Assistant d'agence (F/H)

Michael Page; Villeurbanne; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

ticket restaurant

Plan épargne entreprise

Prime vacances

Résumé du poste

Michael Page recrute pour notre client un(e) assistant(e) d'agence (H/F) en CDI. Vous assurez l'accueil, la gestion du courrier, l'archivage et le suivi administratif des dossiers et des chantiers.

MISSIONS: accueil téléphonique et physique, gestion des commandes et du matériel, organisation des réunions, suivi des pièces liées à la sécurité et aux appels d'offres, et transmission des informations internes.

Qualifications

• Une formation en administration, gestion ou équivalent.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook).
• Vous possédez d'excellentes compétences organisationnelles et relationnelles.
• Vous êtes rigoureux(se), polyvalent(e) et orienté(e) client.
• Une expérience dans le secteur du BTP et des appels d'offres est recommandée.

Responsabilités

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Réaliser le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Préparer et suivre les commandes de fournitures et de matériels.
• Organiser les réservations de véhicules, repas, réunions et formations.
• Diffuser les informations internes et assurer la mise à jour des affichages obligatoires.
• Participer à la gestion des documents liés à la sécurité et au suivi des actions de prévention.
• Préparer et déposer les dossiers de candidature et les offres dans le cadre des appels d'offres.
• Assurer l'ouverture et le suivi administratif des affaires.
• Participer au contrôle des pointages.
• Assurer le suivi administratif de la clôture des chantiers (procès-verbaux, dossiers...).
• Gérer les éléments administratifs liés à la sous-traitance et assurer leur transmission.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Organisation

Relation client

Formation

Formation en administration, gestion ou équivalent

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

• Participez au pilotage administratif et au suivi des projets
• Rejoignez un environnement collaboratif et polyvalent

Notre client

Nous recrutons pour notre client assistant d'agence (H/F)

Poste et missions

Vos responsabilités consisteront à :

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Réaliser le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Préparer et suivre les commandes de fournitures et de matériels nécessaires à l'activité de l'agence.
• Organiser les réservations de véhicules, repas, réunions et formations.
• Diffuser les informations internes et assurer la mise à jour des affichages obligatoires.
• Participer à la gestion des documents liés à la sécurité et au suivi des actions de prévention.
• Préparer et déposer les dossiers de candidature et les offres dans le cadre des appels d'offres.
• Assurer l'ouverture et le suivi administratif des affaires.
• Participer au contrôle des pointages.
• Assurer le suivi administratif de la clôture des chantiers (procès-verbaux, dossiers administratifs de clôture).
• Gérer les éléments administratifs liés à la sous-traitance et assurer leur transmission aux interlocuteurs concernés.
• Organiser le suivi des visites médicales et des habilitations.

Profil recherché

Le profil recherché :

• Vous avez une formation en administration, gestion ou équivalent ;
• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) ;
• Vous possédez d'excellentes compétences organisationnelles et relationnelles ;
• Vous êtes rigoureux(se), polyvalent(e) et orienté(e) client ;
• Une expérience dans le secteur du BTP et des appels d'offres est recommandée

Conditions et Avantages

• ticket restaurant
• Plan épargne entreprise
• Prime vacances