Assistant(e) Institut_ESQESE_80%

Ucly; Lyon; Hybrid; EUR 22,000 - 32,000; Full time

Job summary

Dans le cadre d’un remplacement, l’ESQESE, l’école de la transition environnementale et du QSE de l’UCLy, recrute un(e) Assistant(e) d’Institut qui travaillera en collaboration étroite avec les Directeurs Pédagogiques et la Directrice de l’Ecole.

Vous assurerez l’accueil, le secrétariat et la gestion administrative de la scolarité, planifierez les enseignements et organiserez les examens et jurys, tout en veillant à la qualité du service pour étudiants et enseignants.

Qualifications

• Rigueur, efficacité et organisation.
• Polyvalence, autonomie et esprit d’initiative.
• Sens de l’accueil et capacité d’adaptation aux publics.
• Excellent relationnel et capacités de travail en équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel/PowerPoint) et ERP; bonne maîtrise des outils numériques.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique de l’école; gestion de la messagerie générale.
• Secrétariat: préparation et envoi de mailings et courriers, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers.
• Accueillir étudiants et enseignants.
• Planifier les enseignements.
• Gérer administrativement la scolarité ( admissions, inscriptions, notes, absences, soutenances).
• Organiser les examens et les jurys.
• Gérer la facturation et l’encaissement des scolarités.
• Participer à la démarche qualité.
• Possibilité de missions d’appui à l’équipe administrative selon les besoins.

Skills

Rigueur

Organisation

Polyvalence

Autonomie

Esprit d’initiative

Relationnel

Travail en équipe

Word

Excel

PowerPoint

ERP

Messagerie électronique

Tools

Word

Excel

PowerPoint

ERP

Messagerie électronique

Job description

Dans le cadre d’un remplacement, l’ESQESE, l’école de la transition environnementale et du QSE de l’UCLy, recrute un(e) Assistant(e) d’Institut qui travaillera en collaboration étroite avec les Directeurs Pédagogiques et la Directrice de l’Ecole.

Principales missions

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’école, gérer la messagerie générale de l’école ;
• Réaliser des tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, commandes, archivage de documents…);
• Assurer l’accueil des étudiants et des enseignants;
• Planifier les enseignements ;
• Gérer administrativement la scolarité des étudiants (admissions, inscriptions, saisie des notes et des absences, organisation des soutenances…);
• Organiser les examens et les jurys;
• Assurer la gestion financière des scolarités des étudiants (facturation, encaissement);
• Participer à la démarche qualité.

Ces tâches seront susceptibles d’être complétées par des missions d’appui à l’équipe administrative de l’ESQESE en fonction des besoins de l’Ecole.

Profil et compétences

• Rigueur, efficacité, organisation ;
• Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d’initiative ;
• Sens de l’accueil, capacité d’adaptation aux différents publics;
• Excellent relationnel, bonnes capacités de travail en équipe ;
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP…);
• Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels.