Assistant(e) d’agence – suivi marchés publics et gestion travaux

Nextep HR; Fretin; Sur place; EUR 24 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

13ème mois

Tickets restaurant (12,10 €)

RTT

Participation et intéressement

Résumé du poste

Nextep HR recherche un(e) assistant(e) administratif et technique pour soutenir les équipes études, travaux et exploitation. Vous assurerez le suivi opérationnel des dossiers de chantier et coordonnerez l’activité au quotidien.

Le poste implique la gestion administrative des chantiers, la préparation des dossiers et la liaison avec les conducteurs de travaux, les services achats et la comptabilité. Intérim jusqu’en 2026, salaire selon expérience.

Qualifications

• Formation Bac +2 minimum.
• Maîtrise du Pack Office et outils informatiques.
• Bonne organisation et polyvalence exigées.

Responsabilités

• Préparer les appels d’offres et mettre à jour Salesforce.
• Appui au BE et/ou responsable d’étude dans les dossiers.
• Gérer les documents administratifs des chantiers.
• Rédiger courriers et envoyer les documents liés aux chantiers.
• Rédiger notes de service et gérer le courrier de l’agence.
• Réaliser et suivre les DICT et arrêtés de circulation.
• Suivre les DC4, contrats de sous-traitance et avenants.
• Établir devis et suivre commandes et factures.
• Gérer les relations fournisseurs et la trésorerie.
• Organiser les réceptions et les enquêtes satisfaction.

Connaissances

Pack Office

Salesforce

Organisation

Esprit d'équipe

Communication

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Salesforce

Pack Office

Description du poste

Vous intervenez en support administratif et technique au sein de l’agence, en lien étroit avec les équipes études, travaux et exploitation. Votre rôle est central dans le suivi opérationnel des dossiers de chantier et la bonne coordination de l’activité.

• 1. Préparation des appels d’offres (AO)
  Gestion et mise à jour de l’outil Salesforce
  Appui au responsable Bureau d’Études (BE) et/ou responsable d’étude dans la constitution des dossiers
• 2. Gestion administrative des chantiers
  Préparation des classeurs CC / chantiers
  Envoi des PPSPS aux organismes concernés
  Gestion des ordres de service (OS)
  Rédaction et envoi de courriers administratifs liés aux chantiers
• 3. Suivi administratif de l’agence
  Rédaction de notes de service
  Gestion du courrier quotidien
  Organisation d’événements internes (réunions trimestrielles, repas de fin d’année, etc.)
• 4. Gestion technique et réglementaire des chantiers
  Réalisation et impression des DICT et arrêtés de circulation (en lien avec les conducteurs de travaux)
  Gestion des demandes de DC4 et contrats de sous-traitance
  Suivi des paiements directs et des avenants (hausse / baisse de masse de travaux)
• 5. Suivi commercial et financier
  Réalisation et suivi des devis travaux via Salesforce
  Gestion des commandes clients (marchés à bons de commande) et dossiers marchés
  Établissement des factures clients en lien avec les conducteurs de travaux et responsables de centre de coûts
  Gestion des cautions bancaires et levées de retenues de garantie (GPA)
• 6. Gestion de la relation fournisseurs et comptabilité
  Traitement des avoirs et suivi des litiges fournisseurs
  Interface avec les fournisseurs en lien avec les équipes travaux et projets
• 7. Gestion de fin de chantier
  Organisation des réceptions de chantier
  Suivi des enquêtes de satisfaction
  Édition des certificats de capacité
• 8. Standard et accueil
  Gestion quotidienne du standard téléphonique
  Interface administrative de l’agence

Le poste est à pourvoir dans l'immédiat en intérim jusque décembre 2026.

Profil recherché

Formation Bac +2 minimum
À l’aise avec les outils informatiques et le Pack Office (Salesforce est un plus)
Grande rigueur et capacité d’organisation
Polyvalence et aptitude à gérer plusieurs sujets simultanément
Bon relationnel, aisance communicationnelle et esprit d’équipe
Capacité d’adaptation dans un environnement technique et chantier

Avantages

Salaire selon expérience
13ème mois
Tickets restaurant (12,10 €)
RTT
Participation et intéressement (selon groupe)