Assistant de gestion (H/F)

CIBC ALPES PROVENCE; Gap; Sur place; EUR 25 000 - 27 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Ordinateur portable

CSE

Complémentaire santé

Indemnité transports

Résumé du poste

CIBC Alpes Provence recrute un(e) Assistant-e de gestion en CDI pour assister les domaines administratifs, financiers et qualité au sein de la structure. Sous la supervision de la Responsable administrative et financière, vous contribuerez à la planification, au suivi des indicateurs et à la préparation des documents, avec une attention à la confidentialité des données et à l'efficacité des processus.

Le poste implique une activité locale sur la région et prévoit des congés et accessoires selon

Qualifications

• Expérience minimum: 12 mois indispensable.
• Formation: Bac+2 ou équivalents en gestion/formation professionnelle.
• Maîtrise des outils informatiques et bases de données.
• Respect des procédures et qualité de service.

Responsabilités

• Assurer l'accueil multimodal des publics et transmettre les messages.
• Gérer les rendez-vous et planifier les réunions.
• Contribuer à l'organisation des événements internes et externes et au suivi des réunions.
• Éditer et suivre les devis et factures et participer au suivi budgétaire.
• Renseigner et mettre à jour les outils de suivi administratif et financier.
• Participer à la gestion des appels d'offres et des subventions et assurer le suivi des indicateurs.
• Veiller à la qualité et au respect des procédures, et gérer les réclamations et les enquêtes.

Connaissances

Accueil multimodal

Gestion administrative

Planification des rendez-vous

Suivi des indicateurs

Confidentialité des données

Rigueur et précision

Formation

Bac+2 ou équivalents

Description du poste

*Poste à pourvoir rapidement* Forclusion des candidatures 18 SeptembreSous la responsabilité de la Responsable administrative et financière, l'Assistant-e de gestion intervient en appui à la gestion administrative, financière et qualité de la structure et participe au suivi des indicateurs de pilotage de l'activité.VOLET ADMINISTRATIF-Être en appui à l'accueil multimodal des publics-Prendre les messages et les transférer aux bons interlocuteurs-Planifier des rendez-vous-Participer à l'organisation des événements internes et externes-Participer à la préparation et au suivi des réunions-Instruire, suivre et classer les dossiers administratifs (structure, usagers)-Renseigner et suivre les dossiers d'aide au financement-Participer à la gestion administrative des appels d'offres et des subventions-Renseigner et mettre à jour les outils de suivis administratifsVOLET FINANCIER-Éditer et suivre les devis et factures-Participer au suivi budgétaire des actions-Renseigner et mettre à jour les outils de suivi financierVOLET QUALITE-Participer à la bonne application des procédures-Participer à la gestion des réclamations-Gérer le suivi des alertes qualités-Contrôler la conformité des pièces administratives-Vérifier et participer à la complétude des dossiers-Participer à la gestion des enquêtes liées aux prestations de service (satisfaction...)-Participer aux audits qualités (préparation, suivi...)-Être en appui sur la gestion qualité de la structureVOLET APPUI AU PILOTAGE-Renseigner et mettre à jour les outils de pilotage et de suivi, en veillant à la fiabilité des données-Réaliser les extractions, consolidations et mises en forme de données nécessaires au suivi de l'activité et à leur exploitation-Participer au suivi des indicateurs de pilotage financiers et d'activité-Participer à la préparation et à l'élaboration régulière des états statistiques et reportings périodiques

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 2200.0 Euros à 2400.0 Euros - salaire selon profil/6 semaines de congés payés (CCN Organisme formation)/ Prise en charge complémentaire santé 70%
• Ordinateur portable
• CSE
• Complémentaire santé
• Indemnité transports
• salaire selon profil/6 semaines de congés payés (CCN Organisme formation)/ Prise en charge complémentaire santé 70%

Déplacements Déplacements: Ponctuels Zone régionale

Expérience

• 12 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents Gestion organisme formation Cette formation est indispensable

Compétences

• Assurer la confidentialité des données Cette compétence est indispensable
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Veiller au respect des échéances administratives Cette compétence est indispensable

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Spécialiste de l'accompagnement à l'évolution professionnelle pour les adultes, le CIBC Alpes Provence intervient à l'échelle régionale sur différentes activités.