Assistant(e) ADV (H/F)

Talis Business School; Arcueil; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

ASTON École IT recherche un(e) Assistant(e) ADV pour son campus d'Arcueil. Vous assurerez la gestion administrative et contractuelle des dossiers de formation, le suivi des prises en charge et la fluidité des transmissions vers la facturation.

Vous êtes titulaire d’un Bac+2/3 en gestion administrative avec 2 ans d’expérience et vous maîtrisez les dispositifs de formation professionnelle (OPCO, CPF, alternance) ainsi que les outils bureautiques et un ERP/CRM.

Qualifications

• Formation professionnelle et dispositifs OPCO/CPF/alternance maîtrisés.
• Expérience minimale de 2 ans sur poste similaire dans l’assistanat/ADV.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word) et d’un ERP/CRM.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et organisation.
• Compréhension des aspects administratifs, financiers et pédagogiques des formations.

Responsabilités

• Saisir et suivre les données dans l’ERP et gérer les dossiers administratifs des formations.
• Établir les contrats d’alternance, formation initiale et formation continue; constituer les dossiers de prise en charge et rémunération.
• Vérifier la conformité des dossiers avec les obligations légales et administratives.
• Gérer les prises en charge auprès des OPCO et autres financeurs; suivre les paiements.
• Mettre à jour les supports de communication externes et assurer la transmission à la facturation.
• Assurer la circulation des informations entre services et être le relais des services centraux.
• Participer au suivi de la facturation et relancer les clients; collaborer avec le service facturation.

Connaissances

Gestion administrative

Rigueur

Organisation

Relation client

Esprit d’équipe

Formation

Bac+2/3 en gestion administrative

Outils

Excel

Word

ERP/CRM

Description du poste

ASTON École IT est une école spécialisée dans les métiers du numérique , de l’informatique et de la cybersécurité , proposant des formations en alternance et en formation continue, du BTS au Bac+5, ainsi que des titres professionnels certifiés.

Notre mission : former les talents de demain aux compétences digitales et technologiques, en favorisant l’employabilité et l’excellence pédagogique.

Rejoindre ASTON, c’est intégrer une structure dynamique, en pleine transformation, où l’innovation, la qualité et l’accompagnement des apprenants sont au cœur de nos priorités.

Nous recrutons un(e) Assistant(e) ADV pour notre campus d'Arcueil.

Vous jouerez un rôle central dans la gestion administrative et contractuelle des dossiers de formation, et vous garantirez la conformité des documents, le suivi des prises en charge et la fluidité des transmissions vers la facturation.

Vos principales missions :

1. Gestion administrative et contractualisation des formations

• Saisir et suivre les données dans l’ERP.
• Établir les contrats d’alternance, de formation initiale et de formation continue, constituer les dossiers de prise en charge et de rémunération.
• Vérifier la conformité des dossiers avec les obligations légales, administratives, pédagogiques et financières.
• Gérer les prises en charge auprès des OPCO et autres financeurs.
• Mettre à jour l’ensemble des supports de communication externes (Plateforme OPCO, EDOF, etc.).

2. Coordination et communication interne

• Assurer la circulation fluide des informations entre les services du campus et les services centraux.
• Vérifier les dossiers avant transmission à la facturation (documents, justificatifs, bulletins de paie…).
• Être le relais des services centraux sur le site.

3. Suivi de la facturation

• Collaborer avec le service facturation.
• Suivre les règlements, relancer les clients et mettre à jour les accords de financement.

4. Support administratif et accueil

• Assister les équipes dans la gestion administrative quotidienne (courriers, réunions…).
• Gérer l’accueil téléphonique et physique des apprenants, clients et partenaires.
• Contribuer à la qualité du service administratif du campus.

Vous êtes titulaire d'un niveau Bac+2/3 en gestion administrative (BTS GPME / BTS SAM / BUT GEA, etc.), avec une expérience de 2 ans sur un poste similaire.

Vous avez une bonne connaissance des dispositifs de formation professionnelle (OPCO, CPF, alternance...), vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word) et un ERP/CRM. Vous avez la capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et organisation, et avez des notions en gestion financière et suivi des paiements.

Vous avez le sens de l’organisation, de la rigueur et de la réactivité. Autonome, vous avez l'esprit d’analyse et de synthèse. Avec un bon relationnel, le sens du service et l'esprit d’équipe sont importants pour vous, tout en respectant la discrétion et la fiabilité.

Date limite de dépôt de candidature : 28/08/2026