ASSISTANT(E) DE DIRECTION F/H (H/F)

Cassiope; Bordeaux; Sur place; EUR 35 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Cassiope recherche un(e) Assistant(e) de Direction F/H à Bordeaux pour accompagner le Directeur d'agence et l'équipe opérationnelle. Vous assurez le secrétariat courant, organisez l'administration de l'agence et participez au montage des dossiers, à la gestion documentaire et au classement des archives.

Vous gérez l'agenda du Directeur, organisez les rendez-vous et déplacements, préparez les réunions et suivez les actions transverses avec les partenaires, architectes et entreprises associées.

Qualifications

• Expérience significative d'au moins 5 ans dans l'assistanat.
• Connaissance des marchés publics et du BOAMP est un atout.
• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat courant du Directeur d'agence et l'organisation administrative de l'agence.
• Gérer l'agenda du Directeur, organiser les rendez-vous et déplacements.
• Assurer l'accueil téléphonique et la coordination avec les interlocuteurs internes et externes.
• Organiser les réunions et rendez-vous de prospection avec les architectes, entreprises, clients et partenaires.
• Participer au montage des équipes et au suivi des actions commerciales.
• Préparer les dossiers de candidatures et les offres en lien avec le Directeur, le responsable développement urbain et les chefs de projet.
• Prendre des notes en réunion et assurer, selon les besoins, la rédaction, la mise en forme et l'envoi des comptes rendus.
• Ouvrir les nouvelles opérations dans les outils de gestion internes, notamment BeCloud Affaires et le PGI, dans le respect des procédures.
• Assurer la gestion contractuelle : enregistrement, suivi des contrats, relances et gestion des éléments liés à la sous-traitance.
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers de l'agence.
• Participer aux missions transversales : tableaux de suivi, gestion des partenaires, entretien des locaux et suivi du matériel commun.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Rédaction et orthographe

Gestion d'agendas

Gestion administrative

Outils

BeCloud Affaires

PGI

Description du poste

LE POSTEDans le cadre de son activité, notre client recherche un(e) Assistant(e) de Direction F/H pour accompagner le Directeur d'agence ainsi que l'équipe opérationnelle composée notamment d'un responsable développement urbain, de chefs de projet et d'un conducteur de travaux.Véritable relais administratif et organisationnel de l'agence, vous occupez un poste polyvalent nécessitantautonomie, rigueur, sens des priorités et aisance relationnelle.VOS MISSIONS - ASSISTANAT DE DIRECTION- Assurer le secrétariat courant du Directeur d'agence et l'organisation administrative de l'agence.- Gérer l'agenda du Directeur, organiser les rendez-vous, réunions et déplacements.- Assurer l'accueil téléphonique et la coordination avec les interlocuteurs internes et externes.- Organiser les réunions et rendez-vous de prospection avec les architectes, entreprises, clients et partenaires.- Participer à la détection des nouvelles affaires via la veille des marchés et revues spécialisées : BOAMP, presseprofessionnelle et locale.- Participer au montage des équipes et au suivi des actions commerciales.- Préparer les dossiers de candidatures et les offres en lien avec le Directeur, le responsable développement urbain et leschefs de projet.- Prendre des notes en réunion et assurer, selon les besoins, la rédaction, la mise en forme et l'envoi des comptes rendus.- Ouvrir les nouvelles opérations dans les outils de gestion internes, notamment BeCloud Affaires et le PGI, dans le respect des procédures.- Assurer la gestion contractuelle : enregistrement, suivi des contrats, relances et gestion des éléments liés à la sous-traitance.- Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers de l'agence.- Participer aux missions transversales : tableaux de suivi, gestion des partenaires, entretien des locaux et suivi du matériel commun.ASSISTANAT DES CHEFS DE PROJET ET DU CONDUCTEUR DE TRAVAUX- Assurer l'accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et l'organisation des réunions.- Gérer et coordonner les agendas des chefs de projet.- Prendre des notes et rédiger ou mettre en forme les comptes rendus de réunions.- Assurer le suivi administratif des dossiers liés aux projets.- Veiller à la qualité de présentation des documents et dossiers produits.- Coordonner la production, l'impression, la diffusion et le classement des documents.PROFIL RECHERCHÉVous justifiez d'une expérience significative d'au moins 5 ans dans l'assistanat, idéalement acquise au seind'un bureau d'études, d'une société d'ingénierie, d'un cabinet d'architecture ou d'une entreprise du secteur de la construction.Votre expérience vous permet de gérer simultanément plusieurs sujets et interlocuteurs, tout en garantissant la qualité et la fiabilité du suivi administratif.COMPÉTENCES RECHERCHÉES- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative.- Excellentes capacités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe.- Gestion d'agendas, réunions et rendez-vous.- Préparation et suivi de dossiers de candidatures et d'offres.- Gestion documentaire, classement et archivage.- Suivi administratif et contractuel.- Une connaissance des marchés publics et du BOAMP constitue un réel atout.QUALITÉS RECHERCHÉES- Autonomie et polyvalence.- Rigueur et sens de l'organisation.- Capacité à gérer les priorités.- Discrétion et confidentialité.- Aisance relationnelle et sens du service.- Esprit d'équipe et capacité d'adaptation.L'ENVIRONNEMENTVous rejoignez un bureau d'études techniques indépendant intervenant dans les domaines de la construction, de l'aménagement, de l'énergie et de l'environnement, en maîtrise d'œuvre de conception et de réalisation.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 35000.0 Euros à 40000.0 Euros

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 4 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétence

• Planification des tâches et gestion des priorités

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de sens des responsabilités

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Employeur

0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)

D'autres offres peuvent vous intéresser :