Assistant(e) de Direction

Weka; France; Hybride; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prime de fin d’année

Titre restaurant (50%)

Mutuelle PREVOYANCE

Mutuelle SANTE

Comité d’Action Sociale

Forfait Mobilité Durable

RIFSEEP

RTT

Résumé du poste

Ville de Rodez recherche un titulaire ou contractuel pour assurer le secrétariat de direction et contribuer au bon fonctionnement administratif. Vous gérerez l’agenda de la Direction générale mutualisée et coordonnerez les échanges internes et externes.

Vous organiserez rendez-vous, réunions et déplacements, assurerez l’accueil des interlocuteurs et le traitement de la messagerie. Des avantages collectifs, dont une prime et mutuelles, complètent l’offre.

Qualifications

• Expérience en secrétariat de direction.
• Gestion de l’agenda et coordination des échanges internes et externes.
• Rédaction de notes, courriers et documents de travail.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat de la Direction générale mutualisée avec Rodez Agglomération et la gestion de son agenda.
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservation de salle, invitations, préparation des supports).
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGS.
• Traiter la messagerie générale et ventiler les messages.
• Enregistrer le courrier et le suivi des réponses dans les délais impartis.
• Rédiger notes, courriers et documents de travail.
• Contrôler les documents à signer et gérer parapheurs.
• Suivre l’agenda et centraliser les plannings de congés des encadrants.
• Diffuser l’information interne entre les services et la direction générale.
• Coopérer avec élus et services techniques pour le bon fonctionnement.
• Assurer le classement et l’archivage des documents.

Connaissances

Secrétariat de direction

Organisation Administrative

Gestion d’agenda

Rédaction de notes et courriers

Description du poste

Titulaire ou contractuel RODEZ Le 14 sept. 118 vues

Sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous aurez pour mission le secrétariat de direction contribuant au bon fonctionnement de l’activité administrative et à la coordination des échanges internes et externes.

• Assurer le secrétariat de la Direction générale mutualisée avec Rodez Agglomération et la gestion de son agenda. En cas d’absence, interventions ponctuelles pour les services situés à proximité immédiate (assistante du Maire et assistante des élus).
• Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements (réservation de salle, invitations, préparation des supports, dossiers, mise à jour de listings…).
• Assurer l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs de la DGS.
• Assurer le traitement de la messagerie générale de la Ville de Rodez et ventiler les messages aux services destinataires.
• Assurer l’enregistrement du courrier arrivé dans la mairie et du courrier départ (suivi des réponses apportées dans les délais impartis).
• Rédiger notes, courriers et documents de travail.
• Contrôler les documents et courriers mis à signature (organisation et gestion des parapheurs, respect du modèle type, orthographe, mise en page…).
• Assurer le respect des visas internes et des process de validation des parapheurs.
• Suivre l’agenda, et centraliser les plannings de congés des encadrants de la collectivité,
• Participer à la diffusion de l’information interne entre les services et la direction générale.
• Coordonner les demandes des services auprès de la DGS et assurer la rédaction, la diffusion et le classement des notes de service
• Assurer le lien entre élus et astreinte pour le bon fonctionnement des services, en lien avec les services techniques.
• Assurer le classement, l’archivage.

Informationscomplémentaires

Avantages collectifs au travail

• - Prime de fin d’année
• - Titres restaurant (participation employeur de 50%)
• - Participation à la mutuelle labellisée PREVOYANCE
• - Participation à la mutuelle SANTE (convention de participation)
• - Comité d’Action Sociale
• - Forfait Mobilité Durable
• - Régime indemnitaire RIFSEEP
• - RTT