Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) (H/F)

AVIELEC; Miramas; Sur place; EUR 24 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

AVIELEC, basée à Miramas, recherche un(e) Assistant administratif polyvalent pour assurer le traitement des flux commerciaux et achats, et pour garantir la fiabilité des données dans nos outils de gestion tout en apportant un appui à la direction.

Rattaché à la direction générale, le candidat gère l’administration des ventes, les achats et la pré-comptabilité, coordonne les interlocuteurs internes et externes et veille à la fiabilité des données.

Qualifications

• Rigueur, autonomie et excellent relationnel exigés.
• Polyvalence entre ventes, achats et comptabilité préliminaire.
• Capacité à gérer les données clients et fournisseurs dans les systèmes internes.

Responsabilités

• Administration des ventes : enregistrer et suivre les commandes et émettre les factures.
• Achats : suivre les commandes fournisseurs et les documents liés.
• Pré‑comptabilité : collecter et classer les pièces et effectuer les rapprochements.
• Assistance de direction : coordonner avec les interlocuteurs internes et externes et appuyer la direction.

Connaissances

Rigueur

Autonomie

Relationnel

Outils

ERP

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction générale, vous assurez le traitement administratif des flux commerciaux et achats de l'entreprise, garantissez la fiabilité des données dans nos outils de gestion et apportez un appui administratif à la direction. Poste polyvalent au carrefour de l'administration des ventes, des achats, de la pré-comptabilité et de l'assistanat de direction, il requiert rigueur, autonomie et un excellent relationnel.

Administration des ventes

– Enregistrer et assurer le suivi des commandes clients dans l'ERP ou les outils de gestion.

– Suivre les livraisons et coordonner avec les services internes pour le respect des délais.

– Établir et émettre les factures clients.

– Gérer les éventuels litiges ou réclamations clients et assurer les relances.

– Mettre à jour et fiabiliser les données clients dans les outils de gestion.

Achats

– Saisir et assurer le suivi des commandes fournisseurs.

– Suivre les accusés de réception, les délais et les livraisons fournisseurs.

– Gérer les données administratives des fournisseurs (référencement, coordonnées, conditions).

– Contrôler les éléments nécessaires à la facturation fournisseurs (bons de commande, bons de livraison, factures).

Pré-comptabilité

– Collecter, contrôler et classer les pièces comptables (factures, notes de frais, justificatifs).

– Effectuer les rapprochements et contrôles de certaines factures avant transmission au service comptable.

– Assurer la bonne tenue et l'archivage de la documentation comptable et administrative.

Assistance de direction

– Assurer le suivi des visites médicales du personnel et gérer les relations avec la médecine du travail.

– Coordonner avec les différents interlocuteurs internes et externes (fournisseurs, organismes, prestataires).

– Apporter un appui administratif général à la direction selon les besoins.