Assistant(e) ADV F/H

WeRecruit; Avrillé; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

WeRecruit recherche une assistante administrative polyvalente pour assurer l’administration des ventes et les tâches administratives générales. Vous accueillez les interlocuteurs, gérez le courrier, les mails et le reporting lié à la production, et assurez le suivi des commandes.

Rattachée au responsable commercial, vous collaborez avec les services internes et les fournisseurs, et vous participez à la facturation et au suivi des livraisons.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques courants (Excel, Word) et organisation rigoureuse.
• Capacité à gérer l’accueil et le standard téléphonique, le courrier et l’archivage.
• Saisie des commandes, suivi des contrats et coordination avec les services internes.
• Bonne communication client et fournisseurs, reporting et facturation.

Responsabilités

• Accueil à la société et accueil téléphonique.
• Gestion du courrier et archivage.
• Traitement des boites mails génériques.
• Reporting de la MO code barre production.
• Saisie des commandes et suivi des revues de contrats.
• Extraction des informations sur les portails clients.
• Envoi des ARC par mail ou portail client.
• Répondre aux demandes d’évolution des commandes et adresser au service concerné.
• Répondre aux demandes d’information des clients sur les productions en cours.
• Facturation et enregistrement sur le portail factor.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion du courrier

Saisie de commandes

Facturation

Reporting

Outils

Excel

Word

GCSP

Description du poste

Finalité de l’emploi :

Assurer l’administration des ventes et des tâches administratives générale

Description des activités :

Secrétariat (Administration générale)

• Accueil à la société, accueil téléphonique
• Gestion du courrier (poste, diffusion, archivage)
• Traitement des boites mails génériques
• Reporting de la MO code barre production
• Diverses tâches administratives : classement, fournitures de bureau, pharmacie, …

Commandes (ADV)

• Saisie des commandes et Création + suivi des revues de contrats des produits récurrents
• Extraction des informations sur les portails clients de son portefeuille de clientèle
• Envoi des ARC par mail ou portail client
• Envoi des ARC de lecture
• Répondre aux demandes d’évolution des commandes des clients et adresser aux différents services en cas de besoin pour support de traitement
• Répondre aux demandes raisonnables d’information des clients sur les productions en cours
• Facturation, enregistrement sur le portail factor, transfert de la facturation vers le logiciel comptable

Achats

• Enregistrement des ARC fournisseurs pour les commandes récurrentes
• Suivi des délais de livraisons de fournisseurs de son portefeuille

Relations de travail :

Sous la responsabilité du responsable commercial, l’assistante administrative :

• Interagit de manière étroite avec la responsable ADV ou le responsable commercial pour le suivi des dossiers clients
• Echange avec les clients pour le traitement et le suivi de leurs commandes
• Echange avec les fournisseurs pour le suivi des appro
• Echange avec les responsables pour le suivi de la production et la retransmission des délais aux clients

Connaissance générale des outils informatiques internes (EXCEL, WORD, GCSP,...)

Horaires :

• Du lundi au jeudi : 08h30 – 12h30 / 13h30 – 17h30
• Vendredi : 08h30 – 13h00