Assistant de direction F/H

Ville de Lyon; Lyon; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Titres-restaurant 8,50 €/titre

Primes annuelles

Participation transports en commun 75%

Forfait mobilités durables jusqu'à 300

Participation employeur à la mutuelle

Comité des Œuvres Sociales

Formations

Résumé du poste

La Ville de Lyon recrute un(e) assistant(e) de direction en CDD de 7 mois au sein de la Délégation générale aux ressources humaines et au dialogue social. Vous accompagnerez la directrice et ferez le lien avec les services RH, en assurant le fonctionnement administratif quotidien.

Vous gérez les agendas, les réunions, l’accueil et les courriers, suivez les dossiers RH et le budget, et assurez le reporting. Télétravail partiel et horaires en vigueur avec 25 jours de congés annuels.

Qualifications

• Niveau bac requis, maîtrise du pack Office et outils de réunion et de sondage (Doodle, Google Forms).
• Connaissances des progiciels Astre RH, Astre finances, EasyVista et GTA.

Responsabilités

• Gérer et mettre à jour les agendas et organiser les réunions (Logistique, comptes rendus).
• Gestion de la messagerie secrétariat DAP et archivage/rapport d'activité.
• Gestion des éléments RH des agents, distribution des Titres-Restaurants et télétravail.
• Suivi de l’organigramme et communication des informations RH.
• Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants.

Connaissances

Bureautique

Discrétion

Relationnel

Service public

Formation

Bac

Outils

Astre RH

Astre finances

EasyVista

GTA

Doodle

Google Forms

Description du poste

Contexte du recrutement et définition de poste CDD 7 mois Au sein de la Délégation générale aux ressources humaines et au dialogue social, et en lien avec des services RH de la délégation et en proximité, les 75 professionnels de la direction de l’administration des personnels sont mobilisés pour accompagner les agents et les services dans de nombreux aspects de leur vie professionnelle : gestion administrative, rémunération, déroulé de carrière, temps de travail, déplacements, retraite… En étroite collaboration et coordination avec les services RH de la délégation et en proximité, la Direction intervient sur un périmètre de 7 500 postes permanents représentant 11 000 paies mensuelles et un budget annuel de 400 M€. Vos Missions Placé sous l’autorité de la directrice de l’administration des Personnels, vous l’assistez et lui permettez d’exercer au mieux ses activités. Vous faites partie de l’équipe de direction et avez une vision globale de l’activité des services. Vous êtes le correspondant et l’antenne de gestion RH des agents de la direction. Très polyvalent, vous avez un fort sens du service public et êtes la porte d’entrée de la direction pour renseigner et orienter le public. Activités principales : Fonction d’assistant de direction (60%) Organisation de la vie professionnelle de la directrice

• Gérer et mettre à jour les agendas
• Prioriser et rappeler des informations/échéances importantes
• Gérer la messagerie secrétariat DAP
• Organisation des réunions (Logistique, comptes rendus, ...)
• Gestion et suivi de l’activité et des dossiers DAP (archivage, rapport d'activité...)
• Accueil physique et téléphonique

En cas de besoin, organisation et assistance administrative auprès des responsables de service de la direction, Fonction d’antenne de gestion (40%)

• Gestion des éléments RH des agents, distribution des Titres-Restaurants, télétravail des agents…
• Suivi et mise à jour de l’organigramme
• Anticipation de l’accueil des nouveaux arrivants (équipements informatiques, mobilier, communication…)
• Synthèse, centralisation et diffusion des informations RH
• Gestion et suivi des moyens de la direction : équipements et fournitures de bureau
• Gestion des commandes et suivi du budget

Activités Spécifiques En cas de besoin, appui aux autres assistant.es de direction de la DGRHDS et suivi des autres messageries génériques gérées par la direction.

• Suivi des travaux de la direction (déménagement, aménagement des locaux…)
• Consolidation du bilan des actions de prévention
• Repérage des comportements à risque, dialogue et régulation des conflits en situation de stress

Suivi et mise à jour des informations de la direction sur l’intranet, en soutien des gestionnaires et des référents intranet. Profil recherché De niveau bac, vous maîtrisez les logiciels bureautiques, (pack office, navigation internet, outils de réunion et de sondage (doodle agenda, google form…) et un progiciel spécialisé (Astre RH, astre finances, easyvista, GTA ...) Vous possédez des notions en matière budgétaire et comptable. Vous connaissez les techniques de secrétariat (classement, archivage, rédaction) Capable de prioriser vos tâches, vous faites preuve de discrétion, sens relationnel, sens du service public, et êtes force de proposition. Information(s) complémentaire(s) Conditions De Travail Lieu de travail : Annexe Hôtel de Ville - 1, Place Louis Pradel - 69001 LYON Temps De Travail 25 jours de congés annuels et 2 jours de fractionnement 38h45/semaine et 21 jours RTT par an Télétravail jusqu'à 2 jours/semaine selon nécessités de service Possibilité d’expérimenter la semaine en 4 jours ou 4.5 jours Avantages

• Titres-restaurant 8,50 €/titre
• Primes annuelles
• Participation transports en commun 75%
• Forfait mobilités durables jusqu'à 300 €/an
• Participation employeur à la complémentaire santé et prévoyance
• Comité des Œuvres Sociales
• Formations