Secrétaire médical(e) AMA - ADA en Chirurgie digestive F/H

AP-HP; Paris; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

AP-HP recherche une Secrétaire médical(e) AMA-ADA en Chirurgie digestive F/H au sein du DMU hépatologie-chirurgie sur le site HEGP. Vous assurez l’accueil des patients, la gestion des rendez-vous et le secrétariat des praticiens.

Mission polyvalente en milieu hospitalier, coordination avec les services médicales et administratifs, et respect du cadre réglementaire et des procédures internes.

Qualifications

• Accueil et orientation des patients / public, respect du secret médical.
• Renseigner les informations administratives et planifier les rendez-vous.
• Travailler en réseau avec les équipes médico-administratives.
• Rédiger et mettre en forme documents variés selon les besoins.
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels métiers de secrétariat.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des patients et familles.
• Vérification des informations administratives et secret professionnel.
• Gestion des consultations de suivi et préparation des dossiers.
• Planification opératoire et programmation informatisée sur DxBloc.
• Gestion des RDV de consultation et hospitalisation (convocation, préadmission).
• Gestion des demandes d’ordonnances et de transports, transmission d’infos.
• Intégration des documents médicaux dans le dossier informatisé.
• Frappe et mise en forme de documents et comptes rendus.

Connaissances

Accueil et orientation

Renseigner et secret professionnel

Travail en équipe

Planification et organisation des rdv

Rédiger et mettre en forme des docs

Outils bureautiques et logiciels

Gestion du courrier et archivage

Formation

Baccalauréat domaine médical/secrétariat

Titre de secrétaire assistant médico-social

Expérience en milieu hospitalier souhaitée

Outils

Logiciels métiers hospitaliers

Suite bureautique (Word/Excel)

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : infirmier en soins généraux)

Secrétaire médical(e) AMA - ADA en Chirurgie digestive F/H

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Secrétaire médical(e) AMA - ADA en Chirurgie digestive F/H

Type de contrat

CDD uniquement

Présentation du service

Le service de chirurgie digestive est intégré au DMU hématologie-cancérologie et spécialités médico-chirurgicales sur le site de l’HEGP et participe à l’Institut Carpem.

L'équipe travaille en collaboration avec les autres services du DMU d’hématologie-cancérologie de l’Hôpital Européen Georges Pompidou : l’urologie, la gynécologie, la chirurgie plastique, l’oncologie digestive, l'oncologie médicale,la radiothérapie-oncologique, l’hépato-gastro-entérologie et l’endoscopie.

Situé au 5ème étage pôles A et B, il se compose de 49 lits d’hospitalisation conventionnelle répartis sur 3 unités (A15, A19, B21)

Composition de l’équipe :

Médicale :

Paramédicale :

1 cadre supérieur de santé, 2 cadres de santé, 40 ETP infirmiers, 20 aides-soignant(e)s, 5 secrétaires médicales

Liaisons hiérarchiques directes(N+1) :

• Coordinatrice des secrétaires médicales
• Cadre supérieur de santé du service
• Cadre de santé de proximité

Liaisons fonctionnelles :

• Equipes médicales et paramédicales des différents secteurs d’hospitalisation, de consultation, bloc 1 et Bloc AmbulatoireEquipes médico-techniques (Radiologie, Endoscopie, Radiothérapie, PTI, ...)
• Equipes médicales, administratives et médico-techniques des autres secteurs intra et hors du DMU du GH
• Equipe des archives centrales

Assurer le secrétariat de plusieurs praticiens

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance
• Gestion des consultations de suivi des chirurgiens (préparation des dossiers)
• Planification opératoire et programmation informatique sur DxBloc des patients
• Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge chirurgicale (planification et programmation des consultations anesthésie, examens radiologiques et endoscopiques)
• Gestion des rendez-vous de consultation et d’hospitalisation (convocation, préadmission)
• Gestion des demandes d'ordonnance, bons de transports, transmission d'informations aux médecins
• Scannage de documents
• Intégration des documents médicaux dans le dossier informatisé du patient
• Gestion des comptes rendus de consultation (saisie, mise en forme, correction, envois et classement)
• Frappe et mise en forme de documents
• Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas)
• Gestion du courrier postal, fax et mail
• Gestion des listes RCP du service
• Répondre aux diverses demandes du personnel médical et administratif

Ponctuelles :

• Participation à la rédaction de documents relatifs au domaine d’activité Gestion du tableau de service des médecins CHRONOS
• Accompagnement pédagogique (formation des stagiaires, accueil et intégration des nouvelles secrétaires)
• Répondre aux demandes des dossiers médicaux
• Toute activité relevant de sa qualification et demandé par le cadre

Remplacement de ses collègues selon une organisation préétablie

Quotité de travail: 100 %

Règlement intérieur de l’APHP

Selon le calendrier vaccinal en vigueur être à jour des vaccins obligatoires pour les personnels des établissements de santé.

Le médecin du travail déterminera les modalités de la surveillance médicale nécessaire sur ce poste, modalités auxquelles le titulaire du poste devra se conformer.

Risques professionnels liés à l'activité : Troubles Musculo-Squelettiques

Mesures de prévention prises face à ces risques : formation TMS et Bureautique

Profil recherché

QUALITES ET COMPETENCES

• Sens du travail en équipe, solidarité
• Ecoute active
• Disponibilité
• Empathie
• Courtoisie, sens des valeurs civiques

Compétences :

• Accueillir et orienter les personnes (patients /public)
• Renseigner dans la mesure de ses compétences et du secret professionnel
• Travailler en équipe / en réseau
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez vous
• Rédiger et mettre en forme des documents de diverses natures
• Utiliser les outils bureautiques, les différents logiciels métiers
• Hiérarchiser les activités selon l'urgence
• S‘exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes (verbalement de vive voix physiquement ou par téléphone)
• Définir /adapter et utiliser un plan de classement d'archivage, un système de gestion documentaire
• Identifier / analyser des situations d'urgence spécifiques à son domaine de compétence et définir les actions
• Evaluer les pratiques professionnelles dans son domaine de compétence
• Transmettre son savoir professionnel aux stagiaires

DIPLOMES ET OUTILS

Diplômes :

• Baccalauréat de préférence spécialisé dans le domaine médical ou du secrétariat
• Titre de secrétaire assistant médico-social
• Expérience en milieu hospitalier souhaitée