• Connaître l’organisation et le fonctionnement d’une collectivité territoriale ainsi que les circuits administratifs et décisionnels.
• Connaître l’environnement institutionnel et réglementaire des structures de santé et les dispositifs de l’Assurance maladie.
• Disposer de connaissances de base en comptabilité publique et en gestion administrative des marchés publics.
• Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique et les règles de communication avec les usagers et les partenaires.
• Savoir élaborer et actualiser des tableaux de bord et des outils de suivi administratif.

Cadre d’emploi

Filière Administrative - Catégorie B – Cadre d’emplois des rédacteurs

Poste à temps complet